Website vru.nl met functionaliteiten voor risico- en crisiscommunicatie

De Veiligheidsregio Utrecht wil haar externe website vru.nl en het bijbehorende content management systeem (CMS) vervangen. Met deze aanbesteding zoekt de VRU een partij die de vervanging van de huidige website kan uitvoeren en de nieuwe website inclusief risico-en crisiscommunicatiefunctionaliteiten vervolgens kan beheren en doorontwikkelen.
De VRU is op zoek naar een oplossing welke een grote bijdrage levert aan het primaire proces van een crisisorganisatie (o.a. het delen van informatie vóór, tijdens en na een incident). Daarom vraagt de VRU aan de inschrijver om een oplossing aan te bieden op basis van “proven technology” die in zijn geheel werkt. Voor verdere detailspecificatie wordt verwezen naar het programma van eisen.

Vru.nl is de corporate website van Veiligheidsregio Utrecht. De website informeert inwoners, pers,
potentiële werknemers, andere overheidsorganisaties en netwerkpartners over de VRU, zoals
 Algemene informatie over Veiligheidsregio Utrecht
 Nieuws
 Bestuurlijke informatie zoals besluiten en publicatie en vergaderingen en vergaderstukken
 Producten en diensten
 Arbeidsmarktcommunicatie
 Contactgegevens

Als aanvulling op het vervangen van vru.nl en het bijbehorende CMS wil de VRU geïntegreerde risico- en
crisiscommunicatiefunctionaliteiten: Er moet één digitale plek ontstaan voor burgers, bedrijven en pers in de regio Utrecht waar zij eenduidige en actuele informatie kunnen vinden over risico’s, incidenten, rampen en crises in hun regio. Bezoekers komen binnen op www.vru.nl. De risico- en crisiscommunicatiefunctionaliteiten (statisch en dynamisch) moeten onderdeel zijn van www.vru.nl. Het deel op vru.nl voor risico- en crisiscommunicatie heeft dezelfde ‘look and feel’. Voor de bezoeker is het in ieder geval (voor het gevoel) één site. Het deel heeft drie functies:
 Op dit deel van vru.nl is informatie over het risicoprofiel en tips op het gebied van voorkomen van brand, incidenten en crises te vinden.
 Daarnaast wordt in dit deel van vru.nl informatie en handelingsperspectieven gegeven bij verschillende risico’s en crises.
 Tijdens een incident verbindt dit deel van vru.nl de crisiscommunicatie (via een blogfunctie op de website, welke door incidentwoordvoerder wordt gedaan) met relevante handelingsperspectieven. Op één plek ziet de bezoeker de informatie van de woordvoerder, een kaart met de incidentlocatie en de relevante handelingsperspectieven die al elders in dit gedeelte
op de website zijn gezet.

Woordvoerders kunnen eenvoudig informatie plaatsen via een publicatie-interface op hun device. Met één druk op de knop plaatsen zij de informatie op het risico- en crisiscommunicatiedeel binnen www.vru.nl. Zij delen dit via social media, waarbij de lezer met een directe URL wordt doorgeleid. Bezoekers kunnen ook via vru.nl op zoek gaan naar informatie. Bij een actueel incident wordt de bezoeker hier op de homepage van www.vru.nl op geattendeerd en eenvoudig naar het risico- en crisiscommunicatiedeel geleid. Wanneer er geen actueel incident is functioneert de site zoals normaal. In eerste instantie gaat het bij risico- en crisiscommunicatiefunctionaliteiten om het verbeteren en samenbrengen van de bestaande informatie en processen. Bij de ontwikkeling van het deel met risico- en crisiscommunicatiefunctionaliteiten binnen vru.nl wordt
rekening gehouden met mogelijke doorontwikkeling in de komende jaren. Aangezien het deel binnen vru.nl met risico- en crisiscommunicatiefunctionaliteiten een belangrijke rol speelt bij het informeren van pers en publiek bij crisis is het belangrijk dat de oplossing tijdens een crisis altijd bereikbaar is. Het gaat daarbij om alle betrokken onderdelen (het corporate deel van vru.nl, het deel met risico- en crisiscommunicatiefunctionaliteiten, het CMS en de publicatie-interface).

In de opdracht wordt gevraagd om een nieuw/verbeterd ontwerp en interactie design. Het ontwerp zal gerealiseerd moeten worden met de bestaande huisstijl als startpunt. Veiligheidsregio Utrecht wil de huidige inrichting van de website (de (boom)structuur van de webpagina’s) aanpassen. Na de definitieve gunning wordt aan de inschrijver meer informatie verstrekt over de aanwezige informatie, eisen en wensen, verwachtingen wat betreft het ontwerp en de inrichting van de website.
Opdrachtnemer dient er rekening mee te houden dat de huidige website een dynamisch karakter heeft. Dat wil zeggen dat zowel content als functionaliteit gedurende de aanbestedingsprocedure en uitvoering van het project kan wijzigen. Wijzigingen aan de functionaliteit van de website zal tot een minimum beperkt worden.

De huidige content op vru.nl moet gemigreerd worden naar de nieuwe omgeving. Inzicht in de scope van de migratie volgt na de definitieve gunning. De bestaande content voor www.vru.nl wordt deels herschreven en aangepast waar dat nodig is voor het
nieuwe concept van de website. Belangrijk bij de migratie is dat links en afhankelijkheden tussen content, documenten en afbeeldingen moeten blijven bestaan. Huidige URL’s dienen gelijk te blijven (of automatisch te redirecten naar de juiste
nieuwe locatie) in verband met verwijzingen in andere sites en de ranking in onder andere Google en andere zoekmachines.

De aanbestedende dienst heeft de volgende beoogde planning voor oplevering voor ogen:
 Publicatiedatum vru.nl en CMS: maandag 3 april 2023.
 Publicatiedatum risico- en crisiscommunicatiefunctionaliteiten (als onderdeel van vru.nl) en publicatie-interface: donderdag 1 juni 2023.

De aanbestedende dienst heeft het voornemen om met ingang van 2 januari 2023 voor een periode van twee jaar met de optie voor verlenging van viermaal één jaar een overeenkomst af te sluiten met één opdrachtnemer voor het ontwikkelen, technisch beheren, doorontwikkelen, onderhouden en hosten van de website VRU.nl met risico- en crisiscommunicatiefunctionaliteiten.

De aanbestedende dienst hanteert een plafondbedrag ten aanzien van deze opdracht. Het maximale budget is vastgesteld op €350.000,- (excl. BTW) gedurende de initiële looptijd  inclusief verlengingsopties.

De Opdracht kan gedurende de looptijd ervan uitgebreid worden. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om binnen de kaders van deze overeenkomst opdracht te geven tot doorontwikkeling gedurende de volledige looptijd van de overeenkomst tot deze een maximale waarde heeft bereikt van €650.000,- (excl. BTW).

De aanbestedingsprocedure die van toepassing is op de onderhavige aanbesteding is de Europese openbare
procedure. Gunning vindt plaats op basis van het gunningcriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’, die
wordt vastgesteld op basis van ‘beste prijs-kwaliteitsverhouding’.

Bron: Tenderned zaterdag 30 juli 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/268747