Warme en koude dranken voorzieningen

Het Inkoop Uitvoeringscentrum van het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (IUC EZK/LNV) is verantwoordelijk voor de categorie consumptieve dienstverlening en voert, namens de deelnemende diensten, de aanbesteding en het contracteren uit. De aanbesteding is gebaseerd op de visies van FMH en de categorie consumptieve dienstverlening waarbij wordt voldaan aan de wensen en eisen van de opdrachtgever. Het IUC zal in het kader van categoriemanagement een aanbesteding verzorgen voor de warme en koude dranken voor onderstaande locaties, waarbij de beoogde ingangsdatum van het contract op 1 augustus 2023 zal zijn.

De locaties en voorzieningen variëren in grootte. De aan te besteden opdracht betreft:
Het leveren van warme en koude dranken voorzieningen door middel van automaten.
Het leveren, (dagelijks) verzorgen en technisch onderhouden van de automaten en het leveren van alle benodigde ingrediënten (op basis van gratis verstrekking).

Binnen de scope van de opdracht valt:
• Het leveren en gebruiksklaar installeren van de warme drankenautomaten en bijbehorende onderkasten inclusief opbergmogelijkheden voor losse ingrediënten en bekers.
• Het leveren en gebruiksklaar installeren van de koude drankenautomaten (waterbars) en bijbehorende onderkasten inclusief opbergmogelijkheden voor losse ingrediënten en bekers.
• Het leveren van alle benodigde ingrediënten zoals koffie, thee, cacao, melk en suiker en sachets cafeïnevrije koffie.
• Het (dagelijks) verzorgen (reinigen en vullen) van de warme dranken automaten en koude dranken automaten en bijbehorende onderkasten conform de HACCP richtlijnen en het schoonhouden van de vloer rondom de automaat.
• Het (dagelijks) afvoeren van verpakkingen, afval en indien van toepassing koffieresidu.
• Het verzorgen van preventief en correctief technisch onderhoud t.b.v. de drankenautomaten.
• Het in voorkomende gevallen verplaatsen, bijplaatsen en/of terugnemen van drankenautomaten.
• Het uitvoeren van kort cyclische klanttevredenheidsonderzoeken en kwaliteitsaudits, het meewerken aan kwaliteitsaudits door derden en het verzorgen van managementrapportages.

Op het moment dat er een behoefte ontstaat aan een warme en koude dranken voorziening door middel van automaten, kan er uit een ctalogus gekozen worden uit verschillende typen drankenautomaten.
De specificaties zoals beschreven in het Programma van Eisen en keuzemogelijkheden van de in te zetten automaten zijn in samenspraak met de deelnemende diensten vastgesteld.

Type 1
De deelnemende dienst heeft de voorkeur voor automaten met verse bonen, naar verwachting zullen deze machines ingezet worden op locaties waar medewerkers van de deelnemende dienst zijn gehuisvest. Algemeen uitgangspunt is inzet van een tafelmodel automaat desgewenst met bijpassende onderkast ten behoeve van o.a. de losse ingrediënten en bekers.
Waar plaatsing van een tafelmodel met bijpassende onderkast niet mogelijk is zal een tafelmodel zonder onderkast worden geplaatst dan wel een ander model (staand) ingezet worden. In voorkomende gevallen inclusief een aparte opbergmogelijkheid voor bekers en losse ingrediënten.

Type 2
Opdrachtnemer dient tevens luxere koffiemachines te kunnen leveren op afroep door de deelnemer. Dit betreft dan een luxe bonenautomaat type espressomachine (tafelmodel) en met houdbare melk (vloeibaar). In voorkomend geval gaat het om een beperkt aantal.

De aanbestedende dienst biedt de mogelijkheid aan inschrijver om locaties te bezichtigen. De bezichtigingen vinden plaats op 4 januari 2023, aanvang om 9:00. Voor deelname aan de schouwronde kunt u zich tot uiterlijk 2 januari 2023 17.00 uur aanmelden via ‘Berichten’ op Tenderned, onder vermelding van naam, contactgegevens van de afgevaardigde en de te bezoeken locaties.
De bijeenkomst heeft als doel om de marktpartijen die geïnteresseerd zijn in deze aanbesteding inzicht te geven in de locaties waar de automaten geplaatst dienen te worden, de logistieke bijzonderheden van de locaties en de bezettingsgraad van de locaties. Er zullen per gegadigde maximaal twee vertegenwoordigers worden toegelaten. De vertegenwoordigers van de gegadigden dienen zich te melden bij de receptie van de hieronder genoemde locatie en zich te kunnen legitimeren.
Tijdstip aanvang schouwing 4 januari 2023 09:00 locatie B73.
Planning schouwdag:
FHM, Ministerie EZK LNV – B73  4 januari 2023 09:00 Bezuidenhoutseweg 73, 2594 AC Den Haag
FHM, Beatrixpark 4 januari 2023 10:30 Wilhelmina van Pruisenweg 52, Den Haag
FHM, Ministerie van OCW – Hoftoren 4 januari 2023 12:00 Rijnstraat 50 Den Haag
Let op! Neem een geldig legitimatiebewijs mee (paspoort/rijbewijs/ID-kaart).

De aanbestedende dienst is voornemens over te gaan tot het sluiten van een raamovereenkomst. In verband met de noodzakelijke investeringsbehoefte van opdrachtnemer, wordt gekozen voor een looptijd van vier jaar met,  eenzijdig door de aanbestedende dienst uit te oefenen, viermaal de optie tot verlenging van twaalf maanden. Per deelnemende dienst zal een nadere overeenkomst (NOK) worden afgesloten waarin de specifieke kenmerken van de dienstverlening worden
overeengekomen. In verband met een wijziging in behoefte aan dienstverlening in komende jaren zal de looptijd van de NOK ten behoeve van FMH een initiële looptijd van tweeënveertig maanden kennen met de mogelijkheid tot een éénmalige verlenging van maximaal twaalf  maanden. De aanbestedende dienst wenst met één inschrijver een overeenkomst te sluiten. De raming van de maximale opdrachtwaarde voor deze aanbesteding is op €12.500.000,- excl. BTW gesteld. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de beste prijs-kwaliteitsverhouding heeft, mits inschrijver een geldige inschrijving heeft gedaan,
heeft aangetoond te voldoen aan de gestelde eisen en tevens niet behoeft te worden uitgesloten van opdrachtverlening.

Bron: Tenderned 20 december 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/283055