Vervanging financieel systeem gemeente Maassluis – Aanbestedingsnieuws

Vervanging financieel systeem gemeente Maassluis

Op dit moment maakt de gemeente Maassluis gebruik van het financiële pakket van Decade (Unit4). Eind 2023 loopt het huidige contract van het financiële pakket Decade af.
De Database van Decade is momenteel gekoppeld met:
– Interfere
Interfere is de applicatie waarin binnengekomen facturen worden vastgelegd. Via
herkenningssoftware wordt relevante informatie van de factuur afgelezen en vastgelegd.
– FileLinx
Filelinx is een applicatie waarmee inkooporders worden aangemaakt. Daarnaast wordt de applicatie
gebruikt voor de accordering van inkooporders en facturen door budgetbeheerders en
budgethouders. De te accorderen facturen worden vanuit Interfere doorgestuurd naar Filelinx. Zodra
een inkooporder of factuur is geautoriseerd worden de gegevens doorgestuurd naar Decade.
– LIAS
Het proces van het opstellen van de begroting wordt uitgevoerd in LIAS. LIAS wordt ook gebruikt voor
het invoeren en samenstellen van de P&C-producten (begroting, kadernota, bestuursrapportages en
rekening). De stambestanden (kostenplaatsen, grootboeknummers en rapportagestructuren) worden
vanuit Decade ingelezen in LIAS. Daarnaast worden iedere nacht de realisatiecijfers vanuit Decade
ingelezen in LIAS. Ook in de nieuwe situatie zal LIAS gebruikt gaan worden voor het opstellen van de
(meerjaren)begroting.

De aanbesteding moet leiden tot:
• het leveren van het financieel systeem op basis van SaaS;
• het implementeren en inrichten van het financieel systeem;
• de conversie van bestaande stamgegevens naar het nieuwe systeem;
• zorgdragen voor en onderhouden van gevraagde koppelingen;
• het technisch onderhouden en beheren van het financieel systeem;
• het leveren van support op het Financieel systeem (technisch support en tweede en derdelijns functioneel support);
• het leveren van nazorg aan gebruikers voor een periode van minimaal 3 maanden na go-live;
• het initieel verzorgen van training/opleiding inzake het nieuwe financieel systeem.

Doel is om het nieuwe financieel systeem per 01 januari 2024 volledig technisch ingericht en functioneel operationeel te hebben, inclusief gerealiseerde interne en externe koppelingen met andere applicaties.

In scope zijn de volgende onderdelen:
• Grootboekbeheer
• Crediteurenbeheer
• Bestellen en verplichtingen
• Debiteurenbeheer
• Balans
• Budgetteren
• Kostenverdeling
• E-facturatie
• Workflow
• Betalingsproces
• Facturatieproces
• Activabeheer en kredieten
• Projectadministratie
Tevens behoort tot de opdracht dat de gemeente Maassluis een aantal uur consultancy kan afnemen. De uren staan vermeld in (en maken onderdeel uit van) het prijsformulier. De gemeente Maassluis is niet verplicht om deze uren consultancy af te nemen.

De gemeente overweegt om, op termijn, het financieel systeem uit te breiden met de optie tijdschrijven. Met betrekking tot de implementatie van de optie besluit de gemeente binnen twee jaar nadat het financieel systeem werkend is opgeleverd of deze optie wordt geïmplementeerd. Het bijhouden van de urenregistratie gebeurt op dit moment in een apart softwaresysteem (TIM Enterprise). De urenregistratie betreft het bijhouden van gewerkte uren ten aanzien van o.a. verschillende werkzaamheden, vergaderingen, bijeenkomsten/congressen, opleiding, verlof en ziekteverzuim. Het betreft de urenregistratie van 240 medewerkers. Dit aantal kan (beperkt) fluctueren. Deze optie dient te worden toegevoegd aan het prijsformulier en maakt deel uit van de totale inschrijvingsprijs.

De overeenkomst wordt aangegaan voor een initiële periode van vier jaar met een eenzijdige optie tot verlenging van drie keer vierentwintig maanden. Op de te sluiten overeenkomst zijn de Gibit-voorwaarden van toepassing. Uw ‘verkoopvoorwaarden’ en
‘algemene voorwaarden’ zijn niet van toepassing en worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Aanbesteder volgt in deze aanbesteding de openbare procedure. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). De economisch meest voordelige inschrijving is de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

Bron: Tenderned woensdag 5 oktober 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/274747

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *