Vervanging administratie griffie – Dienstencentrum voor de Rechtspraak
Aanbesteder is op zoek naar programmatuur waarmee de huidige administratie griffie kan worden vervangen. Ter toelichting
wordt hieronder de huidige situatie/aanleiding van deze aanbestedingsprocedure omschreven:
Binnen Oracle eBS bestaat de maatwerkapplicatie “Leonardo Griffie” die dient onder andere ter inning van de griffierechten, proceskosten en deskundigendepots en het verwerken van deskundigenfacturen en schadevergoedingen in strafzaken. De financiële administratie van ontvangsten en uitgaven wordt gevoerd in één landelijke administratie met behulp van het informatiesysteem Leonardo Griffie. De administratie in Leonardo Griffie wordt gevoerd volgens het geïntegreerde verplichtingen-kasstelsel (hierna: GVKA). De reden hiervoor is dat het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) economisch eigenaar van voornoemde ontvangsten en uitgaven is en dit stelsel voert.
Het voor de Rechtspraak ingerichte maatwerk in dit financiële systeem wordt als gevolg van ontwikkelingen binnen Oracle
op verzoek van het JenV uitgefaseerd. JenV heeft de Rechtspraak verzocht alternatieven te zoeken voor de vervanging van
de financiële administratie.
Griffierechtheffing vindt plaats bij de gerechten, de inning en verantwoording van griffierechten is opgedragen aan het LDCR. Het bedrag dat aan griffierecht geheven moet worden wordt door de gerechten vastgelegd in een zogenaamd primair processysteem. Er zijn vijf primaire processystemen. Met behulp van berichtenverkeer worden deze heffingen doorgegeven aan het financiële systeem. Nadat de betaling van het griffierecht binnen is wordt dit via berichtenverkeer terug gemeld aan het primaire processysteem.
De facturen worden door het financiële systeem klaar gezet in e-billingportaal of per post verzonden en eventueel verrekend met het rekening courant. Inning kan door middel van een nota per heffing, maar voor de repeat players (zoals advocaten, gerechtsdeurwaarders en notarissen) beschikt de Rechtspraak over een Landelijke Rekening Courantvoorziening (LRC). Deze voorziening kent een specifieke inrichting en is niet vergelijkbaar een algeheel bekend zijnde rekening-courantvoorziening zoals gebruikelijk in het financieel verkeer. De Rechtspraak kent de mogelijkheid om een LRC overeen te komen met personen of instanties die regelmatig griffierecht zijn verschuldigd, zoals rechtshulpverleners, procesvertegenwoordigers en instanties die regelmatig procedures aanbrengen bij de gerechten. In deze gevallen wordt geen nota van kosten verzonden nadat de griffierechtvordering is vastgelegd, maar wordt de griffierechtvordering ten laste van de rekening-courant gebracht en opgenomen op het maandelijkse rekening-courantoverzicht. Of een vordering ten laste van de LRC komt, wordt bepaald door de transacties. De crediteurenadministratie in Leonardo Griffie bestaat uit door de gerechten ontvangen en goedgekeurde facturen (van deskundigen in civiele zaken en mediators in strafzaken) en uitspraken van de rechter inzake door het gerecht te betalen schadevergoedingen (in strafzaken of vreemdelingenzaken). Dergelijke facturen en rechterlijke uitspraken worden door de gerechten via e-formulieren in Invoer Module Financiële Opdrachten (IMFO) naar het LDCR gezonden en aldaar
verwerkt (gecontroleerd, betaald en verantwoord) in Leonardo Griffie. Daarnaast ontvangt het LDCR zelf betaaldocumenten
rechtstreeks van crediteuren, te weten incassokosten voor moeilijk inbare vorderingen griffierecht en proceskostenveroordelingen en verzameldeclaraties met te vergoeden ambtshandelingen van gerechtsdeurwaarders.
In de nieuwe oplossing wordt gezocht naar een financieel systeem dat de volgende functionaliteit levert:
• Debiteurenadministratie inclusief inningen module.
• Kasboek administratie inclusief bankafschrift- en kasverwerking.
• Crediteurenadministratie inclusief betaalmodule.
• Grootboek administratie op basis van kasstelsel.
• Interface mogelijkheden met primaire systemen (debiteuren en crediteuren), banken en e-billingportal.
• Rekening courant (Debiteuren).
• Brievenboek (Debiteuren: 120 templates).
Aanbesteder heeft het voornemen een overeenkomst af te sluiten met één leverancier ten behoeve van de levering van
programmatuur ter vervanging van de huidige administratie van de griffie inclusief aanpalende dienstverlening. De duur van de overeenkomst is in totaal zestien jaar en de ingangsdatum is 1 december 2023. De initiële looptijd van de overeenkomst is zes jaar en bestaat uit één jaar opstarten gevolgd door vijf jaar gebruik. Aan het einde van de initiële looptijd, kan de overeenkomst tweemaal verlengd worden met telkens vijf jaar tot uiterlijk 1 december 2039.
IVO Rechtspraak is voorts gerechtigd de overeenkomst tussentijds op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn
van zes maanden. Aanbesteder volgt met deze aanbesteding de procedure concurrentiegerichte dialoog. Indien meer dan drie gegadigden voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen dan maken wij een selectie van gegadigden die uitgenodigd worden voor deelname aan de dialoogfase. Wij zullen aan de hand van selectiecriteria een selectie maken van maximaal drie gegadigden. Wij nodigen de drie gegadigden met de hoogste totaalscore uit voor deelname aan de dialoogfase en vervolgens een inschrijving te doen.
Bron: Tenderned donderdag 24 november 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/280381