Verhuisdiensten gemeente Tilburg

Binnen de gemeente Tilburg worden regelmatig verhuisprojecten uitgevoerd. Meestal betreft dit verhuizingen van tussen de 5 en 40 werkplekken. In een aantal gevallen is dit een groter verhuistraject. Verhuizingen worden in de basis tijdens kantooruren uitgevoerd en op verzoek buiten kantooruren: zowel in de avonduren als tijdens het weekend. Deze opdracht betreft alle voorkomende verhuisbewegingen. Dit zijn interne verhuizingen (in hetzelfde pand), externe verhuizingen (tussen verschillende panden) en combinaties van beiden. Tijdens de contractperiode vinden er waarschijnlijk twee zeer grote verhuisprojecten plaats, beiden onderdeel van de herhuisvesting van de Gemeente Tilburg.
Daarnaast voorziet deze opdracht in diverse gerelateerde activiteiten, zoals:

• (de)monteren van meubilair;
  
• in- en uitpakservice;
  
• het afvoeren van oude materialen;
  
• handyman activiteiten.
  

In Tilburg worden twee stadskantoren gerenoveerd. Het huidige Stadskantoor 1 wordt grondig gerenoveerd en ontwikkeld tot het nieuwe ‘Stadhuis’. Het huidige Stadskantoor 2 wordt grondig gerenoveerd tot de nieuwe ‘Stadswinkel’. De renovatie van het Stadhuis zal in het najaar van 2020 klaar zijn, waarna het nog moet worden ingericht. Begin 2021 kunnen de gemeente Tilburg en de gemeenteraad het Stadhuis in gebruik nemen. Na ingang van de overeenkomst is de opdrachtnemer dus aan zet voor een  belangrijke verhuisbewegingen in de geschiedenis van de gemeente Tilburg. Vervolgens wordt gestart met de renovatie van de Stadswinkel, die naar verwachting in de eerste helft van 2023 opnieuw in gebruik zal worden genomen. In de tussentijd zijn een groot aantal medewerkers gehuisvest in Stadskantoor 6. Deze locatie wordt gedurende
de diverse verhuisbewegingen gebruikt als tijdelijke locatie.

De aanleiding voor deze aanbesteding is het van rechtswege aflopen van de huidige overeenkomst voor het verzorgen van verhuisprojecten. Met deze aanbesteding wenst Gemeente Tilburg een nieuwe partner te selecteren voor het verzorgen van de diverse verhuizingen.
Voor de Gemeente Tilburg behoren de navolgende onderdelen tot de scope van de aanbesteding:
1. Fase 1 werkzaamheden gerelateerd aan de ingebruikname van het Stadhuis:

• Verhuizen van ongeveer 650 medewerkers van Stadskantoor 6 naar het nieuwe Stadhuis;
  
• Verhuizen van medewerkers in Stadskantoor 6 zelf (omvang 50-100 werkplekken);
  
• Verhuizen van ongeveer 750 medewerkers van Stadskantoor 2 naar Stadskantoor 6;
  
• Leeg opleveren van Stadskantoor 2 (+/- 650 werkplekken) en het Laken (10 werkplekken + vergaderruimte).
  

Deze verhuisbewegingen bestaan uit het verplaatsen van persoonlijke spullen, afdeling gerelateerde spullen en magazijnen tussen de panden of van/naar een externe opslaglocatie. Het verhuizen van meubilair maakt bij deze bewegingen geen onderdeel uit van de opdracht. De inrichting van de gebouwen is nieuw, of het gebouw wordt ingericht achtergelaten. Onderdelen zoals stellingen en archiefkasten maken mogelijk wel onderdeel uit van de opdracht. Het leeg opleveren bestaat uit het weghalen, sorteren en eventueel afvoeren van alle overgebleven meubilair en overige inboedel naar een centrale plek, in samenwerking met andere partijen.
2. Fase 2 werkzaamheden gerelateerd aan de ingebruikname van de Stadswinkel:

• Verhuizen van ongeveer 1.000 medewerkers van Stadskantoor 5 en 6 naar de nieuwe Stadswinkel;
  
• Leeg opleveren van Stadskantoor 6.
  

Deze verhuisbewegingen bestaan uit het verplaatsen van meubilair, persoonlijke spullen, afdeling gerelateerde spullen en magazijnen tussen de panden of van/naar een externe opslaglocatie. Het leeg opleveren bestaat uit het weghalen, sorteren en eventueel afvoeren van alle overgebleven spullen naar een centrale plek, in samenwerking met andere partijen.
3. Overige activiteiten:

• Diverse interne verhuisbewegingen;
  
• Werkzaamheden tijdens verkiezingsperiode, gemiddeld vier per contractperiode. De werkzaamheden bestaan uit het inrichten en weer ontmantelen van stemlokalen (+/- 75 stembureaus), uitrijden enophalen stembiljetten;
  
• Mogelijke dynamische opslag: kortdurende opslag rondom verhuisbewegingen

De uitvoering van de opdracht is gepland in de periode vanaf het moment van inwerkingtreding van de overeenkomst momenteel voorzien met ingang van 1 januari 2021 tot en met 31 december 2022, met een optie tot éénzijdige verlenging door de aanbestedende dienst van twee maal één jaar.  De aanbestedende dienst wenst te komen tot contractvorming met één inschrijver. Het streven is om uiterlijk 1 oktober 2020 de overeenkomst ondertekend te hebben, zodat gestart kan worden met de voorbereidingen op de verhuizing naar het nieuwe Stadhuis in januari 2021. 

Bron: Tenderned 26 mei 2020 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/196116