Veranderprogramma Vrije Universiteit Amsterdam – Aanbestedingsnieuws

Veranderprogramma Vrije Universiteit Amsterdam

Foto: © VU Amsterdam

De Vrije Universiteit Amsterdam (VU) heeft het voornemen een universiteitsbreed veranderprogramma door te voeren waarmee zij haar effectiviteit en slagkracht wil vergroten om daarmee beter invulling te kunnen geven aan haar kerntaken (onderwijs, onderzoek en valorisatie). Zij wenst hierin ondersteund te worden door een externe partij bij de procesbegeleiding, het ontwerpen en de eventuele implementatie van dit traject.

De VU bestaat uit negen faculteiten die opereren in zowel het alfa, bèta, gamma als het medische domein. Verder heeft de VU negen diensten. De VU wordt bestuurd door een College van Bestuur. In de afgelopen jaren is de VU hard gegroeid (met name in het aantal studenten). In deze periode zijn de financiën van de VU sterk verbeterd. De VU zet deze stevige basis in om verder vorm te geven aan een ambitieuze strategie. In de moderne tijd wordt op het vlak van verantwoording en bijdrage aan maatschappelijke vraagstukken immers steeds meer verwacht van de wetenschap. In deze veranderende context blijft de benodigde slagvaardigheid van, en de mate van samenwerking binnen de organisatie echter achter. Het gaat hier om onvoldoende of ineffectieve:

  • Bestuurlijke aandacht en besluitvorming:
    • Effectieve agendering: centrale zaken worden te weinig of onvoldoende consistent besproken;
    • Effectieve besluitvorming: zaken worden wel besproken, maar dit leidt niet altijd tot concrete besluiten;
    • Subsidiariteit: besluitvorming wordt onnodig vaak naar de topstructuur gedelegeerd, i.p.v. naar het passende managementniveau;
    • (Bestuurlijke) rust: veel overleggen, veel zaken besloten via topstructuur i.p.v. delegatie, en onduidelijke rolverhoudingen, veel urgentie ten koste van strategische onderwerpen.
  • Uitvoering en slagkracht:
    • Effectiviteit van de uitvoering: de VU mist slagkracht bij een effectieve uitvoering zo bleek uit het voorbeeld van de implementatie van het M.A.R.S. programma (zie de openbare evaluatie daarvan);
    • Flexibele uitvoering: flexibiliteit wordt bewerkstelligd via relatie/macht terwijl daarnaast de ruimte buiten dichtgeregelde processen beperkt is;
    • Snelheid: te veel gaat te traag zodat niet of te laat op externe kansen kan worden ingespeeld;
  • Interne samenwerking en externe oriëntatie:
    • Aansluiting centrale diensten op behoeften van faculteiten: de dienstverlening vanuit centraal richting faculteiten wordt als suboptimaal ervaren;
    • Integraliteit: visies en plannen zijn onvoldoende afgestemd, onder meer met verschillende tijdspaden tot gevolg;
    • Externe context: maatschappelijke perspectieven en verwachtingen worden nog ontoereikend bij de besluitvorming betrokken;

De VU wil daarom de slagvaardigheid en wendbaarheid van de organisatie vergroten. Het streven is naar een organisatie die effectief samenwerkt aan heldere en gedragen doelen en zodoende ruimte creëert voor (h)erkenbare VU-ambities met betrekking tot onderzoek, onderwijs en valorisatie. De VU is ervan overtuigd dat deze verandering nodig is om ‘future proof’ te blijven. Om de gewenste ambities te realiseren wil de VU een organisatie breed veranderprogramma doorvoeren. Hierin wenst zijn ondersteund te worden door een externe partij. Het programma bevat de volgende elementen:

  • Een kwantitatieve en kwalitatieve analyse van de grondoorzaken van de huidige situatie;
  • Een ontwerp van de benodigde interventies en wijzigingen om de uitdagingen succesvol te adresseren. Deze kunnen zich uitstrekken tot:
    • organisatiestructuur en governance (inclusief verhouding tussen de faculteiten, tussen de diensten en tussen faculteiten en diensten samen, organisatie-inrichting en -aansturing veranderprogramma’s);
    • rollen, mandaten en resultaat-afspraken (inclusief beslisrechten, overlegstructuren en besluitvormingsprocessen);
    • dienstverleningsconcept (inclusief mate maatwerk en belangrijke dienstverlenende processen);
    • leiderschap, competenties en gedrag/ cultuur (inclusief gewenst gedrag o.b.v. Art of Engagement, training/ coaching, performance management en manieren van samenwerken);
    • interne communicatiestructuren – en processen;
    • randvoorwaarden (zoals systemen).
  • Het ontwerp van een implementatieprogramma:
    • implementatie-aanpak;
    • governance;
    • mijlpalen en evt. metrics;
    • programmamanagement;
    • draagvlak.
  • Besluitvorming over beide ontwerpen
  • Begeleiden van implementatie van beoogde wijzigingen o.b.v. gekozen implementatie-aanpak:
    • b.v. governance, programmamanagement, communicatie, realisatie van een; mijlpalenplan met voldoende draagvlak;
    • gericht op waar mogelijk snel tot concrete resultaten komen;
    • waar nodig inhoudelijk bijsturen o.b.v. de evaluatie van concrete implementatieresultaten;
    • faciliteren van een lerende organisatie.

De overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van één jaar , met een optie tot verlenging van tweemaal één jaar. De verwachte ingangsdatum van de overeenkomst is 8 november 2022. De gunning vindt plaats op basis van het gunningscriterium de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV)

Bron: Tenderned zondag 31 juli 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/268854

 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *