Transport en opslag decorstukken – Nationale Opera & Ballet

De opdrachtgever heeft het voornemen de dienstverlening voor het opslaan en (inter)nationaal transporteren van complete producties van NO&B aan te besteden. Jaarlijks worden er ongeveer 300 nationale transportbewegingen uitgevoerd en 30 internationale transportbewegingen. Er staan momenteel (2022) ongeveer 90 producties (circa 10.000 m²) in opslag, deze voorraad is vrij constant qua omvang. NO&B wil een goede kans geven aan het midden en klein Bedrijf (MKB) en heeft besloten de opdracht in meerdere percelen te verdelen. Bij het tot stand komen van de perceelindeling is gekeken naar de samenstelling van de opdracht in het kader duurzaamheids- en circulariteitsmogelijkheden. De opdracht bestaat uit de volgende twee percelen:
Perceel 1; transport decorstukken, rekwisieten en kostuums en lichtinstallaties
Deze opdracht bestaat met name uit nationale transportbewegingen waarbij er voor het grootste deel sprake is van standaardritten tussen de opslaglocatie (als bedoeld bij perceel 2) en NO&B en tussen het Decor Atelier (DA)  en NO&B en
vice versa. Daarnaast zijn er incidenteel transportbewegingen vanuit NO&B/het DA of de opslaglocatie naar andere Nederlandse theaters en vice versa en vinden er uitwisselingen met theaters in Europa en zelfs daarbuiten plaats.
Buiten scope van deze Opdracht vallen transportbewegingen met bakwagens en alle vervoer onder de 12.000 kg. NO&B beschikt op het DA over een eigen bakwagen en een bestelauto om ook zelf decors, kostuums, rekwisieten en materialen te vervoeren van en naar speellocaties, leveranciers en het NO&B.

Perceel 2; opslag/huisvesting decorstukken en rekwisieten.
Deze opdracht bestaat uit het lossen en laden, verplaatsen en wegzetten van decors ten behoeve van langjarige opslag.
Alle decors worden opgeslagen op decorkarren (met een afmeting van l x b x h = 3,0m x 1,15m x 23 cm) waardoor deze altijd te verrijden zijn. De afmetingen van de decors kunnen sterk variëren en zullen in de meeste gevallen uitsteken ten opzichte van de kopkanten van de decorkarren. Zeer incidenteel zijn afmetingen van decoronderdelen dusdanig groot dat ze niet op decorkarren te vervoeren zijn. In de regel worden transporten richting de reguliere locaties zonder assistentie vanuit NO&B geladen en gelost. Bij het beladen van internationale transporten wordt het beladen gemonitord door de afdeling Decoratelier.
Indien de opdracht voor decoropslag aan een nieuwe leverancier gegund wordt dienen de decors vanuit de huidige opslaglocatie verhuisd te worden naar een nieuwe opslaglocatie. Op 1 oktober 2023 dienen alle decors op de nieuwe locatie opgeslagen te zijn. Naar verwachting zal het verhuizen van circa 350 trailerladingen (700 trailerbewegingen) van de oude naar een nieuwe opslaglocatie ongeveer 3 maanden in beslag nemen. Dit betekent dat vanaf 1 juli 2023, in samenspraak met NO&B, gestart moet worden met het verhuizen van de decorstukken.

Een schouw van ongeveer een uur maakt deel uit van deze aanbestedingsprocedure. Om een indruk te krijgen van de decorstukken die getransporteerd en opgeslagen moeten worden, kan inschrijver zich met maximaal twee personen aanmelden voor een schouw in het decoratelier van NO&B. De schouw vindt plaats bij NO&B, Kollenbergweg 1 Amsterdam Zuidoost op dinsdag 31 januari 2023 14.00 uur. Aanmelden vóór 20 januari 2023 10.00 uur via de berichtenmodule van Tenderned.

Met de inschrijver(s) aan wie de opdracht uiteindelijk wordt gegund zal – per perceel – een raamovereenkomst voor transport resp. opslag van decorstukken worden aangegaan met daarin opgenomen de specifieke kenmerken/voorwaarden. Het staat inschrijvers vrij op één of op beide percelen in te schrijven. De doelstelling is om, per perceel, een raamovereenkomst aan te gaan met een opdrachtnemer die de gevraagde dienstverlening voor de beste prijs-kwaliteitsverhouding levert. De raamovereenkomst wordt aangegaan voor een periode van zes jaar, waarbij NO&B de optie heeft de raamovereenkomst desgewenst na vier of na vijf jaar op te zeggen.

Bron: Tenderned zondag 15 januari2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/285436