(Thuis)werkplekvoorziening Amersfoort

In 2020 zijn de medewerkers van de gemeente Amersfoort – als direct gevolg van de corona uitbraak – vrijwel volledig vanuit huis gaan werken, met uitzondering van een aantal collega’s die meer locatie gebonden werkzaamheden uitvoeren. Hierdoor heeft het tijd- en plaatsonafhankelijk werken in de organisatie (noodgedwongen) een flinke impuls gekregen. Collega’s hebben hun werk zo georganiseerd dat dit grotendeels vanuit huis kan. Overleggen worden online gevoerd. Teams hebben onderlinge afspraken gemaakt over resultaatgericht werken op afstand, ontmoeting (digitaal en fysiek) en aanwezigheid op kantoor. Thuiswerken is dan ook een structureel onderdeel geworden van onze manier van werken, daarmee is de zorgplicht van de werkgever voor een goede werkvoorziening zowel op kantoor als thuis navenant groter geworden. Het huidige thuiswerkbeleid is herzien en op basis daarvan is geconcludeerd dat de (thuis)werkplekvoorzieningen de nodige aanpassingen/toevoegingen behoeven. Binnen de gemeente Amersfoort is op dit moment geen raamovereenkomst m.b.t. (thuis)werkplekvoorzieningen van kracht met uitzondering van de ICT-voorzieningen.

De opdracht bestaat enerzijds uit het leveren van een thuiswerkplekvoorziening op thuislocaties van medewerkers en anderzijds het leveren van kantoormeubilair op locatie van de gemeente Amersfoort. Gemeente Amersfoort geeft de voorkeur aan second-life meubilair en accepteert dat hierdoor diversiteit in uitgezet meubilair (zowel in de thuiswerkplekvoorziening als het kantoormeubilair) kan ontstaan m.b.t. kleur en afwerking.

Het meubilair en de aanverwante middelen voor de thuiswerkplekvoorziening dienen geleverd te worden op de verschillende thuislocaties van medewerkers. Voor de thuiswerkplekvoorziening gaat het om het leveren van een (zit/sta)bureau, bureaustoel en/of een bureaulamp inclusief het monteren hiervan en het meenemen van het verpakkingsmateriaal.
Van opdrachtnemer wordt verwacht dat zij bij de uitlevering van het meubilair óók de benodigde ICT-middelen bij de medewerker plaatst en werkend oplevert. Hieronder wordt verstaan: een PC-monitor, USB-C dockingstation en een toetsenbord/muis. Deze ICT-middelen worden initieel door de gemeente Amersfoort zelf ingekocht en dienen door opdrachtnemer op voorraad te worden genomen. Op termijn komt daar mogelijk ook nog de doorlevering van headsets en laptops bij, deze zaken worden vooralsnog op locatie van de gemeente Amersfoort fysiek aan de medewerkers uitgereikt. Gemeente Amersfoort wil op deze wijze borgen dat de
medewerker slechts één aflevermoment heeft m.b.t. de thuiswerkplekvoorziening. De aanvullende dienstverlening zoals het leveren, plaatsen en aansluiten van de ICT-middelen maakt tevens onderdeel uit van de scope van de opdracht. Op termijn dient inschrijver de benodigde ICT-middelen in te kopen bij de door de gemeente Amersfoort geselecteerde contractpartij voor ICT Hardware. Het dient voor medewerkers van de gemeente Amersfoort mogelijk te zijn om via een webportal de benodigde
middelen voor de thuiswerkplekvoorziening (meubilair en ICT-middelen) eenvoudig te kunnen bestellen.

Daarnaast wil de gemeente ontzorgd worden als het gaat om de totale dienstverlening:
– Eerstelijns support in geval van storingen / klachten m.b.t. meubilair;
– Het vervangen/repareren van kapotte onderdelen ten behoeve van het meubilair;
– Het duurzaam afvoeren / opnieuw inzetten van gebruikt meubilair;
– Retourname van de thuiswerkplekvoorziening in geval een medewerker uit dienst treedt;
– Inname van eventueel reeds vanuit de gemeente in bruikleen gegeven werkplekvoorziening;
– Aanlevering van relevante informatie ten behoeve van de eigen (CMDB / Clientèle) administratie van de gemeente Amersfoort;
– Het afvoeren van verpakkingsmaterialen.

De gemeente Amersfoort verwacht dat circa 60% van de medewerkers gebruik wenst te maken van de thuiswerkregeling. Uitgaande van 1200 medewerkers worden er bij aanvang van de overeenkomst 720 aanvragen verwacht. Vanaf 2022 wordt rekening gehouden met nieuwe / vervangingsaanvragen van circa 10% per jaar. De genoemde aantallen zijn slechts indicatief en vormen geen garantie voor het toekomstige afnamepatroon. Per thuiswerkplekvoorziening (een bureau, bureaustoel en een bureaulamp) geldt een plafondbedrag van €600,- excl. BTW. Dit is inclusief bezorging, monteren, plaatsen op gewenste locatie en het werkend opleveren. Inschrijvingen met een inschrijfbedrag boven het plafondbedrag worden terzijde gelegd en komen niet voor gunning in aanmerking. 

Opdrachtnemer dient regulier kantoormeubilair op de locaties van de gemeente Amersfoort te leveren. Dit omvat:
– Leveren en monteren van (zit/sta) bureaus (ten behoeve van Arbo-gerelateerde werkplekken);
– Leveren en monteren van vergadermeubilair (stoelen en tafels);
– Leveren en monteren van overige inventariselementen (zoals room dividers, lockerkasten, bureaufietsen, zitjes, whiteboardwanden en voetenbankjes).
– Leveren en monteren van flexibele beeldschermsteunen en -armatuur;
– Leveren van Arbo gerelateerd (zit)meubilair.

Daarnaast wil de gemeente ontzorgd worden als het gaat om de totale dienstverlening:
– Eerstelijns support in geval van storingen / klachten m.b.t. meubilair;
– Het vervangen/repareren van kapotte onderdelen ten behoeve van het meubilair;
– Het duurzaam afvoeren / opnieuw inzetten van oud meubilair;
– Het afvoeren van verpakkingsmaterialen.

Het leveren van bureaustoelen incl. het onderhoud daaraan op locatie stadhuis valt buiten de scope van deze aanbesteding, hiervoor heeft de gemeente Amersfoort reeds een externe partij gecontracteerd. Het leveren van kantoormeubilair op locatie van de gemeente Amersfoort betreft met name 1-op-1 vervanging bij defecten. De gemeente Amersfoort heeft plannen om een nieuw stadhuis te betrekken per 2025. Het kantoormeubilair dient tot die tijd in stand gehouden te worden. Het meubilair voor het nieuwe stadhuis valt buiten scope de van deze aanbesteding. Verwachte financiële omvang voor het vervangen van (zit/sta) bureaus en Arbo gerelateerd (zit)meubilair op locaties van de gemeente Amersfoort in vier jaar zal maximaal €50.000,-
excl. BTW zijn.

De gemeente wil een raamovereenkomst aangaan voor de duur van twee jaar met de optie tot verlenging van twee maal één  jaar. De verwachte ingangsdatum is 1 oktober 2021. De gemeente kiest voor het aangaan van een raamovereenkomst met één opdrachtnemer om de voorwaarden waaronder de gemeente gedurende de komende twee jaar (met opties tot verlenging) het
geheel van de repeterende kleinere leveringen wil afnemen, vast te leggen. De omvang van de behoefte van de gemeente aan de leveringen is onzeker, maar zodra er een behoefte is ontstaan, wil de gemeente die snel kunnen voldoen onder de afgesproken voorwaarden. Daarmee hoopt de gemeente de continuïteit van haar bedrijfsvoering veilig te stellen.

Deze Europese aanbesteding vindt plaats door middel van de openbare procedure conform de Aanbestedingswet. De gunning van de opdracht zal plaatsvinden op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

Bron: Tenderned 16 juli 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/233233