Tenderned publiceert meest gemaakte fouten
Aanbestedende diensten maken nogal eens fouten bij het invullen van TenderNed. Dat heeft tot gevolg dat een aanbesteding er anders uit ziet, door TED geweigerd wordt, of dat na een marktconsultatie de bijbehorende aanbesteding in een ander dossier moet worden geplaatst. Het is van belang te beseffen dat die fouten ook consequenties hebben voor inschrijvende partijen. Vooral dat laatste heeft behoorlijke gevolgen voor inschrijvers. Die raken het zicht kwijt op de opdracht en blijven wachten tot de opdracht komt, die al geplaatst is maar onder een ander nummer of met een andere titel.
Ook verschijnt er niet altijd een bericht van een gemaakte wijziging. Dat heeft ermee te maken dat Aanbestedende diensten de wijziging als rectificatie moeten aanmerken om ervoor te zorgen dat alle gegadigden gealerteerd worden via een prompt.
TenderNed heeft de meest gemaakte fouten voor Aanbestedende diensten op een rij gezet, maar het kan dus ook nuttig zijn voor inschrijvers, met name voor hun advocaten
.
De 5 meest gemaakte fouten. En hoe u ze voorkomt.
Bekijk een overzicht van wat in TenderNed het vaakst mis gaat bij aanbestedende diensten. En hoe u deze fouten zelf kunt voorkomen.
Wat gaat er mis?
Op basis van data van onze Servicedesk weten we waar het in TenderNed bij aanbestedende diensten het vaakst mis gaat. Bekijk hieronder de top 5. Inclusief uitleg hoe u deze fouten zelf kunt voorkomen.
1. Er zijn meerdere talen gebruikt in een aanbesteding
Heeft u ervoor gekozen een aanbesteding te publiceren op Tenders Electronic Daily (TED)? Gebruik dan één taal in uw aanbesteding, de zogenaamde ‘uniforme taalvoering’.
Het komt namelijk regelmatig voor dat TED publicaties afwijst omdat er naast bijvoorbeeld Engels ook andere talen worden gebruikt. Hetzelfde geldt wanneer u uw aanbesteding in het Nederlands publiceert, maar vervolgens tekst (deels) in het Engels opneemt. Ook dan kan TED uw publicatie afwijzen.
Dit geldt ook voor de korte omschrijving, nadere inlichtingen, en de titels van eisen. De aanbestedingsdocumenten worden niet door TED gecontroleerd. Hier kunt u eventuele toelichtingen wel in een andere taal opnemen.
2. Wijziging van een aanbesteding is niet gerectificeerd
Heeft u een aanbesteding gepubliceerd, en wijzigt u de specifieke gegevens? Vergeet dan niet de wijziging kenbaar te maken met de bijbehorende taak. Afhankelijk van de procedure of fase is dat Rectificatie publiceren of Correcties kenbaar maken aan geselecteerde ondernemingen. Alle betrokkenen bij uw aanbesteding ontvangen dan automatisch bericht van de wijziging.
Uw wijzigingen zijn pas definitief en zichtbaar voor anderen nadat u de bijbehorende taak heeft uitgevoerd. Na het doorvoeren van de wijziging staan deze taken voor u klaar rechts op het dashboard van de aanbesteding.
3. De kluis sluit tijdens een lopende marktconsultatie
Wanneer u een marktconsultatie start, is het belangrijk dat u bij Uiterlijke ontvangst van inschrijvingen een datum ver in de toekomst kiest, bijvoorbeeld 31 december 2040. Hiermee voorkomt u dat de kluis sluit tijdens de marktconsultatie.
Met een gesloten kluis is het niet meer mogelijk om een vervolg te geven aan de marktconsulatie, of een aanbestedingsprocedure te starten in hetzelfde dossier.4. Er is geen tweede lokaal beheerder
Zorg altijd voor minimaal twee gebruikers met de rol van lokaal beheerder. Als er binnen uw aanbestedende dienst maar één lokaal beheerder is, dan kunnen bepaalde handelingen niet uitgevoerd worden bij afwezigheid van deze lokaal beheerder. Bijvoorbeeld tijdens vakantie of ziekte.
Zonder lokaal beheerder kunnen er geen nieuwe gebruikers uitgenodigd worden om te handelen namens uw organisatie, is het niet mogelijk de autorisatie rollen van andere gebruikers te wijzigen, en kunnen de organisatiegegevens niet aangepast worden.
5. Een marktconsultatie wordt afgerond via de taak Vroegtijdige beëindiging
Wanneer u na een marktconsultatie besluit geen procedure te starten, verplaats dan de aanbesteding direct naar het tabblad Afgerond met de knop Verplaats naar afgeronde aanbestedingen. Alleen de betrokken ondernemers worden hiervan op de hoogte gesteld.
Wanneer u voor uw marktconsultatie een Europese procedure heeft geselecteerd en vervolgens de taak Vroegtijdige beëindiging aanbesteding publiceren uitvoert, wordt de publicatie door TED geweigerd. Het publiceren van een vroegtijdige beëindiging na een vooraankondiging is alleen mogelijk bij een oproep tot mededinging. De vroegtijdige beëindiging wordt in dit geval alleen op TenderNed gepubliceerd.
Bron: TenderNed, 14 april 2021