software (ERP) t.b.v. diverse bedrijfs(voering)processen – AM Match
AM Match is een samenwerking van de gemeenten Aalsmeer, Amstelveen, Haarlemmermeer, Ouder-Amstel en Uithoorn. Het doel van AM Match is om mensen die vallen onder de Participatiewet nieuwe kansen te bieden op betaald werk bij reguliere bedrijven.
De aanbestedende dienst is op zoek naar een geïntegreerde SaaS oplossing. Geïntegreerd betekent dat de verschillende processen in één omgeving zijn ondergebracht met één centrale helpdeskfunctie en één aanspreekpunt voor de aanbestedende dienst. Het ERP-systeem dient in de cloud van opdrachtnemer te staan en dient de aanbestedende dienst slimme geautomatiseerde oplossingen en workflows te bieden waardoor de administratieve lasten binnen de organisatie tot een minimum worden beperkt en de dienstverlening tot een maximum wordt verhoogd. Het ERP-systeem wordt gekenmerkt door een “standaard inrichting met flexibiliteit”. Dit is een oplossing met in principe een standaard inrichting op basis van templates vanuit de optimale (beste) werkmethoden, die past bij de organisatie van de aanbestedende dienst. Uitgangspunt is de standaard inrichting, maar om de organisatie van de aanbestedende dienst goed te faciliteren op een gebruiksvriendelijke manier, is flexibiliteit noodzakelijk.
Inschrijver dient het ERP-systeem te leveren, te implementeren inclusief conversie, in stand te houden, te ontwikkelen en te beheren. Inschrijver is verantwoordelijk voor een goede werking van het ERP-systeem nu en in de toekomst.
Onder de implementatie valt onder andere dat inschrijver de gebruikers van de aanbestedende dienst opleidt in het gebruik van het ERP-systeem, zodat de gebruikers zonder verdere instructies kunnen werken met het ERP-systeem. Tevens worden deze instructies meegeleverd voor medewerkers die later in dienst komen. Het systeem dient uiterlijk binnen zeven maanden qua doorlooptijd geïmplementeerd zijn, waarbij AM Match aangeeft wanneer leverancier kan beginnen zodat de bedrijfsvoering zo min mogelijk wordt verstoord en per 1 januari 2024 een natuurlijke overstap vanuit boekhoudkundig oogpunt naar het systeem plaats vindt. Dit betekent dat het systeem volledig ingericht moet zijn inclusief data migratie en 100% operationeel moet zijn
bij AM Match, de gebruikers en functioneel beheerders moeten zijn opgeleid en aantoonbaar kunnen werken met het systeem.
Bij AM Match maken momenteel circa honderd actieve medewerkers (klantmanagers inbegrepen) gebruik van het ERP-systeem. Daarnaast hebben alle medewerkers die in dienst zijn van AM Match voor hun verlof en salaris toegang tot het systeem (totaal vierhonderdvijftien gebruikers) In de toekomst kan het aantal gebruikers toenemen.
De aanbestedende dienst wenst een langdurige samenwerkingsrelatie aan te gaan met één opdrachtnemer, zodat de continuïteit van de bedrijfsvoering het beste is gewaarborgd. Er is sprake van een dienstverleningsovereenkomst met een initiële looptijd van achtenveertig met de mogelijkheid de overeenkomst driemaal tegen dezelfde voorwaarden te verlengen voor een periode van telkens 24 maanden. Aanbesteder gebruikt voor deze aanbesteding de openbare procedure. De inschrijver achter de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitsverhouding krijgt de opdracht dus gegund.
Bron: Tenderned zondag 17 juli 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/267596