Sociaal intranet met aanverwante dienstverlening Noord-Holland
Het bestaande intranet van de provincie is inmiddels alweer bijna zeven jaren actief. Het voldoet niet (meer) volledig aan de behoeften vanuit de organisatie en is toe aan vervanging. In 2023 verloopt het huidige contract voor de intranet dienstverlening. Op bestuurlijk niveau is uitgesproken dat de provincie organisatie in de volgende contractperiode moet
gaan beschikken over een ‘state-of-the-art’ en toekomstbestendig intranet faciliteit en dienstverlening.
De mogelijkheden, eisen en wensen van een intranet zijn de laatste jaren sterk gegroeid. Daar komt bij dat het intranet in tijden van Corona alleen maar belangrijker is geworden. Bij de afwezigheid van een fysieke plaats waar men werkt en zich identificeert met het werken bij de provincie is de virtuele werkomgeving sterk in importantie gegroeid. Hierbij is het van belang dat het nieuwe intranet een sterk sociaal karakter kent waarbij medewerkers kennis delen over hun vakgebied, medewerkers elkaar helpen en kunnen vinden en dat zij met elkaar communiceren over zowel werk als niet-werk gerelateerde zaken. Het intranet is de eerste confrontatie bij het werk. Communicatie, zowel formeel en informeel geschieden vanaf het beeldscherm. Hoewel we langzaam aan terugkeren naar kantoor, is het zeer waarschijnlijk dat we niet meer geheel zullen terugkeren naar de situatie zoals die was. Daarmee is het belang van een intranet als ontmoetingsplek, zelfhulpportal en toegang tot processen en informatie onmiskenbaar essentieel binnen de werkomgeving.
Het primaire doel van het nieuwe intranet is het delen van informatie binnen de organisatie. Het intranet faciliteert alle medewerkers bij het uitvoeren van hun dagelijks werk in de vorm van een startpunt van het werk en de werkdag. Daarnaast heeft het nieuwe intranet als doel het digitale werken beter te faciliteren. Het ondersteunt de collega’s door de hele organisatie. Nieuwe ideeën en kansen worden uitgewisseld en mensen worden aan elkaar gekoppeld. Het nieuwe intranet dient bij te dragen aan het vergroten van de cohesie binnen de organisatie. Organisatie brede programma’s vinden hier hun plek en er wordt zichtbaar gemaakt waarop en op wie we trots zijn. De bovenstaande doelstellingen zijn door de aanbestedende dienst vertaald naar de afbakening van de opdracht, de eisen die aan de uitvoering ervan gesteld worden, de eisen die aan ondernemers worden gesteld om voor de opdracht in aanmerking te komen en de wijze waarop de economisch meest voordelige inschrijving wordt geselecteerd. De gestelde eisen, wensen en vragen in de aanbestedingsdocumenten zijn gebaseerd op de op dit moment bekende huidige en toekomstige situatie bij de aanbestedende dienst.
De provincie gebruikt TOPdesk onder meer als servicemanagement tool. Via de Self-Service Portal kunnen medewerkers storingen melden en aanvragen doen. Een van de doelen van het nieuwe sociaal intranet is om meer te integreren met achterliggende portals en applicaties. Het nieuwe intranet moet een widget kunnen bieden die gepersonaliseerd de openstaande meldingen van de bezoeker uit TOPdesk kan tonen.
Resumé: te bereiken resultaten van het nieuwe Sociaal intranet:
1. Biedt een sterke, interne informatie- en communicatie-infrastructuur, waardoor PNH medewerkers weten
wat er speelt en de betrokkenheid bij de eigen organisatie en onderling groter wordt.
2. Fungeert als de centrale toegangspoort tot veelgebruikte functionaliteiten, services en systemen, waardoor het dagelijks werk van medewerkers op een prettige en efficiënte manier wordt ondersteund. Hierbij zoekt de provincie een sterke integratie met M365 diensten zoals SharePoint, Outlook en Teams.
3. Ontsluit moderne, sociale functionaliteiten ter ondersteuning van interactie en kennisdelen, waardoor medewerkers efficiënter (samen)werken en verbinden.
4. Draagt bij aan het vinden en verbinden van collega’s binnen de provincie en in het specifiek op directe collega’s binnen afdelingen of collega’s op basis van expertisegebieden of andere overeenkomende kenmerken.
5. Eenvoudig vinden van relevante informatie voor de werkzaamheden en service-informatie binnen de provincie.
Er is sprake van een dienstverleningsovereenkomst met een initiële looptijd van zesendertig maanden. Na het verstrijken van deze periode heeft de aanbestedende dienst de mogelijkheid de opdracht vijf maal tegen dezelfde voorwaarden te verlengen voor een periode van telkens twaalf maanden. Op basis van het voorgaand is de raming van de jaarlijkse opdrachtwaarde over totaal maximaal acht jaar gemiddeld €50.000,- ex btw jaarlijks. Aanbesteder volgt in deze aanbesteding de openbare procedure. Er wordt gegund op basis van het criterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’ (Emvi), waarbij de
inschrijving die naar het oordeel van de aanbestedende dienst de beste prijs-kwaliteitsverhouding kent, de opdracht gegund krijgt.
Bron: Tenderned vrijdag 3 juni 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/263328