Sleutelsysteem – provincie Noord-Holland
De aanbestedende dienst heeft honderden objecten in beheer variërend van kantoorgebouwen, tunnels, verkeerskasten tot bruggen, pompen en gemalen. Het thans gebruikte conventionele sleutelsysteem is verouderd en vervuild en dient te worden vervangen. Om een goed beeld te krijgen van de mogelijkheden van een elektronisch systeem is een deskstudy verricht en zijn de resultaten bestudeerd van de implementatie van soortgelijke systemen bij andere overheidsinstanties met soortgelijke objecten in beheer. Met deze aanbesteding beoogt de aanbestedende dienst de volgende doelstellingen te bereiken:
d) Beveiligd sleutelbeheer;
e) Terugdringen handmatige handelingen;
f) Compliance aan de vigerende regelgeving;
g) Het verkrijgen van een modern sleutelsysteem dat softwarematig gemanaged kan worden teneinde de
toegangsbeveiliging tot de provinciale objecten op een hoger plan te brengen.
Deze doelstellingen zijn door de aanbestedende dienst vertaald naar de afbakening van de opdracht, de eisen die aan de uitvoering ervan gesteld worden, de eisen die aan ondernemers worden gesteld om voor de opdracht in aanmerking te komen, de wijze waarop gegadigden geselecteerd worden en uiteindelijk de economisch meest voordelige inschrijving gekozen wordt.
De aanbestedende dienst heeft besloten om traditionele cilindersloten en sleutels te vervangen door elektronische sloten en sleutels die, door middel van een softwareoplossing, beheerd kunnen worden. De opdracht betreft de vervanging van het huidige analoge sleutelsysteem door een elektronisch sleutelsysteem voor circa 926 objecten, circa 1.998 cilinders en circa 750 sleutels. Daarnaast wordt naast de aanschaf en installatie ook het technische beheer aanbesteed. De aanbestedende dienst wenst hierbij gebruik te maken van proven technology. In het geval de aanbestedende dienst al gebruik maakt van de aangeboden software dient inschrijver de kosten voor de software wel op te nemen in het prijzenblad (Inschrijvingsfase) om tot een eerlijk vergelijk te komen, maar wordt deze niet in rekening gebracht bij de aanbestedende dienst. De opdracht omvat:
a) Het vervangen van de huidige cilindersloten door cilinders die met elektronische sleutels kunnen werken. Hieronder valt zowel de levering en installatie van nieuwe cilinders als het verwijderen en afvoeren van de oude cilinders;
b) Het vervangen van de huidige analoge sleutels door elektronische sleutels die via software (de)centraal beheerd kunnen worden;
c) Het inzetten van een, via een “software as a service”(SAAS), softwarematig beheersysteem voor het uitgeven en beheren van sleutels en cilinders;
d) Het leveren en uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden op het sleutelsysteem (sleutels en cilinders);
e) Het leveren en aanbrengen van veiligheidsbeslag op deuren (krukken en schilden) indien dit niet aanwezig is op de deur. Dit is niet van toepassing in het geval van openbare verlichting (OV) en verkeersregelinstallaties (VRI).
De aanbestedende dienst wil de punten a tot en met c realiseren voor 31 juli 2024. Een belangrijke eis (knock-out) aan de uitvoering van de opdracht is dat de cilinders niet batterij gevoed mogen zijn. De aanbestedende dienst heeft voor deze eis gekozen om het gebruik van batterijen te verminderen in het kader van duurzaamheid. Daarnaast is er minder onderhoud (het vervangen van de batterijen) benodigd. Het onderhoud van de sleutels en cilinders moet na het einde van de looptijd van de overeenkomst kunnen worden onderhouden door een andere partij. Gegadigde dient hieraan medewerking te verlenen.
Optioneel binnen de opdracht zijn de volgende elementen:
a) Het uitbreiden van de opdracht met drie tunnelobjecten. Het totaal van de drie tunnelobjecten omvat circa 340 cilinders en circa 50 sleutels, verdeeld over de volgende tunnelobjecten:
– Waterwolftunnel complex: circa 200 cilinders.
– Amstel Aquaduct complex: circa 40 cilinders.
– Abdijtunnel complex: circa 100 cilinders.
b) Het uitbreiden van de opdracht met het beheer en onderhoud van sleutels en cilinders van eventuele nieuwe objecten, extra cilinders in de bestaande objecten en extra sleutels. De maximale omvang van deze optie omvat 75 nieuwe objecten.
Er is sprake van een overeenkomst met een initiële looptijd van vier jaar. Na het verstrijken van deze periode heeft de aanbestedende dienst de mogelijkheid de opdracht voor de volgende onderdelen onder dezelfde voorwaarden te verlengen:
a) Het softwarematig beheersysteem voor het uitgeven en beheren van sleutels en cilinders: tienmaal voor een periode van telkens twee jaar en eenmaal voor een periode van één jaar.
b) Het leveren en uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden op het sleutelsysteem (sleutels en cilinders) en de mogelijkheid tot het afnemen van optie a en optie b: driemaal voor een periode van telkens twee jaar.
Bovenstaande verlengingsopties kunnen los van elkaar benut worden. Zo kan de aanbestedende dienst ervoor kiezen het softwarematig beheersysteem wel te verlengen en het leveren en uitvoeren van de onderhoudswerkzaamheden niet te verlengen. Op de overeenkomst zijn de ARBIT-2022 van toepassing. Aanbesteder voert een niet-openbare procedure. Deze bestaat uit een aanmeldingsfase en een gubnningsfase.
Bron: Tenderned zaterdag 5 november 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/278167