Selectie Cloudoplossing voor Financiën – Deventer, Olst-Wijhe en Raalte

De gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) werken intensief samen op het gebied van bedrijfsvoering. Met de samenwerking besparen de gemeenten kosten, leveren ze betere kwaliteit producten en diensten en worden de gemeenten minder kwetsbaar. Ook krijgen medewerkers meer kansen op het gebied van kennis- en loopbaanontwikkeling. DOWR bedient alle medewerkers van de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte met hun producten en diensten. Het doel is om medewerkers te ondersteunen, zodat zij de burgers van Deventer, Olst-Wijhe en Raalte goed kunnen bedienen. De gemeente Deventer treedt bij deze aanbesteding op als aanbestedende dienst, mede namens de gemeenten Raalte en Olst-Wijhe.

De aanbestedende dienst heeft op dit moment ten behoeve van de financiële administratie een overeenkomst met PinkRoccade, met daarin onder meer de onderdelen, ‘heffen, innen, middelen en financiële informatievoorziening’. Deze overeenkomst eindigt in beginsel per 31 december 2022 maar zal, vanwege de planning van deze aanbestedingsprocedure en de daarop volgende implementatie, met een periode van twaalf maanden worden verlengd. De scope van de opdracht betreft het op basis van toegangs- c.q. gebruiksrechten ter beschikking stellen van een financieel systeem ten behoeve van de uitvoering c.q. ondersteuning van de bedrijfsvoeringprocessen binnen de (drie) ‘DOWR-gemeenten’ in relatie tot (beheer van) middelen, inning en de financiële informatievoorziening. De inning betreft alle vorderingen met uitzondering van de aanslagen gemeentelijke belastingen.

De aanbestedende dienst wenst een dienstverlener te selecteren, die een voortdurende en proactieve bijdrage levert aan de optimalisatie van de financiële processen en de financiële informatievoorziening en daarmee ook de dienstverlening van de DOWR gemeenten aan medewerkers, burgers, ketenpartners en bedrijven. Tevens moet het gebruik van het financieel systeem mogelijkheden bieden voor verdere automatisering, digitalisering en data-integratie. Uiteindelijk moet het gebruik van het
systeem ook leiden tot een kostenreductie. De dienstverlener creëert en borgt een hoge mate van klanttevredenheid op het gebied van gebruiksgemak (gebruikers), vereenvoudigd beheer (beheerders), maximale beschikbaarheid en een optimale performance (gebruikers en beheerders).

Naast de verplichte onderdelen van de opdracht, ziet DOWR een aantal ‘opties’. Dit zijn functionaliteiten die de DOWR-gemeenten graag in het financieel systeem aanwezig ziet zodra de implementatie is afgerond. De opties/kansen die DOWR zelf heeft gesignaleerd betreffen:
• Urenregistratie
• Projectadministratie
• Inkoop
• Subsidies
• Deelrapportages

De aanbestedende dienst gunt de opdracht voor onbepaalde tijd. Dit is uiteraard niet hetzelfde als ‘onbeperkt’. Duurovereenkomsten kenmerken zich doordat ze gedurende de looptijd door opzegging kunnen worden beëindigd. De ingangsdatum van de samenwerkingsovereenkomst is 25 maart 2023. De aanbestedende dienst garandeert een looptijd van vier jaar, onder voorbehoud van het algemene recht de overeenkomst vanwege een verzuim van leverancier te ontbinden.

Deze aanbestedingsprocedure wordt in de vorm van een ‘mededingingsprocedure met onderhandeling’ uitgevoerd. Deze aanbestedingsprocedure is in drie fasen verdeeld:
1 Selectiefase
2 Consultatiefase
3 Onderhandelingsfase

Bron: Tenderned zondag 25 september 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/273354