Registratiesysteem vakbekwaamheid – Veiligheidsregio Kennemerland

De huidige overeenkomst met de firma Magenta kan niet kan worden verlengd na 31 maart 2023. Daarom zoekt de Veiligheidsregio Kennemerland (VRK)  een opdrachtnemer voor de levering, implementatie en beheer van een registratiesysteem vakbekwaamheid volgens het SaaS-principe met bijbehorende dienstverlening. Van het huidige systeem maken ongeveer 1400 personen gebruik. De volgende organisatieonderdelen maken gebruik van een registratiesysteem vakbekwaamheid of gaan dit in de nabije toekomst doen.

De GHOR gebruikt op dit moment het vakbekwaamheidsregistratie systeem voor (c.q. wenst dit te gebruiken voor):

• Oefenregistratie van alle trainingen, workshops en oefeningen
• Registratie van opleidingen
• Basisregistratie van de personeelsgegevens
• Incidentregistratie van de OvDG
• Evalueren van OTO activiteiten middels digitale formulieren
• Het aanleggen van een portfolio dat door de functionaris zelf kon worden bijgehouden en gecontroleerd en het zoeken naar een mogelijkheid om de Eerder Verworven Competenties (EVC) in beeld te krijgen door het aantal en type inzetten te kunnen vaststellen per functionaris.

De brandweer gebruikt op dit moment het vakbekwaamheidsregistratie systeem voor de oefenregistratie van alle oefeningen, registratie van brandweer gerelateerde opleidingen, registratie van diverse personeelsgegevens, incidentregistratie, verslaglegging van informatie over een incident door een bevelvoerder of officier, verslaglegging van opkomstregistratie bij een incident en registratie van vergoedingen.

Zowel de vrijwilligers, beroepspersoneel en de piketorganisatie maken gebruik van het systeem. Daarnaast wordt er ook gebruik gemaakt van rapportages om in te zien waar bijvoorbeeld knelpunten liggen bij oefeningen om hierop in volgende oefeningen op in te spelen. De brandweer wil hierbij door ontwikkelen op de kwalitatieve registratie van competenties.

Ook gebruikt de brandweer het huidige systeem om vergoedingen te berekenen voor de activiteiten die een brandweervrijwilliger of ander personeelslid heeft gedaan. Deze vergoeding wordt momenteel door middel van een export ingelezen in het salarissysteem om vervolgens over te gaan tot uitbetaling.

Naast dit alles is het voor de vrijwillig en beroepspersoneel mogelijk om zijn of haar eigen geoefendheid, ingediende activiteiten en uitrukken in te zien als onderdeel van zijn of haar portfolio. Een leidinggevende kan deze informatie van zijn of haar ploegleden inzien om bijvoorbeeld te sturen op verdere ontwikkeling in een bepaald gebied.

Het doel van deze aanbesteding is om een overeenkomst te sluiten met één opdrachtnemer. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van twee jaar. De overeenkomst gaat in op 1 november 2022 en eindigt van rechtswege op 31 oktober 2024. De aanbestedende dienst heeft de mogelijkheid om de Overeenkomst zesmaal onder dezelfde voorwaarden te verlengen met een periode van één jaar. Zowel bij aanvang als aan het einde van de looptijd van de overeenkomst is in een transitieperiode voorzien. Beoogd is dat in deze transitieperiode de huidige opdrachtnemer zijn dienstverlening stopt per 31 maart 2023 en de nieuwe opdrachtnemer zijn dienstverlening geleidelijk opbouwt. Van de huidige opdrachtnemer en de nieuwe opdrachtnemer wordt verwacht dat zij gedurende de transitieperiode waar nodig samenwerken en zorgdragen voor een onverstoorde dienstverlening aan de aanbestedende dienst.

De VRK is op zoek naar een leverancier voor de levering, implementatie en beheer van een registratiesysteem vakbekwaamheid volgens het SaaS-principe met bijbehorende dienstverlening. De belangrijkste specificaties van het nieuw te leveren registratiesysteem vakbekwaamheid zijn:

•  de applicatie is een zgn. Software as a Service (SaaS)-applicatie;
• de applicatie kan worden voorzien van (geautomatiseerde) koppelingen met overige door de VRK gebruikte systemen (of koppeling middels open standaarden);
• de applicatie dient minimaal 1400 gebruikers toe te staan.

De raming van de Opdracht is ongeveer €200.000,- tot €250.000,- voor een contract voor twee jaar exclusief BTW.

Gunning van de odracht vindt plaats op basis van het gunningscriterium de beste prijs-kwaliteitsverhouding. De Inschrijver wordt uitgenodigd om op basis van de aanbestedingsstukken een inschrijving in te dienen conform de voorwaarden die zijn vastgelegd in de anbestedingsstukken. De implementatie, conversie en opleiding dient uiterlijk te zijn verricht op 28 februari 2023.

Bron: Tenderned zaterdag 16 juli 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/267526