Evenementenbureau – Stichting Etherreclame (STER) – Aanbestedingsnieuws

Evenementenbureau – Stichting Etherreclame (STER)

De Ster organiseert jaarlijks meerdere grotere en kleinere events. De afgelopen twee jaar heeft er – door COVID en thuiswerken, maar ook door verbeterde digitale mogelijkheden – een shift plaatsgevonden in de vorm, namelijk naar digitale evenementen. Maar de behoefte aan fysiek samenkomen en fysieke evenementen blijft. Evenementen worden georganiseerd om bij te dragen aan de drie doelen uit onze strategie:
1. Leadgeneratie en de instroom van nieuwe klanten (adverteerders/merken)
2. Informeren over en overtuigen van inzet Ster op radio, tv, online/algemeen nut en events en het vergroten van de bekendheid van dit aanbod.
3. Versterken imago Ster onder diverse stakeholders, met name adverteerders

In lijn met bovenstaande doelstellingen, kunnen de evenementen als volgt ingedeeld worden.
1. Leadgeneratie
Met evenementen kunnen we nieuwe klanten aantrekken.
2. Informeren/overtuigen aanbod
Adverteerders overtuigen Ster in te (blijven) zetten op radio, tv, online/algemeen nut en rondom events en de bekendheid van dit aanbod te vergroten ( Ster Focus en Scoren bij Ster)   Het kost steeds meer moeite om adverteerders naar dit soort events te trekken. Digitaal ontvangen we tussen de 350- 450 deelnemers (vs. fysiek rond de 100).
3. Versterken imago / vergroten goodwill
De derde reden om het middel evenement in te zetten is om het imago en daarbij de binding met onze relaties te versterken én hun goodwill om Ster in te zetten te vergroten.  In deze categorie vallen de echte relatie-events, zoals Ster Gouden Loeki en de Ster Etappe. Maar ook kleinere events als een sporttoernooi en een pubquiz.

In deze aanbesteding ligt de nadruk – gezien de benodigde budgetten en expertise – op het organiseren van grote fysieke (marketing)evenementen, zoals een Ster Gouden Loeki-uitreiking en -feest. Bij een dergelijk evenement ontvangt de Ster tussen de 300 en 400 relaties.

Voor het organiseren van evenementen is aanbesteder op zoek naar een evenementenbureau. Het uitgekozen bureau is gedurende de contractperiode het voornaamste evenementenbureau voor Ster. Het bureau zal zich bezig houden met het organiseren van met name grote (marketing)evenementen (vanaf +- 100 relaties), zoals SGL (fysiek) en Focus (digitaal).
Aanbesteder verwacht in ieder geval het volgende van het evenementenbureau:
– Ontwikkelen van een concept en al dan niet thema en rode draad.
– Opstellen en uitvoeren van het totale programma.
– Schrijven script en eventuele speeches.
– Onderzoeken en regelen van mogelijkheden voor locatie en catering en aansturen daarvan.
– Aankleding en inrichting.
– Onderhandelingen voeren met leveranciers.
– Inventariseren en regelen host/presentator en sprekers, incl. voorbespreking en briefing.
– Inhuren benodigd personeel en techniek.
– Beeld/vormgeving/te tonen clips, instarts, jingles, animaties.
– Opstellen draaiboek.
– Opbouw & afbouw.
– Regelen verzekering, fotograaf, video (aftermovie), communicatie over en op eventdag aan aanwezige gasten/crew over gang van zaken en bijv. – indien relevant – veiligheid.
– Uitzending en terugkijkmogelijkheid (in het geval van een digitaal evenement).
– Verzorgen totale opnames en opnames op locatie, edit van opname incl. correctieronde (indien van toepassing)
– Overige praktische zaken.

Ster gaat uit van een jaarbudget voor evenementen van €150.000,- tot €200.000,-. De genoemde hoeveelheden zijn indicatief. U kunt aan deze raming van de hoeveelheden geen rechten ontlenen.  De af te sluiten raamovereenkomst gaat vermoedelijk in op 1 november 2022 en heeft een looptijd van twee jaar met de mogelijkheid voor opdrachtgever om de overeenkomst met tweemaal één  jaar te verlengen.

Bron: Tenderned zaterdag 16 juli 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/267472

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *