Raadsinformatiesysteem gemeente Zeist
De gemeente Zeist is op zoek naar een opdrachtnemer die de levering, implementatie, het beheer en onderhoud kan verzorgen van een RIS. Het RIS wordt door de gemeenteraad en de raadsgriffie gebruikt ter ondersteuning in het besluitvormingsproces. Daarnaast wordt het RIS ook door onze inwoners gebruikt als bron van informatievoorziening. De gemeente wil daarom een transparant en toekomstbestendig systeem, waarbij toegankelijkheid en gebruiksgemak van essentieel belang is. Het streven is om 1 januari 2024 de implementatie van het RIS te voltooien zonder de koppelingen. Vervolgens wil Zeist op 29 maart 2024 de implementatie van het RIS voltooien mét de koppelingen.
Binnen de scope van de opdracht valt:
▪ Leveren van een RIS, inclusief licenties.
▪ Leveren van een webcastoplossing.
▪ Leveren van een vergaderapp.
▪ Verzorgen van projectmanagement en projectrealisatie
▪ Trainen van gebruikersgroepen.
▪ Migreren en importeren van data uit het huidige RIS.
▪ Leveren van beheer en support voor het RIS, inclusief gebruikersondersteuning, helpdesk, updates en upgrades.
▪ Ondertitelen van Video on Demand (VOD).
▪ Leveren van transcriptie.
Het RIS moet gekoppeld worden aan het bestaande AV-systeem, het Zaaksysteem en een e-Depot. In deze aanbesteding wordt tevens bijzondere aandacht gegeven aan het inpassen van het RIS in de totale informatiehuishouding van de gemeente. Dit betreft ook zaken als de metadatering van informatie (zoals documenten, audio- en audiovideo-opnames), maar ook het bewaren, vernietigen en archiveren van informatie.
De raamovereenkomst die Zeist voor ogen heeft wordt afgesloten voor een periode van maximaal acht jaar. De beoogde looptijd van de overeenkomsten is van 1 januari 2024 tot 1 januari 2028 met daarna een optie tot eenzijdige verlenging van de
gemeente van vier keer één jaar. De geraamde waarde van de initiële levering is € 850.000 (incl. verlengingsopties, excl. BTW). De opdracht wordt gegund op basis van de Economisch Meest Voordelige inschrijving (EMVI), waarbij gekozen
is voor de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV).
Bron: Tenderned zaterdag 3 juni 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/299658
Aanbestedingsnieuws 8e jaargang editie 5 juni 2023