Raadsinformatiesysteem – gemeente Den Helder
De gemeente Den Helder is van plan om met één opdrachtnemer een overeenkomst aan te gaan voor het leveren en onderhouden van een Raadsinformatiesysteem (RIS) voor de gemeente Den Helder. De opdracht bestaat uit:
– Het leveren en gebruiksklaar opleveren van een ‘compleet’ raadsinformatiesysteem voor (openbare) publicatie, interne communicatie, verslaglegging en archivering, webcasting en papierloos vergaderen (dan wel aansluit op de bestaande functionaliteiten van papierloos vergaderen) voor de gemeente Den Helder.
– Het volledige onderhoud van de systemen (incl. gebruikersondersteuning, updates en upgrades) gedurende de looptijd van de overeenkomst incl. eventuele optiejaren.
Het Raadsinformatiesysteem biedt een digitale werkomgeving voor raads- en commissieleden (uitwisselen van informatie zoals annotaties, dossiervorming, samenwerken in documenten etc.) en ondersteunt de communicatie tussen raadsleden en de samenleving. De oplossing heeft de volgende doelen:
# een goed geïnformeerde gemeenteraad die efficiënt en tijdig over de juiste informatie beschikt in voorbereiding op, tijdens en na diens vergaderingen;
# een digitaal systeem waarmee een optimale informatievoorziening en openbaarheid richting raadsleden, inwoners van de gemeente en overige geïnteresseerden is gegarandeerd;
# een webcasting / live-uitzenden systeem, volledig geïntegreerd met de RIS-functionaliteit;
# gebruiksgemak voor de secretarissen / griffie om (geheime) vergaderingen en vergaderstukken voor te bereiden en af te handelen;
# het faciliteren van de politieke organisatie over de volle breedte om (ad hoc) papierloos te vergaderen;
# over het algemeen een efficiënt en gebruiksvriendelijk systeem.
De gemeente Den Helder heeft recent een aanbesteding voor een nieuw zaaksysteem afgerond. Het nieuwe zaaksysteem xxllnc zal worden geleverd door Zaakgericht BV. Dit nieuwe zaaksysteem heeft tevens een eigen vergadertool en ook wordt het gehele besluitvormingsproces ten behoeve van het college van B&W hierin ingericht. De datum waarop dit nieuwe zaaksysteem operationeel is in de productieomgeving, is 1 maart 2023. Het nieuwe raadsinformatiesysteem moet met dit nieuwe
zaaksysteem van xxllnc Zaakgericht BV kunnen koppelen. Daarnaast moet ook een koppeling worden gemaakt met het e-depot van Regionaal Archief Alkmaar ten behoeve van archivering.
De overeenkomst start op 1 december 2022 met een implementatiefase die eindigt op 31 maart 2023. Vanaf 1 april 2023 moet het (nieuwe) raadsinformatiesysteem dan volledig operationeel en te gebruiken zijn door de gemeente Den Helder. De looptijd van overeenkomst is vijf jaar welke eenzijdig door de gemeente Den Helder maximaal vijfmaal met één optiejaar kan worden
verlengd. Indien van alle optiejaren van het raadsinformatiesysteem gebruik wordt gemaakt, is de einddatum van de overeenkomst 31 maart 2033. Gegund wordt de opdracht aan de inschrijver wiens inschrijving de beste prijs-kwaliteitsverhouding heeft.
Bron: Tenderned zaterdag 10 september 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/271711