Outsourcing ICT-dienstverlening Nationale Opera & Ballet
Nationale Opera & Ballet (NO&B) creëert, produceert en presenteert zowel traditionele als vernieuwende opera-en balletproducties van topkwaliteit. Om deze topkwaliteit beter te ondersteunen heeft NO&B besloten haar IT anders in te richten en hiervoor het programma “masterplan IT” gestart. In de context van het masterplan valt IT uiteen in 3 delen:
1. De aansluiting van de bedrijfsvoering op IT (BV)
2. De informatievoorziening door samenhangende applicaties (IV)
3. De hardware (apparaten, verbindingen en beheer (ICT))
Kennis van de bedrijfsvoering en informatievoorziening voor een bedrijf als NO&B is, gezien het unieke karakter van de organisatie (werkprocessen en de hiervoor gebruikte applicaties), moeilijk te vinden en tegelijk van dermate strategische en toegevoegde waarde dat NO&B maximaal inzet om deze kennis in huis te halen en te ontwikkelen. Om hierop te kunnen richten heeft NO&B gekozen haar ICT uit te besteden aan een partner die begrijpt dat NO&B geen standaard bedrijf is, maar uniek in haar soort. NO&B heeft goed passende ICT ondersteuning nodig om haar producties op topkwaliteit te blijven leveren. Dat vereist niet zelden ook maatwerk op ICT vlak.
De scope van de opdracht betreft het leveren, beheren en ondersteunen van werkplek-, netwerken platformdiensten ten behoeve van de gebruikers van NO&B. In de huidige situatie verzorgt een team van 3 à 4 medewerkers (2 FTE) van NO&B afdeling I&I de Diensten, op onderdelen ondersteund door externe partijen (support buiten kantoortijden, on-site
ondersteuning) beheer op IAM, support op de Apple Mac omgeving). De technische invulling van de dienstverlening is primair gebaseerd op de Microsoft suite. Buiten de hierboven beschreven scope voor de kantoorautomatisering heeft NO&B, ten behoeve van haar primaire proces, een industriële ICT omgeving in beheer bij de afdelingen AVM (audiovisuele middelen) en OTT (ondersteuning theater techniek). Deze industriële ICT valt buiten scope van deze opdracht. Het beheer op het koppelvlak tussen kantoorautomatisering en de industriële ICT valt binnen de scope.
Ook bij NO&B is sprake van een grote impact van digitalisering op de organisatie. Er wordt geen voorstelling gegeven zonder IT. IT levert een grote bijdrage aan een hoge bezettingsgraad, het efficiënt maken en het vergroten van de slagkracht van de organisatie. Het maken van producties, het repeteren, de ondersteunende theatertechniek, het presenteren van voorstellingen, het opzetten van marketingcampagnes, het stimuleren van kaartverkoop, het organiseren van personeelsinformatie, het maken van voorstellingen kan in veel gevallen niet meer zonder IT. Tegelijk verandert die IT in hoog tempo. Voor een deel van de creatieve en ambachtslieden is het aanhaken bij deze ontwikkeling niet een natuurlijke stap en vergt dit extra inspanningen. Binnen IT moet een klein team van specialisten zowel de IT in de lucht houden als vernieuwen. De uitbesteding van de ICT infrastructuur diensten binnen NO&B moet leiden tot een partner die naast het beheren van de infrastructuur de NO&B medewerkers (ook de minder IT vaardigen) adequaat ondersteunt bij het gebruik van ICT voor het uitoefenen van hun taken en gaat helpen bij het technisch en functioneel vereenvoudigen van het IT landschap en meer flexibiliteit biedt in te gebruiken
apparatuur, zodat NO&B zich kan richten op het professionaliseren van de informatie voorziening en bedrijfsvoering.
Bij een keuze voor een passende Europese aanbestedingsprocedure heeft NO&B gekozen voor een “niet-openbare procedure”. De aanbesteding kent derhalve twee fasen, een selectiefase en een gunningfase. In de selectiefase worden vijf deelnemers geselecteerd voor deelname aan de gunningsfase. Met de inschrijver aan wie de opdracht uiteindelijk wordt gegund zal een overeenkomst worden aangegaan met daarin opgenomen de specifieke kenmerken/voorwaarden. Deze overeenkomst heeft een initiële looptijd van vier jaar. De initiële looptijd beslaat zowel de transitie als de opvolgende operationele dienstverleningsperiode. Na het verstrijken van de initiële looptijd wordt de overeenkomst automatisch stilzwijgend verlengd voor opvolgende periodes van telkens één jaar, tenzij deze schriftelijk geheel of gedeeltelijk wordt opgezegd.
Bron: Tenderned zaterdag 26 maart 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/257006