Ontwerp en uitvoering standbouw Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

Voor de realisering van haar taken organiseert de opdrachtgever onder meer evenementen op nationale en internationale vakbeurzen, tentoonstellingen en andere manifestaties. Hierbij wordt gebruik gemaakt van stands en paviljoens, ingericht met audiovisuele presentaties en allerlei andere middelen. Een evenement kan zowel in Nederland als daarbuiten zijn en is in de regel een voorlichtingsmanifestatie, (vak)beurs of internationale tentoonstelling.

RVO zoekt inschrijvers die een combinatie bieden van specialismen op de gebieden van het ontwerpen en realiseren van stands incl. audiovisuele concepten afgestemd op doelstellingen en huisstijl(en) van de opdrachtgever, zoals in deze aanbesteding bedoeld. Opdrachtgever wenst bij perceel 1 met één inschrijver en bij perceel 2 met twee inschrijvers, die de economisch meest voordelige inschrijving hebben gedaan, een raamovereenkomst te sluiten. De toekomstige opdrachtnemers, alsmede de door de opdrachtnemers te leveren diensten, moeten hierbij voldoen aan de door opdrachtgever te stellen voorwaarden.

De te gunnen raamovereenkomsten worden ondergebracht in de volgende twee percelen:
Perceel 1: Modulaire stands. Ontwerp, bouw en inrichting van stands en paviljoens met behulp van modulaire standbouwelementen afgestemd op doelstellingen en huisstijl(en) van de opdrachtgever;
Perceel 2: Maatwerkstands. Ontwerp, bouw en inrichting van stands en paviljoens afgestemd op doelstellingen en huisstijl(en) van de opdrachtgever.

Één inschrijver kan zich inschrijven voor één van beide percelen en dus maar één perceel gegund krijgen.

Voor alle percelen geldt dat opdrachten die onder de raamovereenkomsten worden verstrekt, onder meer de volgende onderdelen kunnen bevatten:

• conceptontwikkeling voor presentatie op locatie: ideevorming betreffende de boodschap die Opdrachtgever in een beursomgeving wil uitdragen. Veelal gaat het om internationalisering van het Nederlandse bedrijfsleven en andere thema’s van overheidsbeleid;
  
• ontwerpen en/of bijeenbrengen van de communicatiemiddelen in een beursomgeving, zoals stand, paviljoen en presentatiemiddelen;
  
• realiseren van standontwerp en/of standbouw van een NL paviljoen of andersoortige stand op een beurs of tentoonstelling;
  
• inrichten van een stand of paviljoen;
  
• inrichten en verzorgen van presentaties van agrarische producten: sierteeltproducten, tuinbouwproducten e.d.
• overleg voeren met de opdrachtgever, (mede-)organisatoren, beursorganisator en de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging ter plaatse;
  
• verzorgen van het transport van het standbouwmateriaal naar en van de beurs of tentoonstelling;
  
• opbouwen en afbreken van het paviljoen/de stand;
  
• onderhoud en schoonmaak van het paviljoen/de stand;
  
• leveren van ondersteunende technische werkzaamheden aan de exposanten in het paviljoen/de stand;
  
• inhuur gespecialiseerd personeel voor het desbetreffende project

Er zijn twee standaard stijlen die toegepast worden:
1. NL branding huisstijl: voor de collectieve Nederlandse (meestal handelsbevorderende) inzendingen op internationale vakbeurzen;
2. Rijkshuisstijl: voor de promotie van programma’s van RVO aan de Nederlandse doelgroep en het CBI

Het te gebruiken materiaal van de inzending kan verschillen:
– Gebruik van modulaire standbouwelementen van duurzaam materiaal en meerdere malen te gebruiken door inschrijver;
– Maatwerkstands met gebruik van duurzame materialen;
– Een combinatie: een modulaire stand met enkele maatwerk-accenten.

De opdracht kan verschillen:
– RVO vraagt zowel een ontwerp als bouw van een nieuwe stand;
– RVO vraagt alleen een standontwerp dat geschikt is voor meerdere inzendingen (waarvan  RVO volgens ARVODI 2018 het intellectueel eigendom van krijgt);
– RVO vraagt alleen ontwerp en de aankleding te verzorgen van een presentatie in een bestaande ruimte;
– RVO vraagt een simpele aankleding van een ruimte met (zo mogelijk) modulaire banners en informatieborden.

RVO wil geen standbouwmateriaal in eigendom hebben. De uitvoerder beschikt zelf gedurende de looptijd van de overeenkomst over de benodigde standbouwmaterialen. Bij internationale opdrachten wordt per nadere opdracht door de opdrachtgever in overleg met de
opdrachtnemer bepaald of gebruik zal worden gemaakt van een lokale standbouwer. In sommige gevallen wordt een lokale standbouwer opgelegd vanuit de beursorganisatie waardoor de opdrachtnemer met deze lokale standbouwer zal moeten samenwerken. In sommige gevallen
wordt door de beursorganisatie een standbouwer aangewezen waardoor er geen opdracht bij de raamcontractant wordt uitgevraagd.
RVO/CBI kan de logistieke organisatie van een vakbeursinzending uitbesteden aan een Raamcontractant van missies en internationale evenementen.

De aanbestedende dienst is voornemens over te gaan tot het sluiten van overeenkomsten met een maximale looptijd van vier jaar. De aanbestedende dienst gaat uit van een geraamde totale opdrachtwaarde van 6.130.000,- Euro exclusief btw.
Per perceel wordt de waarde geraamd op:
– Perceel 1 modulair: 2.880.000 Euro (exclusief btw).
– Perceel 2 maatwerk: 3.250.000 Euro (exclusief btw).
De grootte van perceel 1 wordt geschat op € 2.880.000,- over vier jaar. Ingeschat wordt dat met name RVO dit perceel inroept voor de ontwerp en bouw van presentaties in Nederland, de beursprogramma’s van CBI en kleinschalige NL lounges op internationale vakbeurzen.
De grootte van perceel 2 wordt geschat op € 3.250.000,- over vier jaar voor met name standontwerp- en bouw op grootschalige evenementen op onder meer internationale vakbeurzen in het buitenland en op de door BIE erkende internationale tentoonstellingen die plaatsvinden tussen 2 World Expo’s.
De geraamde waarde is een indicatie waaraan geen rechten kunnen worden ontleend.

Bron: Tenderned 21 augustus 2020 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/203120