Ontvlechting/verzelfstandiging informatievoorziening -Terra

Onderwijsgroep Noord is een bestuurlijke samenwerking van rsg de Borgen en Terra. Tot 1 januari 2022 maakte ook het Dollard College onderdeel uit van Onderwijsgroep Noord. Binnen Onderwijsgroep Noord en haar onderwijsinstellingen worden circa 1.600 medewerker-accounts en circa 12.000 leerling/studenten accounts beheerd, terwijl er circa 4.000 computer-devices in beheer zijn, een en ander verspreid over 23 vestigingen in Groningen, Friesland en Drenthe. Daarnaast worden voor ouders circa 15.000 accounts beheerd. Het technisch beheer wordt uitgevoerd door het taakgebied informatisering en automatisering’ van de ondersteunende diensten. De instellingen die op dit nog deel uitmaken van Onderwijsgroep Noord hebben formeel besloten om vanaf 1 januari 2024 (weer) zelfstandig te gaan opereren, ook op het terrein van informatievoorziening. Het Dollard College is reeds per 1 januari 2022 opgegaan in de Stichting Scholengroep Trivium. Echter de gezamenlijke ICT-infrastructuur van Onderwijsgroep Noord vormt op dit moment nog steeds de basis voor de informatievoorziening van het Dollard College. De gemeenschappelijke informatievoorziening moet in de loop van 2023/2024 worden ontvlochten en Onderwijsgroep Noord heeft daartoe het programma Ontvlechting Informatievoorziening ingericht.

De wens en het besluit van de drie onderwijsinstellingen om zelfstandig te kunnen opereren heeft grote gevolgen voor de sterk geïntegreerde informatievoorzieningen. Het besluit om geen gemeenschappelijke aansturing meer te organiseren zorgt voor
het wegvallen van redenen om wel een gemeenschappelijke informatievoorziening te behouden. Er is dan geen gemeenschappelijke structuur meer aanwezig voor het dragen van financiële, juridisch en organisatorische risico’s. Daarnaast is het niet langer mogelijk om het eigenaarschap van de informatievoorziening te organiseren.

Het programma is verdeeld in negen projecten:
1 Microsoft365/Modern Workspace
2 Accountbeheer
3 Serveromgeving
4 Afdrukken
5 Actieve componenten en verbindingen
6 Portalen/websites
7 Personeelszaken, financiën en secretariaat
8 Onderwijs-logistieke systemen
9 Inkoop, contracten, licentiebeheer
Bij de ontvlechting heeft Onderwijsgroep Noord een aantal uitgangspunten geformuleerd:
• iedere onderwijsinstelling organiseert haar informatievoorziening en systemen zelfstandig;
• de bestaande sourcingstrategie, waaronder ‘cloud-tenzij’ en Microsoft(365) blijft van kracht;
• de eigen datacenters zijn leeg voor wat betreft servers, opslag en telefonie;
• alle data wordt overgezet of verwijderd. Er blijven geen systemen of gegevenssets achter die vanwege bewaarplicht/termijnen beschikbaar moeten blijven.

Het project dat onderdeel van de onderhavige Opdracht is omvat het ontvlechten en verzelfstandigen van de informatievoorziening, waarbij het systemen betreft die vallen onder bovenstaande projecten 1 (Microsoft365/Modern Workplace, 2 (Accountbeheer) en 3 (Serveromgeving). De invlechting van individuele scholen binnen de
onderwijsinstellingen valt weliswaar buiten de scope van de ontvlechting, maar valt wel binnen de scope van de ‘opdracht’, in de zin dat invlechting dient te geschieden onder regie en verantwoordelijkheid van de onderwijsinstellingen zelf (vandaar de
insteek dat er meerdere overeenkomsten worden aangegaan). De overige projecten (4 tot en met 8) vallen buiten de scope van de opdracht, maar hebben op aandachtsgebieden zoals onder meer accountbeheer wel raakvlakken. Deelproject 9 (Inkoop, contracten, licentiebeheer) valt binnen de scope van de opdracht voor zover het raakvlakken heeft met de projecten 1, 2 en 3.

De instellingen wensen een leverancier te selecteren die hen ondersteunt bij de voorbereiding en uitvoering van de ontvlechting en invlechting van de informatievoorziening. Daarbij adviseert de leverancier gemotiveerd omtrent de te maken keuzen/scenario’s en brengt hij door hem voorziene afhankelijkheden in kaart in relatie tot (on)mogelijkheden in relatie tot architectuur, technisch ontwerp en fasering. Na goedkeuring van het op te leveren (deel)programmaplan geeft hij invulling aan de daadwerkelijke ontvlechting, door de ICT-omgevingen in te richten, backend-systemen en devices te koppelen op basis van de ‘modern workplace’, en het ontvlechten en overzetten van alle data uit Microsoft365, daarbij alle IT-middelen/tooling ter beschikking stellend. De totale doorlooptijd van uitvoering van de opdracht (volgend op de afronding van de aanbestedingsprocedure) wordt ingeschat op zes tot twaalf maanden, maar zal in overleg met de potentiële inschrijvers nader in kaart worden gebracht. Potentiële gegadigden dienen rekening te houden met een capaciteitsvraag vanuit de instellingen. De continuïteit van de ICT dienstverlening tijdens de ontvlechting is van essentieel belang. De capaciteit die benodigd is vanuit de interne organisatie voor de ontvlechting van de ICT-omgeving en de extra capaciteitsvraag die de organisatorische ontvlechting met zich meebrengt zal ingevuld moeten kunnen worden door de leverancier. De opdracht wordt afgerond met overdracht van de onderscheiden informatievoorzieningen naar de instellingen, waarna de ‘eigen’ beheerorganisaties van de betreffende Instellingen het beheer zullen voeren.

Aanbestedende dienst gunt de opdracht voor een bepaalde tijd. De precieze doorlooptijd van de projectfasen wordt mede bepaald door inzichten van potentiële inschrijvers omtrent de benodigde doorlooptijd. Zoals hiervoor aangegeven bedraagt
de geschatte doorlooptijd circa zes tot twaalf maanden, te rekenen vanaf 1 april 2023. Deze aanbestedingsprocedure wordt in de vorm van een ‘mededingingsprocedure met onderhandeling’ uitgevoerd. Deze aanbestedingsprocedure is in drie fasen verdeeld:
1 Selectiefase
2 Consultatiefase
3 Onderhandelingsfase

Bron: Tenderned zondag 2 oktober 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/274459