Notuleerdiensten (RIVM)

Het RIVM is een onderdeel van de Rijksoverheid en heeft tot taak door onderzoek en ondersteuning de publieke gezondheid en een schoon en veilig leefmilieu te bevorderen. Hiertoe werkt het RIVM samen met een grote diversiteit aan ketenpartners, veldpartijen, ministeries, (patiënten) koepels, ziekenhuizen, etc. Veel van deze partijen zijn ook vertegenwoordigd in de vele commissies en werkgroepen die nodig zijn om de taak goed uit te kunnen voeren. Waar nodig wordt de verslaglegging van de
vergaderingen van die werkgroepen en commissies uitbesteed aan een onafhankelijke derde. Het RIVM hecht veel waarde aan het transparant vastleggen van beslissingen, discussies en diverse meningen die aan besluitvorming in de vergaderingen ten grondslag ligt.  De duur en de complexiteit van de inhoud van de verschillende vergaderingen loopt uiteen. De duur van vergaderingen is gemiddeld 2 tot 4 uur, maar vergaderingen die korter of langer duren dan 2 tot 4 uur behoren ook tot de mogelijkheden. Het kan voorkomen dat vergaderingen in de avonduren plaatsvinden. Van de te contracteren partij wordt daarom een flexibele opstelling verwacht. Het niveau van de vergaderingen varieert van gemiddeld tot zeer complex.
Waarbij RIVM de volgende definitie hanteert:
Gemiddeld – De inhoud van de vergadering is voor de notulist goed te volgen en bevat weinig vakinhoudelijke materie;
Complex – De inhoud van de vergadering is voor de notulist te volgen maar bevat al enige vakinhoudelijk materie;
Zeer complex – Deze vergaderingen bevatten (zeer) veel vakinhoudelijk, gedetailleerde materie waarbij voorbereiding van de notulist door middel van het lezen van de vergaderstukken noodzakelijk is.

Onderwerpen die in vergaderingen aan bod kunnen komen zijn zeer divers en variëren per werkgroep en RIVM onderdeel. Te denken valt daarbij onder andere aan: Informatiehuishouding, medische inhoudelijke onderwerpen, zorg, milieu, milieu gevaarlijke stoffen, veehouderij, leefomgeving, stikstof, laboratoria, kwaliteit, financiën, beleid etc. Aangezien de voertaal in vrijwel alle werkgroepen en commissies de Nederlandse taal is dient de opdrachtnemer/aanbieder de Nederlandse taal in woord en geschrift uitstekend te beheersen.  Daarnaast komt het eveneens voor dat werkgroepen en commissies een internationaal karakter hebben waardoor het beheersen in woord en geschrift van de Engelse taal gewenst is. Het format van verslaglegging zal in overleg met de contactpersonen voor de verschillende vergaderingen worden vastgesteld. Dit kan per RIVM onderdeel of werkgroep/commissie verschillen. Vergaderingen vinden plaats op locatie RIVM alsmede vergaderlocaties door heel Nederland. De locatie RIVM is vooralsnog: Antonie van Leeuwenhoeklaan te Bilthoven. Het RIVM gaat in 2023 verhuizen naar Utrecht Science Park.

De opdracht betreft de volgende werkzaamheden:

• Het schriftelijk vastleggen van verschillende vergaderingen: notuleerdiensten.
• Het gaat om verslaglegging van discussies en beslissingen die aan besluitvorming ten grondslag liggen. De onderwerpen zijn heel divers en vaak ‘zorg’ gerelateerd. Het gaat daarbij vaak om medische, technische en vakinhoudelijke discussies
• Opdrachtnemer dient diverse verschillende uitwerkvormen te beheersen en is binnen heel
  Nederland inzetbaar
• Het corrigeren en het definitief maken van de notulen
• Het inplannen van notulisten op de aangeleverde planning (vergaderingen)

Gemiddeld vinden er tweehonderd vergaderingen per jaar plaats. Een vergadering duurt gemiddeld twee tot vier  uur. Het gemiddeld aantal vergaderingen kan toe- of afnemen.  Met deze inschatting poogt de aanbestedende dienst een zo goed mogelijk beeld geven van de omvang van de opdracht. Aan de inschatting kunnen geen rechten worden ontleend.

Er is gekozen voor een raamovereenkomst omdat niet duidelijk is hoe groot de afname door de jaren heen zal zijn. Het is ook niet bekend hoeveel verschillende centra van het RIVM tijdens de looptijd gebruik zullen gaan maken van deze raamovereenkomst. De raamovereenkomst wordt gesloten voor een periode van twee jaar. De verwachte ingangsdatum
van de overeenkomst is 1 oktober 2022 en eindigt van rechtswege op 1 oktober 2024, zonder stilzwijgende verlenging. De raamovereenkomst bevat twee opties tot verlenging van één jaar.  Voor deze aanbesteding wordt de openbare procedure gebruikt. Als criterium voor gunning wordt gehanteerd: de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

Bron: Tenderned vrijdag 6 mei 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/260829