Meldingensysteem openbare ruimte Lelystad
Het doel van de aanbesteding is om voor de gemeente Lelystad een overeenkomst te sluiten met een marktpartij. De overeenkomst biedt invulling voor een meldingen- en klachtensysteem waarin burgers en medewerkers van de gemeente Lelystad meldingen over de openbare ruimtekunnen registreren, behandelen en afhandelen. De burger kan middels een applicatie of website een melding maken over een gebrek in de openbare ruimte. Door de gemeente Lelystad kan de melding in behandeling worden genomen en worden afgehandeld. De oplossing heeft de volgende doelen:
• Een laagdrempelige en eigentijdse oplossing voor alle inwoners, ondernemers, toeristen en passanten om eenvoudig een melding te kunnen doen (via app, webformulier, telefonisch, fysiek aan de balie);
• Een digitale en intuïtieve omgeving waarin melders de voortgang van de melding kunnen monitoren. Een gevolg hiervan is dat we het KCC van de gemeente Lelystad ontlasten;
• Een optimale en duidelijke informatievoorziening richting management en directie over het aantal meldingen, het soort meldingen, locaties en afhandeltermijnen;
• Efficiënter werken in de uitvoering doordat medewerkers plaats- en tijdonafhankelijk meldingen kunnen behandelen en verwerken;
• Gebruiksgemak voor medewerkers en duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is.
• Eén systeem waar de informatiestromen ten aanzien van meldingen openbare ruimte samenkomen. We registeren alles binnen één omgeving
De opdracht is het beschikbaar stellen van een oplossing die de huidige oplossing zal moeten vervangen en moet passen binnen de huidige (informatie)architectuur. De uitgangspunten van het nieuwe systeem zijn: klantvriendelijk, eenvoudig, efficiënt en plaats- en tijd onafhankelijk kunnen werken. Als organisatie zijn we opzoek naar een totaaloplossing. Dat betekent dat hetzelfde systeem door zowel inwoner, als medewerker wordt gebruikt voor het registreren, behandelen en afhandelen
van een melding. Een melding moet zo snel mogelijk bij de juiste medewerker uitkomen. Op straat of op kantoor. Daarbij is het voor de medewerker mogelijk om op elk moment van de dag meldingen in te zien, door te zetten of af te handelen (met daarbij rechtstreekse communicatie richting de melder).
Wanneer inschrijvers dat aangeven bestaat de mogelijkheid tot het organiseren van een informatiebijeenkomst. Tijdens deze bijeenkomst kunnen door inschrijvers mondeling inhoudelijke vragen over de lopende aanbesteding worden gesteld die, zo mogelijk, tijdens de bijeenkomst door gemeente Lelystad worden beantwoord. Een schriftelijke verslaglegging van alle vragen en gegeven antwoorden wordt door gemeente Lelystad op Tenderned gepubliceerd. De informatiebijeenkomst wordt alleen georganiseerd wanneer minimaal twee inschrijvers kenbaar hebben gemaakt zo’n bijeenkomst op prijs te stellen. Inschrijver kan dit uiterlijk tot twee dagen voor de datum zoals neergelegd in hoofdstuk 5.4 (Planning), digitaal via Tenderned (optie “Verstuur een bericht over deze aanbesteding naar Gemeente Lelystad”) kenbaar maken. Als deze informatiebijeenkomst wordt
georganiseerd wordt een uitnodiging met opgave van locatie via Tenderned gepubliceerd.
NDR Potentiële inschrijvers opgelet. Wij van AN hebben geen idee wat aanbesteder bedoelt met “twee dagen voor de datum zoals neergelegd in de planning. Als u dat nou ook heeft, vraag het dan aan Lelystad.
Doel van de aanbesteding is een overeenkomst af te sluiten met één opdrachtnemer. De overeenkomst heeft een initiële looptijd van vier jaar met drie mogelijke verlengingen, van ieder twee jaar. Gelet op de complexiteit van de opdracht, de gewenste oplossing en de samenstelling van de markt (knelpuntsegment) heeft gemeente Lelystad gekozen voor een aanbesteding volgens de openbare procedure.
Bron: Tenderned donderdag 31 maart 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/257326