Marktconsultatie vervanging uitgaand subsidiesysteem Eindhoven

De gemeente Eindhoven houdt een markconsultatie met betrekking tot:
1. Het ondersteunen van het subsidieverstrekkingsproces door middel van een passende applicatie;
2. De mogelijkheden voor het koppelen van deze applicatie met bestaande applicaties van de gemeente Eindhoven;
3. De wijze waarop implementatie van de betreffende applicatie plaatsvindt. 

De subsidieverstrekking betreft de domeinen:
1. Sociaal Domein
2. Economie & Cultuur (incl. Evenementen)
3. Ruimtelijk Domein (incl. Gebiedsexpertise, Sport)

In 2020 zijn bijna 600 subsidie aanvragen gehonoreerd. Het huidige ondersteunend systeem is Key2Subsidies. Dit heeft koppelingen met zowel het financiële systeem (Decade) als het met document management systeem (eDocs).

Met het uitkeren van subsidies wil de gemeente Eindhoven een bijdrage leveren aan maatschappelijke doelstellingen. Om de doelstelling te bereiken willen de stad een efficiënt proces inrichten met de belangrijkste thema’s: betrouwbaarheid,
rechtmatigheid, transparantie en klantgerichtheid. Thema’s die vanuit betrouwbaarheid naar voren komen zijn: minimale
handmatige verwerkingsacties, maximaal gebruik maken van koppelingen van systemen (~ kwaliteit van data), zorgen dat de juiste informatie op de juiste plaats beschikbaar is. Vanuit rechtmatigheid komen thema’s naar voren rond beveiliging, de scheiding van verantwoordelijkheden tussen medewerkers, logging van acties als ook activiteiten van interne controle / audits. Transparantie verwijst naar duidelijke processtappen, inzicht in informatie en documentatie bij elke stap, zowel voor de gemeente als ook voor de aanvragers. De transparantie voor de aanvrager zorgt voor een duidelijke klantgerichtheid. De aanvrager heeft steeds inzicht in de status van zijn aanvraag. Gebruiksvriendelijkheid en gebruiksgemak bij het aanvragen van subsidies zijn vanzelfsprekend. Daarnaast zijn uitgebreide rapportage mogelijkheden over zowel bestuurlijke informatie als
over procesbeheersing noodzakelijk. 

Het doel van deze marktconsultatie is het verkrijgen van inzicht in;
• De geïnteresseerde marktpartijen die de bovenstaande dienstverleningen geheel of gedeeltelijk door synergetische voordelen kunnen opleveren
• mogelijke innovatieve, efficiënte en / of kostenbesparende oplossingen vanuit de markt
• De stand van zaken bij diverse leveranciers om de benodigde technische oplossing te leveren
• De aanwezige risico’s
• Inzicht in de investeringskosten voor de betreffende dienstverleningen en de verwachten lopende kosten

De gemeente Eindhoven wil voorafgaand aan een eventueel formeel aanbestedingsproces, wederzijds vrijblijvend en openbaar informatie verkrijgen vanuit de markt. De verkregen informatie zal gebruikt worden bij het verder specificeren van de mogelijke opdracht(en) en bij de keuze(s) van de aanbestedingsvorm(en) c.q. contractvormen. Op deze wijze kan/kunnen de aan te besteden opdracht(en) afgestemd worden op de mogelijkheden die er zijn in de huidige markt.

De deelnemers kunnen tot 19 April vragen stellen via Tenderned. Van deze vragen met de bijbehorende antwoorden wordt een geanonimiseerde nota van inlichtingen opgesteld. Het zal niet in alle gevallen mogelijk zijn om detailvragen te beantwoorden. De deelnemers worden verzocht de vragenlijst die u bij de marktconsultatiedocumenten op Tenderned aantreft, in te vullen en uiterlijk 3 Mei 2021 in te dienen via Tenderned. Gelieve bij de beantwoording de volgorde van de vragenlijst aan te houden. Voor de onderwerpen die de deelnemers zelf aan de orde willen stellen is geen verplicht format.

De gemeente Eindhoven kan ervoor kiezen om gesprekken aan te gaan naar aanleiding van de antwoorden op de vragenlijst (bijvoorbeeld indien de antwoorden leiden tot onduidelijkheden). De gesprekken met de deelnemers zullen vanuit de gemeente gevoerd worden door een projectteam bestaande uit onder meer een algemeen projectleider, I&B projectleider, ICT inkoopadviseur, business consultant. Deze optionele gesprekken zullen plaatsvinden tussen maandag 10 Mei 2021 en vrijdag 14 Mei 2021.

Bron: Tenderned 6 april 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/224268