Marktconsultatie financieel systeem – Gooise Meren
In 2016 zijn de gemeenten Muiden, Bussum en Naarden gefuseerd tot gemeente Gooise Meren. De afdeling Financiën en Belastingen (F&B) heeft als ambitie haar diensten aan de gemeentelijke organisatie en de burgers en bedrijven van de gemeente Gooise Meren te verbeteren en zich voor te bereiden op de toekomst door te werken aan optimale informatievoorziening, verslaglegging en advisering, ondersteund door een doelmatige financiële administratie. Met behulp van verdergaande digitalisering wil de gemeente Gooise Meren financiële data verrijken, onregelmatigheden signaleren en oplossingen aan de organisatie aanreiken. Om dit te realiseren is er behoefte aan een verdere professionalisering van de financiële processen en producten en aan de integratie met de inkoop – en contractmanagement processen. Mede naar aanleiding van de marktverkenning, is de gemeente tot de conclusie gekomen dat het gewenst is om de overstap te maken naar een nieuw financieel systeem met geïntegreerde contractmanagement functionaliteit en te werken conform markt-standaard processen op een SaaS platform. Daarnaast loopt het contract van het huidige financiële systeem (Decade Financials) van rechtswege af.
Aangezien de overstap ingrijpende technische- en procedurele gevolgen heeft, wil de gemeente Gooise Meren zich met deze marktconsultatie een zo helder en volledig mogelijk beeld vormen van de mogelijkheden die de markt biedt en de gevolgen die deze transitie heeft op de huidige financiële bedrijfsvoering om vervolgens een gerichte aanbesteding uit te kunnen schrijven.
In 2015 is het huidige financiële systeem, Decade Financials aangeschaft. Het contract heeft een looptijd van 8 jaar tot en met 2023. Er is gekozen om aantal aanvullende processen in andere applicaties onder te brengen.
Het begrotings- en verantwoordingsproces in Pepperflow
Onderbouwen van Reserves en Voorzieningen in Excel
Contractmanagementproces deels in zaaksysteem.nl en Topdesk
Management rapportage en datawarehouse in Cognos
Na de fusie in 2016 zijn alle financiële administraties van Bussum, Muiden, Muidenberg en Naarden ondergebracht in Decade Financials.
In februari 2022 is de gemeente Gooise Meren een marktverkenning gestart naar de mogelijkheden en oplossingsrichtingen. Dit heeft geleid tot de conclusie dat het voor de gemeente Gooise Meren gewenst is om de overstap te maken naar een nieuw financieel managementsysteem met geïntegreerde contractmanagementfunctionaliteit, werken conform markt-standaard processen en gerealiseerd op een SaaS platform.
De gemeente Gooise Meren nodigt alle geïnteresseerde leveranciers uit die zich kunnen conformeren aan alle voorwaarden.
Tevens heeft de gemeente Gooise Meren een aantal leveranciers, waarvan zij meent dat deze geïnteresseerd zijn in deelname aan de marktconsultatie, geattendeerd op deze aankondiging.
Het indienen van een reactie op de onderhavige marktconsultatie kan uitsluitend via het aanbestedingsplatform Tenderned plaatsvinden.
Als leveranciers vragen hebben over de inhoud van de marktconsultatie, kunnen zij vragen stellen via Tenderned tot en met 11 juli 2022. Vragen worden verzameld en uiterlijk op 18 juli 2022 beantwoord via het Tenderned platform. Telefonische, per e-mail of anderszins gestelde vragen worden niet in behandeling genomen. Leveranciers dienen in beginsel al hun vragen vóór het sluiten van de indieningstermijn te stellen.
In verband met een redelijke tijdsinvestering van zowel de gemeente Gooise Meren als deelnemers kan de gemeente Gooise Meren op basis van de schriftelijke beantwoording, één of meerdere leveranciers uitnodigen voor een toelichtend gesprek. De gemeente Gooise Meren is echter op geen enkele wijze hiertoe verplicht. Leveranciers ontvangen zo spoedig mogelijk een bericht.
Bron: Tenderned zondag 3 juli 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/266084