Marktconsultatie E-mail management tool gemeente Venlo

Foto: www.Pixabay.com

De gemeente Venlo is voornemens om in het voorjaar van 2021 een aanbesteding in de markt te zetten aangaande een e-mail management tool. Deze applicatie maakt het onder andere mogelijk om snel en eenvoudig:
vanuit applicaties, waaronder Microsoft SharePoint en Teams e-mails te verzenden;
ontvangen e-mail berichten correct op te slaan ten behoeve van dossiervorming.

Het doel van de schriftelijke marktconsultatie is om inzicht te krijgen in een aantal aspecten van de gevraagde applicatie en de voorgenomen aanbestedingsprocedure. De Venlose gebruikers werken veelal op de oude en vertrouwde manier.  Ondanks de al jarenlange beschikbaarheid van Microsoft SharePoint worden documenten nog vaak via de Windows verkenner benaderd en opgeslagen. Belangrijke gegevens worden veelal bewaard in de (persoonlijke) mailboxen van Outlook of opgeslagen in een map op een netwerkschijf in plaats van in een aangewezen applicatie. Sinds afgelopen jaar is Venlo gestart met een gefaseerde overgang naar onder andere Microsoft 365. We vinden het belangrijk dat informatie op een zo eenduidige en gebruiksvriendelijke manier kan worden opgeslagen, waardoor de kans op missende informatie in opgebouwde dossiers zoveel mogelijk voorkomen wordt.  Wij zoeken een manier om de gebruiker los te weken van het werken met bijvoorbeeld de verkenner. Om dit te kunnen realiseren zoeken wij een tool die de gebruiker in staat stelt vanuit de e-mail makkelijk documenten in andere applicaties te benaderen, op te slaan, te vinden en te versturen.

 Ten behoeve van het verzenden en ontvangen van e-mails wordt momenteel gebruik gemaakt van Microsoft Outlook365 on-premises en  Microsoft Exchange. Verzonden en ontvangen e-mails worden op dit moment nog opgeslagen op het interne netwerk. Aantal e-mail gebruikers: 1000 – 1500.

 Het is een vereiste dat de aan te schaffen e-mail tool naadloos integreert met onderstaande applicaties 1 tot en met 5 en toekomstige updates daarvan.

1 Microsoft Outlook365 on-premises
2 Microsoft Exchange
3 Microsoft SharePoint 2019
4 Microsoft SharePoint Online
5 Microsoft Teams

Naast de hierboven genoemde applicaties is het wenselijk dat de aan te schaffen e-mail tool tevens kan samenwerken met de onderstaande applicaties 6 tot en met 11 en toekomstige updates:

6 Microsoft SharePoint 2016
7 Microsoft CRM Dynamics (OneGov zaaksysteem)
8 Squit XO / Squit20/20
9 GWS4All
10 EnterpriseOnele deelnemer
11 iBurgerzaken

Hamvraag in deze consultatie is natuurlijk:  Zijn er tools beschikbaar die aan onze vraag voldoen? De overige ca 12 vragen moeten de potentiële deelnemers zelf ophalen in Tenderned.

Bron: Tenderned 20 januari 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/217351

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud