Levering van schoonmaakmiddelen en -materialen, onderhouden en keuren van schoonmaakmachines Den Haag

De gemeente Den Haag wenst een raamovereenkomst te sluiten met één opdrachtnemer. Het doel van deze aanbesteding is om één opdrachtnemer te contracteren die professionele schoonmaakmiddelen, -materialen en –machines met bijbehorend advies en opleidingen kan leveren conform de eisen en wensen. Tevens dient de opdrachtnemer de in eigendom van de gemeente zijnde professionele schoonmaakmachines te onderhouden, jaarlijks te keuren en indien nodig nieuwe
schoonmaakmachine te leveren op basis van huur of koop. Gedurende de looptijd van de overeenkomst wil de gemeente in partnership met opdrachtnemer toewerken naar een duurzamere inkoopketen.

Elke deelnemende gemeentelijke dienst hanteert een eigen bestelprocedure en heeft decentraal een besteller. De
deelnemende diensten kunnen zelfstandig bestellingen plaatsen onder de paraplu van de te sluiten raamovereenkomst. In de huidige situatie maken onderstaande diensten gebruik van de schoonmaakmiddelen en schoonmaakmachines:
• SZW (inclusief Den Haag Werkt (DHW))
• OCW
• DBV (IDC)
De werkzaamheden waarbij schoonmaakmiddelen, – materialen en schoonmaakmachines worden ingezet verschillen per dienst. 

DHW maakt gemeentelijke panden schoon met uitzondering van zwembaden en sporthallen. Bij DHW werken 1900 medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt, waarvan 260 in de schoonmaakdienstverlening. Bij een dergelijk groot bedrijf is extra grip nodig op het bestelproces. Juist gebruik van schoonmaakmiddelen, – materialen en machines is een punt waar DHW extra alert op is. De volgende probleemsituaties moeten tijdig herkend worden:
• Onverdund gebruik van schoonmaakmiddelen;
• Het juiste schoonmaakmiddel voor de juiste taak en het juiste object het juiste schoonmaakmiddel op het juiste object wordt gebruikt;
• Het voorraadbeheer van schoonmaakmiddelen;
• De afdelingen waar men met voedingsmiddelen werkt, dienen HACCP-proof te zijn, de middelen en machines dienen aan de voorschriften van HACCP te voldoen.
Om deze zaken tijdig te constateren is het nodig dat het bestelproces gemonitord kan worden door leidinggevenden. Uitzonderlijk grote bestellingen (naar redelijkheid) moeten voor aflevering bij de gemeenten worden gemeld. Dit ziet zowel toe op controle vooraf als achteraf.

SZW is verantwoordelijk voor het exploiteren van een bedrijfsrestaurant op één locatie.

OCW is verantwoordelijk voor het exploiteren van 13 sporthallen, 4 zwembaden en 3 combi’s (sporthal en zwembad + CAMPUS). Binnen deze accommodaties behoren schoonmaakwerkzaamheden tot dagelijkse routine. Binnen de accommodaties zijn er ongeveer 150 medewerkers dagelijks aan het werk met schoonmaakmiddelen. Dit varieert van het dagelijkse schoonmaken van de toiletgroepen en kleed accommodaties tot periodiek onderhoud van de sporthalvloer en zwembadperrons.

Het DBV (IDC) is verantwoordelijk voor het exploiteren van bedrijfsrestaurants op twee locaties.

De opdrachtnemer levert schoonmaakmiddelen, -materialen en -machines met vereiste productspecificaties zoals opgenomen in het prijzenblad. De productenlijst beschrijft een kernassortiment met een indicatieve afname per jaar. Dit kernassortiment is zo zorgvuldig mogelijk samengesteld. Het overzicht en de indicatieve afname zijn gebaseerd op de gemiddelde afname van een product over de afgelopen vier jaar. De productenlijst is niet limitatief. Naast de vermelde producten van het assortiment kopen de deelnemende diensten – in kleine hoeveelheden – diverse schoonmaakartikelen in die niet op de productenlijst vermeld staan. Hiervoor heeft opdrachtnemer een catalogus. Op basis van de huidige situatie zijn Den Haag Werkt en OCW de grootste afnemers. De overige deelnemende gemeentelijke diensten zullen naar verwachting kleinere hoeveelheden afnemen. Voor zover deze producten onderdeel uitmaken van het kernassortiment geldt de door
opdrachtnemer opgegeven prijs. Betreft het andere producten dan geldt de door opdrachtnemer opgegeven
catalogusprijs. In het prijzenblad staat een kernassortiment dat de gemeente wenst af te nemen. Verwacht wordt dat
ontwikkelingen in de schoonmaakmiddelenbranche elkaar snel zullen opvolgen. Thema’s als duurzaamheid en kostenbesparing op vervoer brengen mee dat producten veelvuldig worden vernieuwd. De gemeente wil met die ontwikkelingen mee gaan en daarom verwachten wij dat gedurende de looptijd vernieuwde en meer duurzame producten aan het kernassortiment worden toegevoegd. Ook kunnen locaties worden afgestoten dan wel worden toegevoegd aan de panden waar wordt schoongemaakt. Hierdoor wijzigen afnames. Aan de opgave van de omvang van deze aanbesteding
kunnen geen rechten voor levering worden ontleend. 

Bron: Tenderned 11 maart 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/221986