Levering smartphones en gerelateerde diensten – Eindhoven

Laatst geupdate op april 5, 2023 door redactie

De huidige raamovereenkomst die de gemeente Eindhoven heeft afgesloten ten behoeve van de levering van smartphones loopt af. Het doel van deze Europese aanbesteding  is het afsluiten van een nieuwe raamovereenkomst voor de levering van Smartphones en gerelateerde diensten. De gemeente Eindhoven wil met deze aanbesteding de kwalitatief beste partij contracteren, tegen de best mogelijke voorwaarden en zo laag mogelijke kosten. De beoogde ingangsdatum van de af te sluiten raamovereenkomst is 1 juni 2023. De gemeente Eindhoven wenst met inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan een raamovereenkomst te sluiten.
Opdrachtgever volgt een openbare aanbestedingsprocedure.
De geraamde waarde van de opdracht bedraagt naar verwachting tussen de €500.000,- en €630.000,- per jaar. Inschrijvers kunnen geen rechten ontlenen aan deze geraamde waarde.
Zoals bij overheden gebruikelijk is, vormt het mobiele communiceren met collega’s en derden een belangrijk onderdeel van de
werkzaamheden in Eindhoven. Met deze aanbesteding beoogt gemeente Eindhoven te komen tot een overeenkomst met één
opdrachtnemer voor de levering van de smartphones (Apple en Samsung), support, reparatie en garantieafwikkeling van
defecte toestellen en aanverwante dienstverlening. Door nieuwe ontwikkelingen binnen gemeente Eindhoven, de diversiteit aan o.a.. smartphones, de verwachte toename van het aantal zelfontwikkelde apps en de verschuiving van low risk data naar medium/high risk data, is er een uitgebreide, veilige en solide EMM omgeving nodig om devices en services op een gecontroleerde manier te kunnen beheren.
Om een indruk te geven van de omvang van de smartphones binnen de gemeente Eindhoven is hieronder een overzicht
opgenomen van de smartphone verdeling op dit moment. De gemeente Eindhoven heeft ruim 2000 medewerkers welke
allemaal een smartphone gebruiken en kunnen kiezen voor het standaard model en/of een model met bijbetaling. (De
verrekening van de bijbetaling wordt door de gemeente zelf intern volledig afgehandeld).
 979 standaard (Samsung) toestel – ca. 47%.
 470 Samsung toestellen met bijbetaling – ca. 22%.
 657 iPhone toestellen met bijbetaling – ca. 31%.
Het bovenstaande overzicht is slechts ter indicatie en hier kunnen geen verdere rechten aan ontleend worden.

Tot de opdracht behoren de volgende, niet limitatief opgesomde, onderdelen:
 Het op marktconforme wijze leveren van smartphones (minimaal Apple & Samsung) en bijbehorende accessoires;
 Het afhandelen van garantiegevallen.
 Het afhandelen van reparaties, (binnen en buiten garantie). Ten aanzien van reparaties buiten garantie behoudt
aanbestedende dienst per geval het recht voor om van reparatie af te zien dan wel de reparatie elders te laten uitvoeren. Ter toelichting op de beoogde reparatie en garantieafhandeling zij opgemerkt dat vanuit aanbestedende dienst dit proces via de centrale rol van werkplekbeheer zal lopen, dat een vervangende/ tijdelijke smartphone door werkplekbeheer wordt verstrekt, en dat er vanuit opdrachtnemer geen contact met eindgebruikers daarover is. Een uitzondering hierop ten aanzien van garantieafhandeling vormt de (zeldzame) situatie dat een eindgebruiker bij uitdienst gaan bij de aanbestedende dienst de smartphone waarvoor hij/zij heeft bijbetaald heeft overgenomen en waarbij er ingeval van een defect gedurende de resterende
garantietermijn door deze voormalige werknemer wel rechtstreeks jegens  opdrachtnemer een beroep op
garantieafhandeling gedaan kan worden.
 Het plaatsen van een screenprotector op ieder uitgeleverde smartphone.
 Het op marktconforme wijze leveren van accessoires en smartphones (buiten het vastgestelde assortiment).
 Het door leverancier registreren van de uit te leveren toestellen in ADE(iOS)/Knox(Android).
 Het milieu verantwoord afvoeren, gericht op maximaal hergebruik van grondstoffen, van smartphones aan het einde van de levensduur dan wel wanneer reparatie niet meer zinvol wordt geacht door de aanbestedende dienst.

De raamovereenkomst heeft een initiële looptijd van twee jaar en gaat in per 1 juni 2023 of zoveel eerder als mogelijk of zoveel later als door eventuele vertragingen voor de definitieve gunning noodzakelijk is. De initiële contracttermijn eindigt op 31 mei 2025. Opdrachtgever heeft tweemaal eenzijdig de mogelijkheid om de overeenkomst onder dezelfde condities te verlengen met telkens maximaal twaalf maanden.

Bron: Tenderned zaterdag 4 maart 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/290470

Aanbestedingsnieuws 8e jaargang editie 6 maart 2023