Leerling administratie systeem (SAAS) Coöp Pompeblêd – Aanbestedingsnieuws

Leerling administratie systeem (SAAS) Coöp Pompeblêd

foto: Pexels.com

De inkooporganisatie van de Scholengroep Pompeblêd treedt voor deze aanbesteding op als aanbestedende dienst namens de volgende scholengemeenschappen:

  •       OSG Singelland
  •       RSG Sneek
  •       Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Fryslân-noord:
  •       De Jutter
  •       OSG Piter Jelles en
  •       OSG Simon Vestdijk

De Aanbestedende dienst heeft het voornemen een leerling administratie systeem aan te schaffen, die als Software as a Service (SaaS) clouddienst oplossing geleverd wordt. De Aanbestedende dienst is daarvoor op zoek naar leveranciers die verder gaan dan het leveren van een SaaS-clouddienst oplossing. De opdracht betreft het gebruiksrecht, ondersteuning, implementatie en scholing in het gebruik van een leerling administratie systeem gedurende de looptijd van de overeenkomst. Aanbesteder zoekt een geautomatiseerd leerling informatie systeem (LIS) waarin de registratie en analyse van leerling gegevens en studieresultaten plaatsvindt. Het geautomatiseerde systeem omvat een basisregistratie van leerlingen, een leerlingvolgsysteem (LVS), mogelijkheden voor communicatie met leerlingen, ouders en externen en een basis managementinformatiesysteem. De SaaS-clouddienst oplossing moet voldoen aan de wettelijke eisen van de Dienst Uitvoering Onderwijs en daarmee voldoen aan de uitwisseling van gegevens met Registratie Onderwijs Deelnemer (ROD voorheen BRON).  De doelstelling van deze aanbesteding is om voor de scholen deel uitmakend van de scholengroep Pompeblêd een flexibel geïntegreerd systeem te krijgen in overeenstemming met de gestelde eisen en wensen.

De ondersteuning van de logistieke processen zoals het plannen en roosteren van contactmomenten (lessen) valt buiten de scope van de opdracht. De administratieve uitwerking daarvan (zoals de registratie van aan- en afwezigheid en begeleiding) valt wel binnen de scope. Op een vergelijkbare manier valt de ondersteuning van het onderwijs zelf (bijvoorbeeld in een Elektronische Leeromgeving (ELO)) buiten de scope maar de administratieve uitwerking daarvan in de vorm van resultaten en observaties wel binnen de scope.

De opdracht voor deze aanbesteding is niet onderverdeeld in percelen. Het doel van de aanbestedende dienst is om met meerdere inschrijvers een overeenkomst af te sluiten. Per schoollocatie zal op basis van het “eigen” onderwijsconcept, koppeling met bestaande softwaresystemen, interne kennis en expertise een keuze gemaakt worden voor een  systeem. Voor het maken van deze keuze zullen na de voorselectie drie inschrijvers uitgenodigd worden om hun SaaS-clouddienst oplossing te presenteren.

De ondersteuning zal worden ingericht op basis van een met de inschrijvers te sluiten Service Level Agreement (SLA). De SLA is de basis van de dienstverlening. Updates, upgrades en nieuwe releases van de aangeboden oplossing en de daarbij behorende dienstverlening vallen binnen de inschrijfprijs. De implementatie zal gefaseerd, afhankelijk van de keuze van de school en de te kiezen uitrolstrategie plaatsvinden in de periode medio 2022 – 2024. Deze implementatie zal ook de implementatie van alle koppelvlakken met omringende applicaties omvatten. De implementatie vindt plaats op basis van een Proof of Concept (PoC). Dit betekent dat de SaaS-clouddienst oplossing met volledige functionaliteit wordt ingericht inclusief de gewenste koppelvlakken en uitvoerig wordt getest en na gebleken geschiktheid geïmplementeerd/ uitgerold wordt.
De precieze functionaliteit wordt in het Programma van Eisen en Wensen nauwkeuriger omschreven.

De aanbestedende dienst is opzoek naar standaard SaaS-clouddienst oplossingen die zich hebben bewezen in het Voorgezet Onderwijs. De aanbestedende dienst is uitdrukkelijk niet opzoek naar een maatwerkoplossing die specifiek voor de Scholengroep Pompeblêd ontwikkeld wordt. De continuïteit van de aangeboden oplossing moet worden geborgd door regelmatige updates, upgrades en nieuwe releases gedurende de contractduur. Iedere scholengemeenschap streeft intern naar standaardisatie van de bedrijfsvoering en administratieve inrichting. Daar zal het systeem op aan moeten sluiten. Per locatie zijn er wel onderlinge verschillen deze liggen voornamelijk op het gebied van visie op onderwijs, specifiek opleidingsaanbod (bijv. praktijkonderwijs), begeleiding maar ook doordat de individuele school gebruik maken van verschillende digitale middelen passend bij het onderwijsconcept. Een en ander houdt in dat vanwege standaardisatie de mogelijkheid bestaat dat de scholengemeenschap gedurende de contractperiode uiteindelijk kiest voor een van de contractanten waarmee een overeenkomst is afgesloten.

De looptijd van de overeenkomsten betreft een periode van tien jaren. De overeenkomst kan na het verstrijken van de initiële duur van drie jaren door de school waarmee de overeenkomst is afsloten  beëindigd worden. Na drie jaar wordt de overeenkomst jaarlijks stilzwijgend verlengd met een maximale looptijd van tien jaar tot uiterlijk 1 augustus 2032. De af te sluiten overeenkomst dient flexibel naar de toekomst te zijn. Dat wil zeggen dat het contract dient mee te groeien met de veranderingen die gedurende de looptijd van het contract plaatsvinden. Hierbij kan gedacht worden aan het afstoten van organisatieonderdelen, het samenvoegen van locaties, fusie of een veranderende behoefte die opdrachtgever nu nog niet overziet.

Bron: Tenderned donderdag 24 maart 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/256891

 

 

 

 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *