Leensysteem bibliotheek Zuid-Kennemerland
Komend jaar is de Bibliotheek Zuid-Kennemerland (hierna genoemd BZK) toe aan de vervanging/vernieuwing van de bestaande apparatuur voor het inleveren, lenen en verlengen van materialen (Leensysteem). Ook de bezoekerstellers zijn verouderd en worden vervangen. Onder materialen wordt verstaan boeken, maar bijvoorbeeld ook bladmuziek en dvd’s. Het jaar 2022 staat tevens in het teken van verbouwing en vernieuwing. De meest ingrijpende verbouwing vindt plaats in de bibliotheek Haarlem centrum. Verbouwing en vernieuwing moet worden gelezen als het aanpassen van de klimaatregeling, isolatie en verlichting in het gebouw. Maar met vernieuwing wordt ook bedoeld het aanbieden van een toegankelijke plek met moderne service waar bezoekers zelfstandig hun weg kunnen vinden. De vestigingen van de bibliotheek hebben de afgelopen
jaren hun openingstijden uitgebreid met zelf-service uren. Leden en bezoekers kunnen op deze manier meer gebruik maken van de bibliotheek maar dat stelt eisen aan de apparatuur waar zij gebruik van maken. Met het vernieuwen van de zelf-service wil de bibliotheek de bezoekers in staat stellen volledig zelfstandig materialen terug te brengen en opnieuw te lenen. Waar nu hulp van medewerkers nodig is omdat bijvoorbeeld een scherminstructie onvoldoende duidelijk is, hoopt de bibliotheek dat dit in de nieuwe situatie verleden tijd is. De vernieuwing moet intern een merkbare bijdrage leveren aan de reductie van werkzaamheden/handelingen voor medewerkers bij met name het sorteren en verwerken van de retourstroom van de materialen.
De vernieuwing van het Leensysteem is voor de bibliotheek niet alleen een vervangingsvraagstuk, maar vooral ook een uitbreiding in modernisering van de service. De bibliotheek wil intuïtieve en gebruik(er)svriendelijke systemen bieden, zodat iedereen grotendeels zelfstandig z’n weg kan vinden in de bibliotheek, en zijn/haar eigen handelingen rondom het lenen van materialen zelf kan verrichten (zelf-service). Het nieuw samen te stellen Leensysteem zal voor medewerkers moeten bijdragen aan minder fysieke handelingen bij de uitvoering van hun werk en een vereenvoudiging van werkprocessen. De grote
hoeveelheid leden en uitgeleende materialen vragen om moderne werkprocessen, zodat terug gebrachte materialen zo snel mogelijk (en tegen zo laag mogelijke kosten) weer beschikbaar komen voor uitlenen. Naast de huidige negen vestigingen, zal BZK in 2022 een vestiging openen in Vogelenzang en zal er een schoolbibliotheek worden ondersteund. Zeven vestigingen beschikken over een brievenbus met sorteerband en twee vestigingen over een inleverkast. Uitgangspunt is dat de nu aanwezige sorteerruimtes niet verbouwd worden, tenzij daar voor opdrachtgever zowel functioneel als financieel voordeel te behalen is. Daarnaast wil de bibliotheek vanuit het oogpunt van duurzaamheid en budgetbeheersing bestaand kantoormeubilair, waar mogelijk, hergebruiken. In dat kader zoekt de bibliotheek een onderneming die op basis van deskundigheid op het
vervangingsvraagstuk van het Leensysteem kan adviseren én de voor een dergelijk systeem benodigde componenten (hardware, software, zuilen, platen etc.) zelf ook kan leveren installeren en in bedrijf kan stellen. Uit de gedane aanbieding blijkt, dat deze onderneming het hierboven omschreven dienstverleningsconcept begrijpt, waar de bibliotheek naar streeft, en zijn aanbieding daarop heeft gebaseerd. De bibliotheek zoekt een opdrachtnemer die zowel verschillende oplossingen kan
aanbieden, maar ook binnen de oplossing kan variëren. Als voorbeeld noemen wij sorteerbanden die in verschillende opstellingen/maten te plaatsen zijn of inleverkasten leverbaar in verschillende maten. Leenzuilen, maar ook tafelmodellen, kunnen wenselijk zijn in de inrichting. Het schema van levering en plaatsing van (componenten van) het Leensysteem is steeds afhankelijk van, en volgend op de door BZK gehanteerde planning met betrekking tot het uitvoeren van verbouwing
van enkele vestigingen. BZK verwacht de uitrol van de nieuwe apparatuur in alle vestigingen uiterlijk in 2023 af te ronden.
De vestigingen variëren sterk in inrichting, aantal m2, aantal bezoekers en hoeveelheid te lenen materialen.
De uit te voeren opdracht bestaat daarmee uit:
1. Analyse bestaande omgeving en schriftelijk advies en plan van aanpak voor een robuust, toekomstvast en stabiel Leensysteem. BZK wenst op basis van een degelijke analyse te bepalen, in hoeverre er bij de opdracht nog sprake kan zijn van de inzet van goed functionerende componenten van het bestaande, eigen operationele Leensysteem. BZK zoekt naar een zo kostenefficiënt en duurzaam mogelijke oplossing.
2. Vervanging/Vernieuwing van (delen van) het huidige Leensysteem door uitvoering van het onder 1. door BZK goedgekeurde plan van aanpak.
Deze twee deelopdrachten zijn door BZK samengevoegd tot één opdracht omdat de bibliotheek graag zeker weet, dat de ondernemer die het advies schrijft ook verantwoordelijkheid draagt voor het realiseren van het advies dat hij heeft uitgebracht. De Aanbestedende dienst is van plan over te gaan tot het sluiten van een overeenkomst met één opdrachtnemer, een overeenkomst met een looptijd van zes jaar, en tweemaal de optie om de overeenkomst met maximaal vierentwintig maanden te verlengen. Én voor BZK de mogelijkheid van een tussentijdse opzegging met inachtneming van een opzegtermijn van zes maanden. Bij (een dreigende) overschrijding van de maximale hoeveelheid heeft de aanbestedende dienst het
recht de overeenkomst eenzijdig op te zeggen.
Er wordt de openbare procedure gevolgd. Gegund op basis van de economisch meest voordelige inschrijving. De economisch meest voordelige inschrijving is de inschrijving met de laagste definitieve totale eindscore voor het criterium “laagste prijs per kwaliteitspunt”.
Aan deze aanbesteding is een marktconsultatie voorafgegaan. Naast een PvE en Pvw zijn de marktconsultatiedocumenten aan de aanbestedingsdocumenten toegevoegd.
Bron:: Tenderned donderdag 6 januari 2022 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/248685