Kiezers buiten Nederland (KBN6) – Gemeente Den Haag
In de Kieswet is vastgelegd dat de burgemeester en wethouders van Den Haag zorgdragen voor de registratie van kiesgerechtigde Nederlanders die in het buitenland wonen. Deze opdracht heeft gemeente Den Haag gekregen van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Door zich te registreren kunnen Nederlanders in het buitenland deelnemen aan de verkiezingen. Want iedereen die zes weken voorafgaand aan een verkiezing staat geregistreerd ontvangt van de gemeente Den Haag automatisch de stembescheiden. De website www.stemmenvanuithetbuitenland.nl informeert over hoe Nederlanders in het buitenland kunnen deelnemen aan verkiezingen. Hier is onder andere ook het online registratieformulier beschikbaar. Het systeem dat de gemeente Den Haag ondersteunt bij deze bijzondere opdracht is een belangrijk instrument voor het goed organiseren van verkiezingen voor Kiezers buiten Nederland (KBN). Het systeem heet KBN6. De gemeente Den Haag is intellectueel eigenaar van de software KBN6. Op het moment dat Nederlanders emigreren kunnen zij hun nieuwe contactgegevens in het buitenland in de Basisregistratie Personen (BRP) laten opnemen. Binnen het BRP is hiervoor een speciaal register, genaamd de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI). Deze contactgegevens gebruikt Kiezers buiten Nederland om te informeren over de mogelijkheid en werkwijze van het deelnemen aan verkiezingen vanuit het buitenland. Vanaf 1 april 2017 is de permanente registratie ingevoerd:
kiesgerechtigden hoeven zich niet steeds voor elke verkiezingsdag opnieuw te registreren, maar bepalen aan welke verkiezingen ze willen deelnemen, en ontvangen dan automatisch de stembescheiden voor elke verkiezing. De verkiezingen waaraan Nederlanders in het buitenland kunnen deelnemen zijn: de Tweede Kamerverkiezingen, Europees Parlementsverkiezingen, en de verkiezing voor het Kiescollege niet-ingezetenen voor de Eerste Kamer.
De werkzaamheden voor de registratie en het organiseren van verkiezingen lopen het hele jaar door. Registraties en mutaties in KBN6 vinden in “stille” periodes minder plaats dan tijdens het organiseren van verkiezingen. In een dalperiode zijn 2,0 tot 4,5 fte medewerker verantwoordelijk voor ongeveer 25 registraties en 35 mutaties per werkdag. Vanaf een half jaar voor het houden van een KBN verkiezing kunnen de gebruikersaantallen oplopen tot wel meer dan zeventig medewerkers en honderden transacties per dag. Omdat KBN 6 een “geëvolueerd” systeem is, zijn de uitbreidingen navenant gegroeid. Begonnen als
simpel registratiesysteem, is KBN6 inmiddels voorzien van veel functionaliteiten.
KBN6 is ontwikkeld met en door SLTN (huidige contractant) onder een raamovereenkomst van gemeentebrede ontwikkeling en beheer van applicaties. Het bestaande raamcontract met SLTN kan niet meer verlengd worden. Ook zijn er in de loop van de tijd scherpere wensen en eisen ontstaan, waardoor behoefte is ontstaan om voor de applicatie specifiek een overeenkomst aan te gaan. Deze hebben vooral betrekking op de manier waarop de applicatie gehost wordt en het servicecontract. Hier
wordt in de gunningsfase nog uitgebreid op ingegaan.
De scope van de opdracht omvat:
Ontwikkeling aan bestaande applicatie KBN 6 (in .Net 4.8) te onderscheiden in:
A) Kleine functionele aanpassingen
B) Ontwikkeling in projectvorm (grote(re) wijzigingen en uitbreidingen).
C) Beheer van software (Technisch Applicatie Beheer)
D) Hosting van applicatie
E) Migratie huidige applicatie en data
Op deze aanbesteding en daaruit volgende overeenkomst zijn de Gemeentelijke voorwaarden bij IT (GIBIT-2020) van toepassing voor zover daar in de aanbestedingsstukken niet expliciet van afgeweken is.
De gemeente Den Haag wenst een overeenkomst te sluiten met één opdrachtnemer. Deze af te sluiten overeenkomst heeft een looptijd van vier jaar en eindigt na verloop van deze looptijd van rechtswege. De overeenkomst kan eenzijdig door de gemeente Den Haag worden verlengd met tweemaal een periode van twee jaar. Als onderdeel van de overeenkomst zal aanbestedende dienst met opdrachtnemer een verwerkersovereenkomst sluiten. De concept verwerkersovereenkomst zal worden bijgevoegd bij de gunningsleidraad.
De gemeente Den Haag heeft gekozen voor een Europese aanbesteding volgens de niet-openbare procedure met het oog op de vertrouwelijkheid van het Programma van Eisen en de complexiteit van de opdracht. Dit betekent dat in principe iedere geïnteresseerde marktpartij in de Selectiefase een aanmelding kan indienen. De geselecteerde gegadigden uit de eerste fase van deze aanbesteding worden uitgenodigd voor de tweede fase een inschrijving te doen op basis van de toe te sturen gunningsleidraad en overige aanbestedingsdocumenten. Ter invulling en bepaling van de economisch meest voordelige inschrijving wordt in de tweede fase gehanteerd: de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Bij deze aanbesteding wordt gebruik gemaakt van de beoordelingsmethode “puntensysteem. De inschrijvers krijgen zowel voor de kwalitatieve documenten als de inschrijfprijs punten. De uiteindelijke rangorde wordt bepaald aan de hand van het hoogste totaal aantal punten voor kwaliteit en prijs.
Bron: Tenderned zondag 27 november 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/280791