Kerstpakketten Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden

Foto: Pixabay.com

Hoewel Kerst nog ver weg lijkt zijn aanbestedingsprocedures geen korte termijn acties en dus duiken de eindejaarsdingen al op. Vermoedelijk zijn ook de kerstkransjes bakkers al druk doende met deze periode. De aanbestedende dienst vindt een aantal zaken belangrijk ten aanzien van de
levering en distributie van de kerstpakketten:

  • Keuzemogelijkheid;
  • Persoonlijke boodschap & overhandiging;
  • Distributie;
  • Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.

De aanbestedende dienst kent een diverse samenstelling van personeel. Binnen de verschillende sectoren en afdelingen werken brandweermensen,
ambulancepersoneel, verpleegkundigen, doktersassistenten, artsen en ondersteunend personeel. In de afgelopen jaren is gebleken dat het lastig is om één pakket te kiezen waar we iedereen blij mee kunnen maken. Om die reden hebben we onze medewerkers een keuze laten maken uit een aantal cadeaus. Hierbij is geprobeerd om ‘voor ieder wat wils’ op te nemen in de pakketkeuze. Dit werd altijd goed ontvangen bij de medewerkers.

De aanbestedende dienst is op zoek naar een opdrachtnemer die de levering en logistiek van de kerstpakketten verzorgt voor de komende vier jaar. De kerstpakketten worden elk jaar in december aan alle personeelsleden, vrijwilligers, stagiaires, extern (schoonmaak)personeel en jeugdbrandweer uitgereikt. Hieronder volgt een opsomming van wat tot de opdracht behoort:

  • Het in overleg samenstellen van de kerstpakketten;
  • Het verpakken van de kerstpakketten inclusief het bijsluiten van een persoonlijke boodschap. Aanlevering van de persoonlijke boodschap wordt verzorgd.;
  • Het verzorgen en administreren van keuzemogelijkheden (b.v. door het inrichten van een webshop module) en het verwerken van de bestellingen;
  • De distributie en bezorging van de kerstpakketten op diverse locaties. Een gedeelte van de kerstpakketten dient thuis te worden bezorgd;
  • Registratie en afhandeling van de klachten met de ontvangers van kerstpakketten;
  • Informatie uitwisseling en afstemming met aanbestedende dienst met betrekking tot de bestelling en levering van de pakketten en voortgang van de afhandeling van klachten.Eventuele andere geschenken aan alle personeelsleden (zoals bedankjes, paasattentie) kunnen op basis van de afgesloten raamovereenkomst worden afgenomen. Het staat de aanbestedende dienst vrij om hier gebruik van te maken.

VGGM en haar medewerkers hechten waarde aan duurzaamheid van producten en het leveren van een bijdrage aan de maatschappij. Dit resulteert in een vraag naar de mogelijkheid om (de waarde van) het pakket te doneren aan een goed doel. Ook worden duurzame producten of een duurzame manier van produceren gewaardeerd.

Het aantal te bestellen kerstpakketten per jaar is afhankelijk van het aantal medewerkers in dienst op het moment van de bestelling en van de op dat moment geldende regels omtrent de eindejaarsgeschenken binnen VGGM en haar gelieerde en de vigerende fiscale voorwaarden kunnen het aantal te bestellen pakketten, het soort pakket en het bedrag per pakket in de loop van de overeenkomst aangepast worden. Het opgenomen aantal is indicatief en hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. Voor het jaar 2020 geldt een maximum bedrag van € 50,00 inclusief BTW en
bijkomende dienstverlening per pakket. Om de ontvangen offertes te kunnen vergelijken dient de Inschrijver uit te gaan van de levering van 1900 stuks Kerstpakketten voor 2020. De raming van de opdracht bedraagt derhalve € 98.000,– per jaar incl. btw.

De aanbestedende dienst sluit met de geselecteerde opdrachtnemer één raamovereenkomst. Deze overeenkomst heeft een looptijd van één seizoen (tien en een halve maand). Verwachte ingangsdatum 15 augustus 2020 met als eind datum 30 juni 2021. De aanbestedende dienst heeft een eenzijdig, optionele verlengingsmogelijkheid van maximaal drie keer één jaar. Hiermee komt de totale contractduur op maximaal vier jaar uit.
De maximale waarde van de opdracht bedraagt € 600.000,- inclusief btw, als dit bedrag overstegen is, zal de aanbestedende dienst een nieuwe aanbesteding uitschrijven. Van grote invloed op het besluit om de raamovereenkomst al dan niet te verlengen zijn de prestaties van de opdrachtnemer, de budgettaire ruimte en de fiscale voorwaarden.

Bron: Tenderned 27 mei 2020 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/196193

redactie Auteur

Geef een reactie