Implementatie en Beheer CRM VNG

De VNG en haar bedrijven werken al geruime tijd met een systeem, genaamd Orca, waarin de belangrijkste contactgegevens van onze leden worden bewaard. Dit systeem, gebaseerd op Oracle 11G database, willen we vervangen. Orca bevat registraties van ruim 17.000 organisaties waarvan 10.000 actueel en 73.000 personen waarvan 35.000 met een actuele functie bij een organisatie. Ter voorbereiding van deze operatie is opnieuw gedefinieerd welke contactgegevens de VNG in de toekomst gaat verzamelen en de manier waarop.

Het doel dat de Aanbestedende dienst met deze verwerving wil bereiken, is het contracteren van een leverancier die in staat is om de volgende doelstellingen te behalen:
• Het beschikken over een ingerichte, goed functionerende CRM applicatie die het voor de VNG mogelijk maakt optimaal invulling te geven aan haar ambitie een succesvolle netwerkorganisatie te zijn en de platformfunctie, de belangenbehartiging en de dienstverlening ondersteunt. De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van twee jaar te rekenen vanaf het moment van ondertekening door opdrachtgever en opdrachtnemer. Na het verstrijken van de initiële looptijd heeft de aanbestedende dienst de mogelijkheid deze overeenkomst onder dezelfde condities tot drie maal toe te verlengen met een periode van twee jaar.

De verwerving richt zich op:
1. Het implementeren van Microsoft Dynamics 365 inclusief:
• Detailleren en uitvoeren van een plan van aanpak waarin opgenomen:

a. Inrichten van de Cloud omgeving, gevraagde functionaliteit en datamodel conform het PVE
b. Realiseren van een aantal rapportages zoals vastgelegd in het PVE rapportages
c. Realiseren van koppelingen, conform het PVE
d. Overzetten van de stamgegevens van het huidige systeem ORCA naar Microsoft Dynamics 365
e. Inrichten van autorisatie
f. Testen en in gebruik stellen
g. Training van key-users, eindgebruikers en functioneel beheerders
h. Opleveren van gebruikersdocumentatie zoals vastgelegd in het PVE

2. Change management

• Detailleren van een plan van aanpak voor de gebruikers adoptie (User Adoption Strategy)
• Uitvoeren van een plan van aanpak voor de gebruikers adoptie (User Adoption Strategy)
• Adviseren in procedures databeheer

3. Beheer en support zoals aangegeven in het PVE:

• Technisch en functioneel beheer zoals vastgelegd in het PVE (inclusief de cloud omgeving)
• Helpdesk
• Het gedurende de contracttermijn zorgdragen voor de goede werking van de omgeving en functionaliteit en ondersteunen van effectief gebruik van de applicatie.

De huidige situatie kent de volgende gebruikers:
• De eerste twee jaren zal sprake zijn van een beperkt aantal gebruikers (in jaar één 30 gebruikers en jaar twee 75 gebruikers)
• Vanaf jaar 3 150 gebruikers met groeimogelijkheden bij succesvolle adoptie
• Er zijn minimaal twee functioneel beheerders

De installatie, inrichting en implementatie zal plaatsvinden binnen de bestaande Microsoft Azure Tenant omgeving waarover de VNG beschikt. VNG beschikt reeds over de gebruiksrechten van Microsoft Dynamics 365 voor de gebruikers zoals
hierboven benoemd. De aanbestedende dienst voert voor de verwerving van de diensten voor implementatie, onderhoud
en het beheer voor een CRM applicatie op basis van Microsoft Dynamics 365 (Sales), een openbare procedure uit, zoals vastgelegd in de gewijzigde Aanbestedingswet 2012. Er wordt niet ingekocht namens andere organisaties dan de VNG en haar bedrijven.

Bron: Tenderned 1 juli 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/231740