Hotel- en vergaderaccommodaties – Ned. Org. voor Wetenschappelijk Onderzoek
Het boeken van hotel- en vergader- en evenementenlocaties voor NWO wordt nu uitgevoerd op basis van een raamovereenkomst die in het voorjaar van 2023 eindigt. De bedrijfspanden van aanbestedende dienst in Den Haag en Utrecht bieden ruime vergaderfaciliteiten waar onder een auditorium voor 100 personen in Utrecht. Via de raamovereenkomst met de huidige provider is een back-up vergadermogelijkheid gecreëerd voor de situaties dat de interne vergaderruimtes in Den Haag en Utrecht volgeboekt zijn. Aanbestedende dienst wenst naast haar eigen vergaderfaciliteiten in de panden in Den Haag en Utrecht uit te kunnen wijken naar externe vergaderaccommodaties. Deze uitwijkmogelijkheden beperken zich niet tot Den Haag en Utrecht maar dienen landelijk te zijn. Daarnaast wenst aanbestedende dienst over externe hotelaccommodaties te beschikken, waar overnachtingen kunnen worden geboekt voor medewerkers, gasten, samenwerkingspartners en/of bezoekers van aanbestedende dienst. Naar verwachting zullen deze overnachtingen veelal plaatsvinden in Utrecht (in geval van overnachtingen die samenhangen met vergaderingen die in het intern vergadercentrum van aanbestedende dienst plaatsvinden), Den Haag (vanwege het feit dat daar een van de kantoren van aanbestedende dienst daar gevestigd is) en Amsterdam (vanwege aanvliegroutes op Schiphol en behoefte aan overnachtingen voor vertrek of na aankomst op Schiphol),
De scope van de opdracht die wordt aanbesteed betreft het boeken van:
– elke gewenste hotelaccommodatie in Nederland voor hotelovernachtingen van één of meerdere personen (waaronder tevens begrepen groepsreserveringen);
– elke gewenste vergaderaccommodatie in Nederland en de direct daaraan verbonden verzorging, zoals banqueting en audiovisuele middelen, eventueel in combinatie met hotelovernachting(en) bij dezelfde accommodatie of op dezelfde locatie;
– elke gewenste evenementenaccommodatie in Nederland en de direct daaraan verbonden verzorging, zoals banqueting en audiovisuele middelen, waarbij het evenement niet is georganiseerd door een gecontracteerd evenementenbureau. Eventueel in combinatie met hotelovernachting(en) op dezelfde locatie.
Onder de opdracht valt het volledige proces van selecteren, boeken en zo nodig wijzigen en annuleren. De opdrachtnemer levert hiervoor een boekingstool en verzorgt de volledige administratie en financiële afhandeling, persoonlijke ondersteuning en klachtafhandeling via een helpdesk.
De opdrachtnemer levert hiertoe de volgende diensten:
– Een boekingstool voor bestelgemachtigden die het zoeken, vergelijken en het maken van boekingen van hotel- en vergaderaccommodaties inclusief de daaraan verbonden diensten;
– Een helpdesk voor het telefonisch en per e-mail ondersteunen bij het zoeken, boeken en wijzigen c.q. annuleren van een hotel- of vergaderaccommodatie;
– Het verkrijgen van de beste prijs en voorwaarden bij de hotel- en vergaderaccommodaties die in de boekingstool beschikbaar zijn voor opdrachtgever;
– Het genereren van managementrapportages en de mogelijkheid voor bestelgemachtigden om op elk gewenst moment zelf managementinformatie in de boekingstool te genereren;
– Het controleren en betalen van de factuur van de hotel- en vergaderaccommodaties.
Voor meer informatie over de opdracht wordt verwezen naar het Programma van Eisen. Rekening houdend met het doorzetten van de online activiteiten, maar ook de stijgende inflatie wordt de indicatieve omvang (waarde) van de opdracht voor de
komende contractperiode daarom ingeschat op €200.000,- excl. btw op jaarbasis. De af te sluiten raamovereenkomst zal naar verwachting ingaan op 18 april 2023 en wordt gesloten voor een vaste periode van twee jaar. De aanbestedende dienst heeft het recht de raamovereenkomst onder gelijkblijvende voorwaarden tweemaal eenzijdig te verlengen met een periode van één jaar. Voor deze aanbesteding wordt de openbare procedure gehanteerd. De economisch meest voordelige inschrijving wordt door de aanbestedende dienst vastgesteld op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Bron: Tenderned donderdag 5 januari 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/284452