Hosted oplossing toegang en verhuur sportaccomodaties Groningen
Sport050 is de afdeling van de gemeente Groningen die de sportaccommodaties van de gemeente beheert en exploiteert. De gemeente Groningen heeft vier zwembaden, een ijsbaan, drieëntwintig sportparken, tien sporthallen, zesenveertig gymzalen en twee sportzalen in het beheer. Sport050 biedt zelf zwemlessen, schaatslessen, groepslessen en recreatief zwemmen en schaatsen aan. Daarnaast worden de sportaccommodaties verhuurt aan verengingen en recreatieve klanten. De toegang tot de
zwembaden en ijsbaan wordt op dit moment geregeld met WinConsyst en de verhuur van de sportaccommodaties gebeurt met Spaas. De toegang bij tourniquets gaat nu middels de Tiris chip.
Sport050 wil één omgeving met één “hosted totaaloplossing voor toegang en verhuur van sportaccommodaties” die voldoet aan de binnen dit bestek benoemde criteria en bijdraagt aan efficiency, gebruiksvriendelijkheid en continuïteit van dienstverlening. Hiertoe willen we één overeenkomst sluiten met één leverancier. De oplossing dient uiterlijk 31 december 2022 geïmplementeerd en gebruiksklaar door opdrachtnemer opgeleverd te worden. De nieuwe omgeving met een hosted totaaloplossing voor toegang en verhuur van sportaccommodaties dient te voorzien in de volgende kernfunctionaliteiten met bijbehorende benodigde koppelingen:
• Kassasysteem (balie, zelfbedieningskassa’s en online);
• Verhuursysteem;
• Toegangssysteem met integratie van bestaande hardware en het gebouwbeheersysteem;
• Reserveringsysteem;
• Website (webshop);
• Leerlingvolgsysteem zwemles (ook voor schoolzwemmen);
• Rapportage management (incl. dashboards);
• Voorraadsysteem (schaatsen).
Verkoop en toegang zwembaden en ijsbaan. In de nieuwe situatie moet het voor de klanten mogelijk zijn om een dagkaart online, via een zelfbedieningskassa of aan de balie van de accommodatie te kopen en daarmee toegang tot het zwembad of de ijsbaan te krijgen en een kluisje te gebruiken. Online, met de zelfbedieningskassa en aan de balie moeten “meerkaarten” en abonnementen gekocht en verlengd kunnen worden. De meerkaarten voor zwemles en de zwemlespakketten moeten alleen gekocht of verlengd kunnen worden wanneer de kinderen (of personen) op de zwemles zijn geplaatst. Ook moet men zich kunnen aanmelden voor schaatscursussen. Verhuur sportaccommodaties
Het moet mogelijk zijn om op een eenvoudige manier een overzicht van de beschikbare uren in de sportaccommodaties te kunnen maken. Het systeem moet een sleutelregistratie van de verhuurde accommodaties hebben waarbij de borg per accommodatie kan verschillen. Daarbij is een signalering wanneer de termijn voor het retourneren van de sleutel verkopen is noodzakelijk. Verder moet de gebruiker een rapportage of rooster kunnen maken, met de mogelijkheid om deze te printen of te mailen. Klanten moeten online een optie voor de huur van een accommodatie kunnen opgeven.
De opdracht kan worden onderverdeeld naar de onderstaande te leveren prestaties:
a) Het binnen tijd en budget operationeel opleveren van een flexibel, geïntegreerd toegang- en verhuursysteem op basis van een “Hosted totaaloplossing voor toegang en verhuur van sportaccommodaties”, inclusief het technisch beheer, het leveren van support, onderhoudsdienstverlening, hosting en het ter beschikking stellen van licenties gedurende de looptijd van de overeenkomst;
b) Het ontwikkelen en plannen van de best passende migratie- en implementatiestrategie
c) Het uitvoeren van de (data)migratie en implementatie van de aangeboden oplossing, inclusief
het realiseren van de koppelingen;
d) Het (pro)actief geven van advies en ondersteunen;
e) Het inrichten van een (of meerdere) portal(s)/front-end(s) waarbinnen eindgebruikers de diensten kunnen bestellen/betalen c.q. reserveren;
f) Het leveren van een Dossier Afspraken en Procedures (DAP) waarin werkafspraken en procedures tussen partijen zijn beschreven;
g) Het geleverde systeem biedt uitgebreide en flexibele rapportage mogelijkheden conform de in het bestek benoemde specificaties;
h) Het proactief rapporteren van risico’s ;
i) Ondersteunen en opleiden van functioneel beheerders en key-users voorafgaand aan de beheersfase;
j) Het opleveren van een exitplan conform de in dit bestek genoemde voorwaarden.
Opdrachtgever volgt een Europese openbare aanbestedingsprocedure conform de Aanbestedingswet 2012
De gemeente Groningen wenst één opdrachtnemer te contracteren. De looptijd van de opdracht bedraagt vijf jaar met een optionele verlenging van drie keer twee jaar.
Opdrachtgever biedt de mogelijkheid aan inschrijvers om een aantal locaties te schouwen. De bezichtigingen zullen plaatsvinden conform planning op 4 april 2022. Het exacte tijdslot en de te schouwen locaties zullen nader bepaald worden. Voor deelname aan de schouwronde kunt u uiterlijk tot 31 naart 2022 12.00 uur via de berichtenmodule in Tenderned een verzoek indienen tot deelname, onder vermelding van ‘Aanmelden schouw Aanbesteding ‘Hosted totaaloplossing voor toegang en verhuur van sportaccommodaties gemeente Groningen’. “U vermeldt daarbij de namen en functies van de personen die zullen deelnemen aan de schouw. Iedere Inschrijver mag maximaal één persoon afvaardigen.”
NDR: Voor de lezer, het vetgedrukte is een citaat. Kijkt u er ons niet op aan!
Zonder een geldig legitimatiebewijs wordt er geen toegang tot een betreffende locatie verschaft. Tijdens de schouw kunnen geen vragen gesteld worden. Alle vragen dient u zelf te noteren en tijdig in te dienen via TenderNed.
Bron: Tenderned woensdag 23 maart 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/256605