Herinrichting kantoorpanden – Gemeente Coevorden – Aanbestedingsnieuws

Herinrichting kantoorpanden – Gemeente Coevorden

Laatst geupdate op april 5, 2023 door redactie

Foto: Pexels.com

De Gemeente Coevorden is van plan om twee bestaande kantoorpanden opnieuw in te richten. Reden voor deze herinrichting is tweeledig. Het huidige meubilair is afgeschreven en de gemeente Coevorden wenst in te zetten op een werkomgeving die het werkconcept hybride werken ondersteunt. In 2010 is bij de gemeente Coevorden “Werken Beweegt”, de Coevordense variant van Het Nieuwe Werken, geïntroduceerd. Werken Beweegt is een cyclisch proces dat we regelmatig evalueren en verder ontwikkelen op basis van nieuwe inzichten, trends en ontwikkelingen. Door de corona-epidemie zijn ontwikkelingen in een stroomversnelling geraakt. Hierdoor heeft ook bij Coevorden Het Nieuwe Werken plaats gemaakt voor Het Hybride Werken. De gemeente Coevorden vond het belangrijk om de voordelen tijdens de corona-epidemie te behouden. Daarom heeft een
projectgroep de afgelopen periode gewerkt aan het formuleren van een visie op het werken bij Coevorden. Passend bij de bestuurlijke uitgangspunten en erop gericht om medewerkers zo goed mogelijk te faciliteren in hun werk voor de inwoners. Dit is vertaald naar het visiedocument ‘Werken Beweegt’.  De herinrichting van de kantoorpanden biedt een uitgelezen kans om een werkomgeving te creëren die ons werkconcept ondersteunt en toekomstbestendig maakt.

De opdracht richt zich op de herinrichting van de twee kantoorpanden. Het gemeentehuis, dit wordt genoemd: Hof van Coevorden (HvC) en het gerenoveerde gemeentehuis, dit wordt genoemd:  AK4 (AK staat voor Aleida Kramersingel). De opdracht bestaat uit de volgende fasen:
1. Advisering t.b.v. de herinrichting / projectinrichting / ontwerp.
2. Ontwerp opleveren inclusief kleur- en materialenstaat.
3. Herinrichting werkomgeving. Dit bestaat uit:

• Verwijderen van het huidige meubilair en vloerbedekking;
• Uitvoeren van eventuele lichte en/of esthetische verbouwingswerkzaamheden (n.a.v. definitief ontwerp)
• Leveren en aanbrengen van raam-, vloer-/wandbekleding;
• Leveren en inhuizen (incl. eventuele montage, instellen en instructie) van het meubilair;
• Vervangen of renoveren van de pantry’s;
• Vervangen of renoveren van de publieksbalies;
• Toepassen van kabelmanagement;
• Leveren en aanbrengen van LED sfeerverlichting;
• Het verwijderen en (gescheiden) afvoeren van verpakkingsmaterialen;
• Uitvoeren van akoestische aanpassingen;
• Het overhandigen van gebruik-, reinigings- en/of onderhoudsvoorschriften.

De productgroep meubilair omvat al het losse meubilair en producten dat de gemeente gaat inkopen: bureaus, bureaustoelen, monitorarmen, kasten, lockers, vergadertafels (en ander creatief vergadermeubilair), vergaderstoelen, inrichting voor bellen en video vergaderen.

4. Nazorg: reparatie en het oplossen van storingen tijdens de contractduur
5. Nalevering
6. Levering van thuiswerkplekken.

De gemeente koerst erop dat fase 1 t/m 3 van het project voor de zomer van 2024 is gerealiseerd. Met deze aanbesteding wil de gemeente één partij contracteren die na gunning aan de slag gaat met de uitwerking en uitvoering van de verschillende fasen. Dat betekent dat er na de definitieve gunning afspraken worden gemaakt over de samenwerking en de gezamenlijke uitwerking van de opdracht. Coevorden vraagt inschrijvers om bij hun inschrijving tevens met een plan te komen voor een bestemming van het huidige meubilair. Voor deze opdracht is ervoor gekozen om een plafondbedrag te stellen. De geraamde waarde van de opdracht is vastgesteld op €1.200.000,- exclusief btw. Dit bedrag omvat de advisering, het ontwerp, het uitvoeren van eventuele lichte verbouwingswerkzaamheden en de levering en inhuizing voor de inrichting van beide kantoorpanden, inclusief reparatie en onderhoud gedurende de looptijd van de overeenkomst (fase 1 t/m 4). Er is gekozen voor koop zodat, na aanschaf van meubilair, de gemeente eigenaar is van het meubilair. Eventuele nalevering en thuiswerkplekken (fase 5 en 6) worden vanuit een ander budget bekostigd.

Om geïnteresseerden een impressie te geven van beide kantoorpanden maakt de gemeente gebruik van een online schouw. De online schouw vervangt de plenaire bijeenkomst en wordt hiermee volledig gedigitaliseerd. Deze werkwijze zorgt er voor dat elke partij op dezelfde wijze wordt geïnformeerd en worden vervoersbewegingen geminimaliseerd. Tevens is deze informatie
beschikbaar voor partijen zo lang de deadline voor het indienen van een inschrijving niet is verstreken. Uiterlijk op 30 januari vindt inschrijver op Tenderned een link naar de online schouw en publiceren we op Tenderned de map met foto’s van alle ruimtes in de gebouwen van de gemeente Coevorden.

Net als de opdracht, kent ook de overeenkomst meerdere fasen. De inwerkingtreding van de overeenkomst is gepland op 1 juli 2023 en heeft een totale looptijd van tien jaar, t/m 30 juni 2033. De looptijd van de overeenkomst houdt verband met de periode waarin doorgaans het meeste meubilair is afgeschreven. Daarnaast wenst de gemeente een langdurige samenwerking aan te gaan om op deze manier ontwikkelingen met elkaar vorm te geven en (duurzame) doelstellingen met elkaar te bereiken. Tevens kan de overeenkomst voorzien in (her)inrichtingsvraagstukken van andere locaties zoals optioneel zijn aangegeven, om eenheid binnen de verschillende locaties te kunnen behouden. Hier kan opdrachtgever echter geen rechten aan ontlenen.

De gemeente volgt voor de aanbesteding een Europees openbare procedure. De inschrijvingen worden beoordeeld en gerangschikt op basis van het gunningscriterium kwaliteit.

Bron: Tenderned vrijdag 27 januari 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/286680

Aanbestedingsnieuws 8e jaargang editie 30 januari 2023

 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *