Generiek zaaksysteem incl. DMS en RMA – Hulst
De gemeente Hulst heeft het voornemen een opdracht te verstrekken voor de vervanging van het zaaksysteem met geïntegreerd Document Management Systeem en Records Management Application. De gemeente maakt momenteel gebruik van zaaksysteem Exxellence Suite van Exxellence en de Document Management Systemen Alfresco (onderdeel van de Exxellence Suite) en Corsa DMS van BCT. De in gebruik zijnde Exxellence Suite is binnenkort end-of-life. Het onderliggende contract met Exxellence komt te vervallen op 30 juni 2023. Aangezien verdere verlenging aanbestedingsrechtelijk en organisatorisch niet wenselijk is, dient het Zaaksysteem (incl. DMS en RMA) Europees te worden aanbesteed. Deze openbare aanbesteding is gebaseerd op de Aanbestedingswet 2012, laatst gewijzigd 1 juli 2016.
De gemeente Hulst wil een overeenkomst aan gaan met één opdrachtnemer voor het leveren, implementeren, beheren en onderhouden van een Zaak-, Klant Contact Systeem en Digitaal Loket. Het beoogde nieuwe systeem, verder benoemd als een generiek Zaaksysteem, biedt één zo integraal mogelijke oplossing voor de benodigde onderdelen / modules, waarbij de functionaliteiten van Zaaksysteem (ZS), Klant Contact Systeem (KCS), Digitaal Loket, Document Management Systeem (DMS) en Records Management Application (RMA) zo optimaal mogelijk zijn geïntegreerd. De oplossing moet gemakkelijk te gebruiken en te beheren zijn. De oplossing dient als SaaS-dienst aangeboden te worden. Hierbij dient technisch beheer volledig meegeleverd te worden. Het functioneel beheer van de oplossing geschiedt door de gemeente Hulst zelf.
De opdracht in deze aanbesteding betreft het:
– als Software as a Service (SaaS) ter beschikking stellen van de oplossing voor 250 gebruikers;
– technisch implementeren van de oplossing inclusief de benodigde koppelingen;
– organisatorisch implementeren van de oplossing, in samenwerking met de gemeente;
– migreren van de data vanuit het huidige zaaksysteem (en DMS’en) naar de nieuwe oplossing;
– opleiden van key-users/functioneel beheerders (maximaal 10) van de oplossing;
– (technisch) beheer en onderhoud van de oplossing inclusief de benodigde koppelingen.
De af te sluiten overeenkomst heeft een gegarandeerde looptijd van vijf jaar en gaat zo spoedig mogelijk doch uiterlijk 1 juli 2022 in. De overeenkomst kan eenzijdig door de gemeente Hulst viermaal optioneel worden verlengd met twee jaar.
O ja dit nog de aanbestedende dienst schreef:
N.B. De gemeente Hulst heeft er bewust voor gekozen het mogelijk te maken de Overeenkomst meerdere
keren te verlengen, omdat de onderhavige levering / dienst gepaard gaat met een zeer ingrijpende verandering
in de organisatie en het de nodige tijd zal kosten om dit goed te implementeren en de medewerkers daarmee
vertrouwd te maken. Er wordt voor gekozen om niet direct voor dertien jaren een Overeenkomst aan te gaan,
maar na vijf jaar telkens met twee jaren te verlengen, zodat wel steeds de mogelijkheid bestaat om vast te
stellen of verlengen gewenst en noodzakelijk is.
Lezen we nou hier dat de gemeente er niet direct van uitgaat, maar er wel serieus rekening mee houdt dat het in zijn gelederen ambtenaren telt die wel eens DERTIEN jaar nodig hebben om met een stukje software vertrouwd te raken?
Bron: Tenderned vrijdag 25 februari 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/253372