Financieel informatiesysteem en aanverwante diensten gemeente Almelo
De gemeente Almelo wenst haar financieel informatiesysteem te vervangen en zoekt hiervoor een leverancier die dit systeem en aanverwante diensten kan leveren. Deze opdracht bestaat uit:
- Levering gebruikersrechten van het webbased financieel informatiesysteem
- Minimale modules van het systeem
- Uitbreiding met extra modules van het systeem
- Updates van het systeem
- Up to date houden van het systeem
- Levering dienstverlening
- De implementatie
- Data migratie
- Dataopslag en data beheer
- Back-up en back-up beheer
- Helpdesk en ondersteuning (inrichten en in stand houden helpdesk voor incidenten en wijzigingen)
- Documentatie (actuele functionele en technische beschrijving van het financieel systeem)
- Onderhoud (correctief, preventief, adaptief onderhoud)
- Technisch applicatiebeheer
- Opleiding
- Nazorg
Huidige gebruikersoverzicht
- Aantal gebruikers Financials (deze mensen voeren verwerkingen uit) : 30
- Aantal gebruikers budgethouders en inkopers: 235
- Aantal gebruikers Weburen (zijn alle medewerkers die uren schrijven: 227
- 500 unieke gebruikers
Minimale aantallen:
- Medewerker administratie 10
- Medewerker factuurafhandeling 110
- Medewerker urenregistratie 110
Kengetallen
- Ontvangen digitale facturen: 20.000 totaal per jaar: 85% digitaal (Geen koppeling. Wel office en pdf)
- Fysieke facturen: 3.500
- Verzonden Digitale facturen: 5.100 totaal per jaar
Het doel van de Aanbestedende dienst is het selecteren en contracteren van één inschrijver voor de levering van een financieel informatiesysteem en aanverwante diensten gedurende een initiële periode van vijf jaar. Aanbestedende dienst heeft een éénzijdige optionele verlengingsmogelijkheid van vijf keer twee jaar. Deze opdracht is niet onderverdeeld in percelen. Inschrijven op een gedeelte van de opdracht is niet toegestaan en leidt tot uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. De onderhavige opdracht in deze aanbesteding vertegenwoordigt een indicatieve waarde van €2.000.000,- over een periode van vijftien jaar.
Aanbestedende dienst maakt gebruik van de verkorte procedure veroorzaakt door onvoorziene gebeurtenissen, die niet aan de aanbesteder zijn te wijten:
- De overeenkomst met de ICT leverancier die het bestaande informatiesysteem levert is beëindigd per 1 januari 2024. De implementatieperiode van een nieuw systeem wordt geschat op 9-12 maanden.
- Er is voorafgaand aan deze aanbesteding, door aanbestedende dienst tijdig een aanbestedingsprocedure gestart (juli 2022) in verband met aanschaf van een nieuw informatie; helaas zijn er geen geldige inschrijvingen ontvangen.
Aanbesteder gunt de opdracht aan de inschrijver die de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Bron: Tenderned woensdag 2 november 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/277682