Exploitatiedienstverlening Utrechtse zwembaden

De gemeente Utrecht exploiteert vier zwembaden verspreid door de stad:

• Zwembad Den Hommel
  
• Zwembad De Kwakel
  
• Zwembad Fletiomare
  
• Zwembad Krommerijn
  

De exploitatie van Zwembad Krommerijn is alleen tijdens een beperkte periode in de zomermaanden in handen van de gemeente. In de periode daarbuiten behoort de exploitatie toe aan Stichting Zwembad Krommerijn. Op dit moment wordt op alle locaties voor de entreekassa’s gebruik gemaakt van SpaaS geleverd door VConsyst B.V.. Aan de entreekassa’s worden toegangsbewijzen voor eenmalige entree, meerbadenkaarten, abonnementen en zwemlesproducten verkocht. Daarnaast worden er enkele zwembadartikelen verkocht zoals overschoentjes en zwemvleugeltjes. In zwembad Fletiomare worden er bij de entreekassa tevens horecaproducten verkocht, zij het in beperkte mate. Hierbij moet men denken
aan frisdranken, koffie, thee en kleine versnaperingen. In de zwembaden wordt nog geen gebruik gemaakt van toegangscontrole d.m.v. een tourniquet. Alle gasten worden na aankoop van een (los) entreebewijs, inclusief de registratie van een bezoek, via de entreekassa toegelaten tot het zwembad. Van een gast die in het bezit is van een meerbadenkaart wordt aan de entreekassa een tegoed afgewaardeerd en het bezoek geregistreerd. Het abonnement van een abonnementhouder wordt aan de entreekassa gescand en gecontroleerd op validiteit, waarbij er een
bezoek wordt geregistreerd. Ook voor het LVS (leerlingenvolgsysteem) wordt momenteel door alle zweminstructeurs gebruik gemaakt van SpaaS. Naast de lesadministratie wordt tevens een mobile device (tablet) ingezet om de aanwezigheid van leerlingen in de zwemles te controleren en om de vorderingen van het aanleren van zwemvaardigheden te registreren. Daarnaast biedt de gemeente met dit LVS ouders de mogelijkheid om online de vorderingen van hun kind te volgen of om een kind online in te schrijven op een wachtlijst naar voorkeur. Voor de verhuur van de zwembaden, aan (vaste) verenigingen en andere belanghebbenden, wordt gebruik gemaakt van AMIS. De applicatie ten behoeve van de verhuur ‘staat los’ van de entreekassa en het LVS. In deze aanbesteding wenst de gemeente de applicatie die wordt gebruikt bij verhuur van de
zwembaden een integraal onderdeel te laten uitmaken van de nieuwe applicatie ten behoeve van de exploitatie van de zwembaden.

De scope van de opdracht uit deze aanbesteding bestaat uit het leveren van één geïntegreerde softwareapplicatie voor de exploitatie van de Utrechtse zwembaden. Daarbij dient ingebruikname van het systeem door de Utrechtse zwembaden uiterlijk 1 februari 2021 de implementatie uiterlijk 1 februari 2021 te zijn afgerond en wordt het systeem in gebruik genomen door de Utrechtse Zwembaden.  Het aangaan van een partnership met één leverancier die zich laat kernschetsen als meedenkend met de gemeente voor het behalen van haar huidige en toekomstige ambities en die op de toekomst is gericht en voorbereid, voor wat betreft haar visie op softwareontwikkeling en de techniek,  Hoewel de gemeente beschikt over een eigen netwerk, zijn de huidige kassasystemen niet opgenomen in dit netwerk. De gemeente heeft zich voorgenomen om het nieuwe kassasysteem aan te laten sluiten op Microsoft Intune.

De gemeente biedt in de toekomstige situatie zoveel mogelijk haar producten en diensten online aan haar klanten aan. Hiervoor biedt de gemeente haar klanten een digitaal platform (door middel van de site van de Utrechtse Zwembaden) waar men zwembadproducten aanschaft, meerbadenkaarten vernieuwt of zwemlesproducten en abonnementen verlengt en betaalt. Het is voor klanten van de gemeente eenvoudig om online voor deze producten en diensten losse (anonieme) entreekaartjes te kopen. Binnen dit digitale platform stelt de gemeente ook een persoonlijk online portaal voor, alwaar men (gepersonifieerde) producten en diensten van de gemeente kan aanschaffen. Dit portaal is te benaderen via de website van de afzonderlijke zwembaden alwaar men ook zaken als de eigen aankoophistorie, bezoekgedrag en tegoeden terug kan vinden. Eén van de beoogde resultaten van het op deze manier aanbieden van producten en diensten is dat de wachtrijen voor de kassa’s in de zwembaden afnemen en de producten en diensten van de Utrechtse zwembaden nog bereikbaarder worden voor de burgers. De uitgewerkte toekomstvisie is gebaseerd op de ambities van de gemeente voor de toekomst.  De gemeente is benieuwd naar de reactie van inschrijvers op deze visie en verwacht daarom een korte reactie op deze toekomstvisie als onderdeel van het in te dienen Plan van Aanpak (PvA).

Op termijn wordt er een nieuw zwembad gebouwd binnen de gemeente. Verwacht wordt van inschrijvers dat deze, in aanloop naar en tijdens de ingebruikname van dit nieuwe zwembad, de gemeente ondersteuning bieden met innovatieve ideeën en oplossingen. De gemeente is benieuwd op welke wijze inschrijver meedenkt en adviserend optreedt bij nieuwbouw en de ontwikkeling van nieuwe vormen van dienstverlening in het zwembad.

De gemeente wil blijven innoveren. Niet alleen voor wat betreft haar diensten en de dienstverlening, maar ook op het gebied van online uitingen via haar website. Voorbeelden hiervan zijn:

• Het realtime tonen van beschikbaarheid van het zwembad;
  
• Het tonen van actuele zwem(les)activiteiten;
  
• Algemene mededelingen m.b.t. de dienstverlening binnen de zwembaden
  
• Gericht actuele informatie tonen aan doelgroepen (afzwem momenten, proeflessen, etc)
  
• Ad hoc acties kunnen aanmaken en publiceren (korting bij lage bezetting)
  
• Arrangementen met horeca artikelen aanbieden
  

Uitgangpunt hierbij is dat de softwareapplicatie directe of op zijn minst eenvoudige uitwisseling van data met de website van de zwembaden mogelijk maakt. De gemeente nodigt inschrijvers van harte uit mee te denken in de mogelijkheden voor de gemeente om te blijven innoveren op het gebied van online dienstverlening. Gedurende de contracttermijn zullen de Utrechtse zwembaden ook gebruik gaan maken van
toegangscontrole en -regulatie door middel van het gebruik van tourniquets.

De gemeente verwacht dat de nieuwe softwareapplicatie koppelingen met haar huidige (relevante) systemen en andere (toekomstige) koppelingen mogelijk maakt. Er wordt van inschrijver dus verwacht dat deze openstaat voor (technische) interactie met applicaties van anderen en het uitwisselen van benodigde data.
Concrete voorbeelden van koppelingen zijn:

• Koppeling met SAP voor zowel de openstaande- als de journaalposten;
  
• Koppeling met het Intersolve platform ten behoeve van het gebruik de U-pas.

De gemeente wil de opdracht gunnen aan één inschrijver. De gemeente gunt de opdracht aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijskwaliteitverhouding.

Bron: Tenderned 22 mei 2020 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/195941