Exploitatie aankondigingsborden Lelystad ( hoe het niet moet en de update)

UPDATE: Zoals verwacht is op maandag 1 februari alsnog het PvE gepubliceerd. Het PvE heeft als schrijfdatum januari 2021 en had direct mee gepubliceerd kunnen worden. of aanbieders nu genoeg hebben aan de informatie is aan hen. Het PvE vermeldt in ieder geval het aantal vast gemonteerde borden (200) en bijkomende eisen ten aanzien van tariefstelling, de relatie met abrireclame etc. Verder blijft onverminderd geldig wat in de NDR is gesteld. Het origineel op 1 februari 2021 geplaatste artikel vind u aansluitend aan deze update. 

De gemeente Lelystad wil een overeenkomst aangaan met een partij voor de volledige exploitatie en het beheer van vaste tweezijdige displays voor aankondigingen van acties en evenementen in Lelystad en/of directe regio. De aanbesteding omvat, naast de exploitatie, ook de volgende soorten dienstverlening:

• contacten met klanten;
• verhuur, drukwerk, plaatsen en verwijderen van panelen;
• tijdelijke invulling bij niet-verhuur;
• beheer en onderhoud.

De gemeente Lelystad verzoekt inschrijver een aanbieding te doen voor de volledige exploitatie en het beheer van vaste tweezijdige displays voor aankondigingen van acties en evenementen in gemeente Lelystad en/of directe regio voor de duur van 5 jaar. In de aanbieding dient inschrijver neer te leggen hoe een goede verdeling tussen commerciële en ideële aankondigingen wordt gewaarborgd. In de bijlage “Programma van Eisen Exploitatie aankondigingsborden” zijn de eisen en een nadere omschrijving van deze opdracht neergelegd.

NDR. De grootste gemeente van Nederland, die voor het grootste gedeelte uit water bestaat rept hier over een PvE, als bijlage dat niet eens bij de gepubliceerde documenten is te vinden, of men moet het echt goed verstopt hebben. Wij van Aanbestedingsnieuws weten natuurlijk niet of dit is gedaan om ons in de wielen te rijden, maar gevolg is wel dat de geïnteresseerde ondernemer die op vrijdagavond of in het weekend eens naar de aanbesteding kijkt niet veel verder komt. We weten niet eens om hoeveel van die borden het gaat.
Daarbij springt men ook wel vreemd om met documenten. In de alinea hierboven ziet u staan dat het gaat om de bijlage “Programma van Eisen Exploitatie aankondigingsborden”. Dat kan nog erger, want op het eind wordt het PvE nog betiteld als “informatieve bijlage”. De hamvraag is natuurlijk waarvan is het PvE dan een bijlage? Toch niet van de “biedingsleidraad” mogen wij hopen. Een leidraad is een leidraad en meer niet, anders was het geen leidraad maar meer een beschrijvend document of meer. Maar dan nog, het PvE is natuurlijk geen informatieve bijlage, maar een hoofddocument dat hier schittert door afwezigheid.
Wij van de redactie zagen het vaker het afgelopen jaar: Een bestek als bijlage op de inschrijfleidraad.Deze aanbesteding wordt begeleid (en dus niet geschreven, men kijkt even mee) door het Kennis Centrum Inkoop van de gemeente Lelystad. De aanbesteding is van de hand van de gemeente Lelystad zelf en het management (directie, college en raad ) hebben er blijkbaar ook niet zo veel fiducie in blijkens de strofen: Gemeente Lelystad handelt gedurende de gehele aanbestedingsprocedure onder het uitdrukkelijke voorbehoud van goedkeuring door het management van Gemeente Lelystad. Onder management kan worden verstaan Directie, College of Raad. Uithuilen en opnieuw beginnen is het advies. Besteed er eens wat tijd aan!

De huidige overeenkomst loopt af van rechtswege op 31 maart 2021. De nieuw af te sluiten overeenkomst zal worden aangegaan voor de duur van vijf jaar, waarbij geldt dat er jaarlijks zal worden geëvalueerd op de bereikte resultaten. Er geldt dat er jaarlijks zal worden geëvalueerd op de bereikte kwalitatieve, kwantitatieve en financiële resultaten. Indien bij een jaarlijkse evaluatie blijkt dat de resultaten achterblijven bij de (contractuele, operationele en/of financiële) overeengekomen afspraken en deze het gevolg zijn van aan opdrachtnemer toe te rekenen tekortkoming(en) en opdrachtnemer, ook na voorafgaande schriftelijke ingebrekestelling waarbij een redelijke termijn wordt gesteld om alsnog na te komen, volhardt in deze tekortkoming(en), dan heeft de gemeente Lelystad de mogelijkheid de overeenkomst tussentijds te ontbinden met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, mede gelet op de duur van de overeenkomst.

De overeenkomst start op 01 april 2021 en zal van rechtswege eindigen op 31 maart 2026. De gemeente Lelystad wil bewerkstelligen dat er voor de gehele looptijd van de overeenkomst één vergunningaanvraag gedaan hoeft te worden. Het is wettelijk niet (meer) toegestaan om alleen op het aspect ‘Prijs’ te gunnen. Alleen in die gevallen waarin de opdracht relatief eenvoudig is en/of het toepassen van meerdere gunningsaspecten geen toegevoegde waarde heeft, kan beargumenteerd van deze eis worden afgeweken. In alle andere gevallen zal er worden beoordeeld op het aspect “beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV)”. Voor deze aanbesteding geldt het gunningscriterium ‘prijs’. De argumentatie om te gunnen op ‘prijs’ is dat er bovenop de gestelde minimum (kwaliteits)eisen er te weinig onderscheidend vermogen bij potentiële inschrijvers overblijft. De beste prijs wordt bepaald door die aanbieding waarin de hoogste tegemoetkoming of vergoeding voor gemeente Lelystad wordt geboden, uitgaande van de opdrachtomschrijving.  

Bron: Tenderned 29 januari 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/218302 

Voor wat extra info bij deze aanbesteding: https://hoffman.info/tarieven/lelystad