Europese aanbesteding inbraakbeveiligingsinstallaties Stichting BOOR

Stichting BOOR verzorgt het openbaar (speciaal) basisonderwijs, voortgezet onderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs in Rotterdam en omgeving. In totaal meer dan 80 scholen, waar dagelijks aan ongeveer 30.000 kinderen wordt lesgegeven met ruim 3.500 medewerkers.
Op dit moment zijn er diverse overeenkomsten bij de aanbestedende dienst voor het onderhoud, de reparatie en de vervanging van de inbraakbeveiligingsinstallaties. Door de separate opdrachtverstrekking voor onderhoudswerkzaamheden bij verschillende bedrijven is de administratieve belasting hoog en de kwaliteit minder goed beheersbaar. De totale omvang van het onderhoud en de reparaties aan de diverse installaties schrijft een openbare Europese aanbesteding voor. Vanuit het bestuur van BOOR is aangegeven dat het samenvoegen van deze
overeenkomsten wenselijk is. De openbare Europese aanbesteding moet voor de aanbestedende dienst leiden tot een flexibele opdrachtnemer, een goede prijskwaliteitverhouding en administratieve ontzorging.

De aanbestedende dienst heeft de wens het onderhoud uit te besteden, waarbij veel
verantwoordelijkheden bij de opdrachtnemer liggen. Aandachtspunten zijn daarbij met
name:

• de zekerheid dat (verplichte) taken worden gesignaleerd, worden uitgevoerd en worden gerapporteerd;
  
• dat de beschikbaarheid van de installaties zo hoog mogelijk is;
  
• dat de conformiteit met de begroting per jaar en over meerdere jaren beter wordt dan tot op heden;
  
• dat het kostenniveau zo scherp mogelijk is;
  
• dat de gebouwen zo efficiënt en storingsvrij mogelijk geëxploiteerd worden;
  
• dat de organisatie van de aanbestedende dienst zo weinig mogelijk wordt belast met operationele taken ten aanzien van het onderhoud.
  

Om deze aandachtspunten te kunnen realiseren is de scope opgedeeld in delen, te weten:
A. Abonnementsdeel
Onder het abonnementsdeel wordt verstaan die diensten en/of leveringen die gedurende de overeenkomst jaarlijks dan wel maandelijks dienen te worden uitgevoerd. 
B. Variabel deel
Onder het variabele deel vallen alle diensten en/of leveringen benodigd voor het uitvoeren van correctief onderhoud aan inbraakbeveiligingsinstallaties en installatieonderdelen . In het prijzenblad zijn de elementen opgenomen die onder andere vallen onder het correctief onderhoud.
C. Functionele aanpassingen
Onder functionele aanpassingen vallen alle diensten en/of leveringen als gevolg van het wijzigen van de inrichting, constructie of gebruik van een gebouw(deel). Aangezien de omvang van deze diensten en/of leveringen op voorhand niet te bepalen is, zal wanneer zich deze situatie voordoet, bij opdrachtnemer hiervoor een offerte worden uitgevraagd. Het staat opdrachtgever vrij om functionele aanpassingen als nieuwe opdracht in de markt te zetten.
D. Nieuwe installaties
Jaarlijks worden in het primair onderwijs ongeveer zes installaties vervangen. Dit kan zijn omdat de afschrijvingstermijn is bereikt of omdat het einde van de functionele leeftijd is bereikt. De selectie van de te vervangen inbraakbeveiligingssystemen zal jaarlijks door opdrachtgever kenbaar worden gemaakt. Het vervangen van deze installaties zal in overleg tussen opdrachtnemer en opdrachtgever nader vorm worden gegeven. Opdrachtgever zal voor de vervanging van de installaties bij opdrachtnemer een aparte offerte uitvragen per te vervangen installatie.

De opdracht heeft twee percelen. De aanbestedende dienst is voornemens één opdrachtnemer te selecteren voor het uitvoeren van de opdracht  De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) met de beste prijs-kwaliteitsverhouding heeft uitgebracht.
De percelen zijn als volgt:
Perceel 1: de locaties behorende tot het Basisonderwijs, (Voortgezet) speciaal onderwijs en BOOR Services;
Perceel 2: Locaties behorende tot Voortgezet onderwijs, zijnde:
a. Wolfert van Borselen Scholengroep
b. Scholengroep Nieuw Zuid
c. Libanon Lyceum
d. Erasmiaans Gymnasium
e. Thorbecke Voortgezet Onderwijs

Inschrijver kan alleen op beide percelen inschrijven. De keuze om de aanbesteding op te delen in twee percelen is gelegen in het feit dat voor beide percelen een andere administratie wordt gevoerd binnen de administratieve omgeving van de opdrachtgever. Het is niet mogelijk om slechts voor (een deel van) één perceel in te schrijven.

Het doel van de aanbesteding is het afsluiten van een raamovereenkomst met één opdrachtnemer voor het onderhoud, de reparatie en de vervanging van de inbraakbeveiligingsinstallaties. De overeenkomst wordt afgesloten met Stichting BOOR voor alle locaties die nu, dan
wel gedurende de looptijd van de overeenkomst, deel uit (gaan) maken van deze stichting en vallen binnen het desbetreffende perceel.
De duur van de raamovereenkomst is drie jaren met de mogelijkheid om de overeenkomst eenzijdig met twee maal één jaar te verlengen.

Bron: Tenderned 16 november 2020 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/211711