ERP-systeem inclusief diensten – Tomingroep.
Laatst geupdate op april 5, 2023 door redactie
Tomingroep is het sociaal werkbedrijf van en voor de Gooi en Vechtstreek, Eemnes en Almere. Met onze bedrijven op het gebied van onder andere Groenvoorziening, Schoonmaak, Verpakken, Kringloop en Personele diensten zorgen we voor veel werkgelegenheid voor mensen met en zonder arbeidsbeperking. Met de juiste begeleiding en coaching kunnen mensen zich bij ons ontwikkelen tot waardevolle medewerkers en een vaste aanstelling krijgen of doorstromen naar een andere werkgever.
De aanbestedende dienst dient het huidige ERP-systeem te vervangen.
De aanbestedende dienst is op zoek naar een geïntegreerde en zoveel mogelijke standaard SaaS-oplossing. Het ERP-systeem dient in de cloud van opdrachtnemer te staan en dient de aanbestedende dienst geautomatiseerde oplossingen en workflows te bieden waardoor de administratieve en beheerlasten binnen de organisatie tot een minimum worden beperkt en de dienstverlening tot een maximum wordt verhoogd. Het ERP-systeem wordt gekenmerkt door een “standaard inrichting met flexibiliteit”. Dit is een oplossing met in principe een standaard inrichting op basis van templates vanuit de optimale (beste) werkmethoden, die past bij de organisatie van de aanbestedende dienst. Uitgangspunt is de standaard inrichting, maar om
de organisatie van de aanbestedende dienst goed te faciliteren, op een gebruiksvriendelijke manier, is flexibiliteit noodzakelijk, waarbij bij de inrichting door inschrijver de opgetekende en goedgekeurde ‘to be’ hoofdprocessen van de aanbestedende dienst moeten worden gevolgd. Opdrachtnemer dient het ERP-systeem te leveren, te implementeren inclusief conversie/datamigratie, in stand te houden, te ontwikkelen en te beheren. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor een goede werking van het ERP-systeem nu en in de toekomst.
Het systeem dient uiterlijk 1 januari 2024 geleverd en geïmplementeerd zijn. Dit betekent dat het systeem volledig ingericht moet zijn inclusief conversie/datamigratie en 100% operationeel moet zijn bij de aanbestedende dienst. Daarnaast moeten de key-users uiterlijk op deze datum zijn opgeleid en aantoonbaar kunnen werken met het ERP-systeem. Opdrachtnemer dient de key-users van de aanbestedende dienst op te leden. De key-users leiden vervolgens intern de gebruikers van de aanbestedende dienst op in het gebruik van het ERP-systeem, zodat de gebruikers zonder verdere instructies kunnen werken met het ERP-systeem en het implementatieproces snel verloopt. Tevens worden door opdrachtnemer instructies meegeleverd voor medewerkers die later in dienst komen.
Bij de aanbestedende dienst maken momenteel circa tachtig actieve medewerkers gebruik van het ERP-systeem. Hiervan zijn veertig medewerkers key-users. In de toekomst kan het aantal gebruikers toenemen of afnemen. Inschrijvers kunnen hier op geen enkele wijze rechten aan ontlenen.
Er is sprake van een dienstverleningsovereenkomst met een initiële looptijd van achtenveertig maanden met de
mogelijkheid de overeenkomst tweemaal tegen dezelfde voorwaarden te verlengen voor een periode van telkens vierentwintig maanden. De aanbestedende dienst heeft de mogelijkheid gedurende de gehele looptijd de overeenkomst tussentijds
zonder opgaaf van redenen op te zeggen, met inachtneming van een opzegtermijn van zes maanden.
Indien een inschrijving niet op eerdere gronden is uitgesloten, wordt overgegaan tot de inhoudelijke beoordeling van het aanbod van de inschrijver. De economisch meest voordelige inschrijving wordt door de aanbestedende dienst bepaald op basis van het gunningscriterium ‘beste prijs-kwaliteitsverhouding’.
Bron: Tenderned zondag 5 februari 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/287726
Aanbestedingsnieuws 8e jaargang editie 7 februari 2023