Enterprise content management – Openbaar Ministerie

Laatst geupdate op april 5, 2023 door redactie

Om invulling te geven aan de sourcingstrategie en het business meerjarenplan is het vernieuwen van het IV landschap noodzakelijk. Het OM heeft als doelstelling om in het jaar 2027 één uniforme werkwijze voor alle strafzaken te realiseren, ondersteund door één modulair zaaksysteem voor alle strafrechtelijke zaakstromen. Deze tijdigheid valt samen met de invoering van het nieuwe Wetboek van Strafvordering (WvSv). Het OM moet haar werkwijze en ICT-systemen vanaf nu daar op voorbereiden. De oude OM systemen zijn toe aan vervanging en ook de papieren werkwijze is nog niet aangepast aan de digitale wereld en het nieuwe wetboek. Het OM heeft hiertoe in 2020 een strategie en meerjarenplan laten opstellen voor de vernieuwing richting 2027. Voor de periode 2020-2027 zijn hierin zeven thema’s geïdentificeerd die relevant zijn:
• Verbeteren van de informatiepositie van OM medewerkers;
• Meer eenheid van beleid en leiding met behoud van professionele ruimte;
• Doelmatige en betrouwbare uitvoering van OM kerntaken;
• Versterken van de ketensamenwerking;
• Verdergaande digitalisering van alle werkprocessen;
• Verbeteren van de informatievoorziening richting slachtoffers, verdachten en veroordeelden;
• Vergroten van de digitale weerbaarheid van het OM (cyber security).

Het OM programma Emma heeft als doel het moderniseren van het IT-landschap voor strafzaken en tegelijkertijd processen en werkwijzen te verbeteren, zodat invulling wordt gegeven aan de doelstellingen achter de genoemde thema’s, gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden van digitale technologie en het OM in staat wordt gesteld het nieuwe Wetboek van Strafvordering goed uit te kunnen voeren. Het OM gaat de komende jaren aan de slag met vernieuwing van haar primair proces
systemen. De vernieuwing vindt plaats onder architectuur waarbij herbruikbare bouwstenen in verschillende IV-ketens ingezet kunnen worden. In het systeemlandschap van het OM ontbreekt op dit moment een toekomst vaste oplossing voor Enterprise
Content Management (ECM) zoals hieronder gedefinieerd.

Het OM definieert ECM als: “Het beheren van de volledige levenscyclus van ongestructureerde informatie die binnen een organisatie wordt gebruikt”. Ongestructureerde informatie behelst alle informatie die niet direct als veld of velden in een database benaderbaar is maar als ‘bestand’ te typeren is. Hierbij kan het gaan om allerlei soorten documenten (afbeeldingen, video’s en geluidsfragmenten, en bijvoorbeeld Office-documenten van het type Word (.docx), Excel (.xlsx) etc., maar ook PDF, XML, emailberichten). Omdat het OM verschillende soorten zaken afhandelt, verschilt ook de omvang en levensduur van de informatie die in een zaak gebruikt wordt behoorlijk. In het ene dossier gaat het om een handjevol gegevens en een enkele foto en in meervoudige strafzaken gaat het om duizenden documenten, geluid en video opnamen die voor lange tijd bewaard en beschikbaar dienen te blijven. Bovendien zijn dataclassificatie en de daarbij horende maatregelen verschillend (bijvoorbeeld winkeldiefstal versus ondermijning), terwijl het proces in hoge mate gelijk is. Dat vraagt om veiligheidsmaatregelen met een hoge mate van granulariteit voor de gebruikers en de bijbehorende maatregelen.

Opdrachtgever zoekt een standaardprogrammatuur oplossing die in staat is om verschillende vormen van informatie duurzaam op te slaan, en beschikbaar te stellen, zowel direct aan gebruikers, als aan andere applicaties (zoals Case Management) of aan
koppelvlakken in de strafrechtketen. De gevraagde ECM oplossing, zoals voorzien door de opdrachtgever, omvat onder andere
de volgende aspecten en functionaliteiten:
• Ontvangen, opslaan en beheren
• Ordenen en bewerken
• Ontsluiting van bestandsformaten
• Metadata
• Annoteren
• Zoeken en filteren
• Afschermen
• Samenwerken (collaboratie)
• Overdragen en verzenden
• Autorisatie
• Logging & auditing
• Reporting & Business Intelligence (BI)
• Archivering
• Beveiliging
• Specifiek aspecten rondom de non-functionals
• Specifiek aspecten rondom de beheer en onderhoud

De primaire behoefte van opdrachtgever is het verwerven van gebruiksrecht op standaardprogrammatuur, oftewel het verwerven van een licentie. De volgende aan ECM gerelateerde activiteiten en diensten vallen binnen de scope van deze aanbesteding en de eventueel daaropvolgende dienstverlening:
• Gebruiksrecht op Standaardprogrammatuur voor Enterprise Content Management (ECM) in de vorm van tijdelijke licenties (huur) en/of de aanschaf van eeuwigdurende licenties (afhankelijk van hetgeen inschrijver aanbiedt), inclusief eventuele third party software;
• Onderhoud en support (waaronder updates, upgrades, patches, etc. en mogelijkheid voor (helpdesk)ondersteuning);
• Installatie en configuratie ondersteuning (optionele Opdracht);
• Training en opleiding (optionele Opdracht);
• Adviesdiensten (optionele Opdracht).
Zoals hierboven aangegeven is de afname van opdrachtgever van de dienstelementen “Installatie en configuratie ondersteuning”, “Training en opleiding” en “Adviesdiensten” optioneel. Met “optioneel” wordt dan bedoeld dat deze dienstelementen op afroep door opdrachtgever kunnen worden afgenomen en alsdan door opdrachtnemer moeten worden
geleverd.

Het doel van deze aanbesteding is het sluiten van een overeenkomst voor de omschreven en gespecificeerde dienstverlening met één inschrijver die met zijn definitieve inschrijving de economisch meest voordelige Inschrijving (EMVI) voor de opdracht heeft uitgebracht. De economische meest voordelige inschrijving wordt vastgesteld op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. De overeenkomst is een raamovereenkomst. Ingangsdatum van de overeenkomst is voorzien op 29 augustus 2023. De beoogde overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van drie  jaar. Opdrachtgever informeert opdrachtnemer telkens uiterlijk vier maanden voor het verstrijken van de looptijd over een voornemen om de overeenkomst
te verlengen. Deze optie van een jaarlijkse verlenging,  kan leiden tot een langere duur dan het maximum van vier jaar voor raamovereenkomsten zoals de aanbestedingswet bepaalt. De opdracht wordt aanbesteed door middel van een Europese mededingingsprocedure met onderhandelingen.

Bron: Tenderned zondag 26 maart 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/292650

Aanbestedingsnieuws 8e jaargang editie 28 maart 2023