Recordmanagement applicatie (RMA) rechtspraak

Laatst geupdate op april 5, 2023 door redactie

De Rechtspraak is bezig om zaakdossiers verder te digitaliseren. Een digitaal zaakdossier vormt daarmee de basis voor de rechtsgang. De huidige dossierbeheeroplossing (Digitaal Zaakdossier – DZD) voor lopende zaken, voorziet niet in de functionaliteit om digitale dossiers (langdurig) te kunnen archiveren en recordmanagement taken uit te voeren.
De informatiehuishouding van de Rechtspraak bestaat uit twee pijlers, zaakgebonden en niet-zaakgebonden. Als de Rechtspraak het heeft over zaakgebonden, dan gaat dit over de juridische zaakdossiers en de zaakgegevens. Een zaakdossier bevat altijd een document of ander informatieobject (video, afbeelding, etc).
Niet-zaakgebonden informatie is alles daarbuiten. Denk aan beleid, email, communicatie en projecten. Al deze activiteiten (werkprocessen) produceren informatie in de vorm van documenten, etc.

Het project Digitaal Archiveren Rechtspraak (DAR) richt zich in plateau 1  op de archivering van de zaakgebonden informatie. De geboden oplossing moet zowel zaakgebonden als niet-zaakgebonden informatie kunnen verwerken. De Rechtspraak werkt aan de digitalisering van zaakstromen met als hoofddoel om een eenvoudige digitale toegang te realiseren voor procespartijen en procesvertegenwoordigers. In de digitale postkamer komen processtukken van externe partijen binnen. Alle documenten worden opgeborgen in een digitaal zaakdossier (DZD). Voorafgaand aan het gebruik van de digitale postkamer, moet de zaak eerst geregistreerd worden in de huidige primair proces systemen (PPS) zoals bijvoorbeeld Berber en Civiel. Op dit moment kan er geen archivering plaatsvinden van documenten in de gedigitaliseerde zaakstromen van DZD. Om de mogelijkheid aan te bieden digitale zaakdossiers (digital born) te archiveren moet er een generiek archiefsysteem binnen de Rechtspraak worden gerealiseerd. Dit is mogelijk door het in gebruik nemen van een Record Management Applicatie (RMA). Met een RMA wordt een archieffunctie geïntegreerd in de werkprocessen. Een RMA stelt de Rechtspraak in staat om op een juiste manier, conform de wettelijke kaders, een elektronisch archief op te bouwen en te beheren.

De opdracht voor de opdrachtnemer omvat:
 De levering van een RMA-oplossing (op basis van SAAS);
 Realisatie van activiteiten zoals beschreven in plateau 1, met expliciet:

o Realisatie koppeling met DZD;
o Realisatie koppeling met in eerste instantie één PPS;
o Realisatie koppeling met CDD+.

 Consultancy bij de inrichting van de geleverde RMA-oplossing;
 Instructie in het gebruik van de geleverde RMA-oplossing;
 2e en 3e lijns ondersteuning bij het beheer van de geleverde oplossing.

De opdrachtgever (de Aanbestedende dienst en tevens de opdrachtgever IVO Rechtspraak) is van plan  om een overeenkomst af te sluiten met maximaal één opdrachtnemer. De overeenkomst kent geen afnameverplichting voor de opdrachtgever.  IVO Rechtspraak is de ICT-dienstverlener voor de Rechtspraak, heeft goede kennis van de Rechtspraak en haar werkprocessen en biedt ICT-gebaseerde oplossingen. Het ontzorgen en het vergroten van de effectiviteit doet IVO Rechtspraak door een vitale en optimale ICT-dienstverlening. De af te sluiten overeenkomst heeft een initiële looptijd van twee jaar. De verwachte ingangsdatum van de overeenkomst is 1 augustus 2023.  De opdrachtgever heeft de mogelijkheid om de overeenkomst onder dezelfde condities driemaal te verlengen met twee jaar. De aanbestedende dienst volgt een openbare aanbestedingsprocedure. De aanbestedende dienst beoordeelt de inschrijving op basis van het gunningscriterium de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

Bron: Tenderned zondag 26 maart 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/292676

Aanbestedingsnieuws 8e jaargang editie 28 maart 2023