Digitalisering microfilms Belastingdienst,
De opdrachtgever bezit 85 microfilms, uit de zogenaamde memories van successie, een archiefblok met historische waarde welke veel geraadpleegd wordt door onderzoekers. De 85 microfilms bevatten opnamen van indexkaarten, waarop (persoons)gegevens van overleden personen zijn geregistreerd. Elke microfilm bevat gemiddeld 20.058 opnamen van indexkaarten, de zogenaamde kaartenbak. De indexkaarten zijn voorgedrukt en handgeschreven ingevuld, waarbij verschillende handschriften zijn gebruikt. Ten behoeve van een betere ontsluiting van de bovengenoemde archiefbestanden wil de opdrachtgever de Microfilms laten digitaliseren. Het eindresultaat zal gebruikt worden door het Nationaal Archief en
en de Regionaal Historische Centra (RHC). De papieren originelen (c.q. de oorspronkelijk verfilmde) indexkaarten zijn vernietigd.
Om te voldoen aan de verplichtingen vanuit de Archiefwet en ten behoeve van een betere ontsluiting van archiefbestanden is opdrachtgever op zoek naar één dienstverlener om de handgeschreven indexkaarten te digitaliseren, de informatie op de indexkaarten te ontsluiten en gedigitaliseerde indexkaarten toegankelijk te maken. De totale looptijd van de opdracht is maximaal vier kalenderjaren. In het eerste jaar kan de opdrachtnemer een verwerkingsstraat inrichten en het merendeel van de microfilms digitaliseren. In het tweede jaar kan opdrachtnemer het overige aan microfilms digitaliseren, eventuele
herstelwerkzaamheden afronden en (samen met opdrachtgever) de overdracht verzorgen aan het Nationaal Archief. In het derde en vierde jaar kan opdrachtnemer diensten verlenen omtrent back-ups en garantie van de gedigitaliseerde microfilms.
De volgende (hoofd)procesonderdelen ziet opdrachtgever als binnen de scope van de opdracht.
– Projectmanagement en begeleiding, inclusief (on)gevraagde advisering over de dienstverlening.
– Registreren microfilms voor verzending, de microfilms verpakken in transportmiddelen en deze transporteren (ophalen en retourneren).
– Digitaliseren van de opnames van de microfilms.
– Ontsluiten van de gevraagde informatie vanaf de microfilm / het image / de opname.
– Toegankelijk maken van de images en metadata ten behoeve van een import in de raadpleegsoftware.
– Begeleiding van en voorzieningen voor opdrachtgever bij (mogelijk) tussentijdse kwaliteitscontrole.
De volgende zaken/activiteiten vallen buiten de scope van de opdracht:
– De achterkant van de indexkaartjes hoeven niet gedigitaliseerd te worden.
– De dossiers zelf vallen ook buiten de opdracht en hoeven niet gedigitaliseerd te worden.
– Het daadwerkelijk inladen (importeren) van images en metadata (c.q. bestanden en gegevens) in de raadpleegsoftware (openbaar toegankelijke omgeving) van het NA.
– De dossiers van de memories van successie (waarnaar de indexkaarten verwijzen, als er een dossier aanwezig was) hoeven niet gedigitaliseerd of geïmporteerd te worden.
In totaal gaat het om het digitaliseren van 85 microfilms van 16mm met een lengte van 65 meter per Microfilm. Daarbij wordt uitgegaan van gemiddeld 20.058 opnamen per microfilm, wat resulteert in een totaal van circa 1,7 miljoen opnamen (exact 1.704.930 stuks).
De overeenkomst wordt gesloten voor een initiële periode van twee kalenderjaren met twee opties tot verlenging van elk maximaal één kalenderjaar. De intentie is om de overeenkomst uiterlijk op 2 december 2022 te onderteken met als ingangsdatum: 5 december 2022. Na ondertekening van de overeenkomst geldt een implementatiefase van maximaal één kalendermaand. Na de implementatiefase wordt samen met opdrachtnemer een testfase doorlopen van maximaal drie kalendermaanden. De gevolgde procedure bij deze aanbesteding is de openbare.
Bron: Tenderned donderdag 30 juni 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/265636