Digitalisering archief Risicobeheersing Veiligheidsregio Utrecht – Aanbestedingsnieuws
KlussenKlussen

Digitalisering archief Risicobeheersing Veiligheidsregio Utrecht

Foto: www.pixabay.com

Om haar taken naar behoren uit te kunnen voeren houdt de Veiligheidsregio Utrecht (VRU)  dossiers bij van bouwwerken en milieu-inrichtingen in de regio. Deze dossiers bevatten aanvragen, adviezen en besluiten over omgevingsvergunningen en de correspondentie met betrekking tot toezicht en handhaving op de besluiten. In totaal gaat het om circa 12.200 dossiers in circa 510m aan archiefruimte. De dossiers bestaan uit een combinatie van documenten (brieven, rapportages e.d.) en (bouw)tekeningen. Ze staan op 8 verschillende locaties verspreid in de regio Utrecht.

Het is de uitdrukkelijke wens van VRU om alle genoemde 12.200 dossiers te digitaliseren. Gezien de huidige crisissituatie (Covid-19) is het hiervoor beschikbare budget op dit moment te beperkt om deze wens te kunnen vervullen. Ook is het niet goed mogelijk het verloop van de crisis en de daarmee samenhangende (financiële) gevolgen voor de VRU te voorspellen in de toekomst. Daarom zal de opdracht in 2 afzonderlijke fases worden aangeboden:
Fase 1: Het eerste deel van het archief bestaat uit circa 2.200 dossiers, in circa 60m archiefruimte. Deze dossiers worden direct bij de start van de opdracht ter digitalisering aangeboden. De opdracht voor fase 1 heeft prioriteit voor de VRU om zo snel mogelijk te worden uitgevoerd door de opdrachtnemer.
Fase 2: De overige dossiers verwachten de VRU in de periode daarna aan te kunnen bieden. Daarom is gekozen voor het aangaan van een raamovereenkomst voor meerdere jaren. Het is onzeker in welke mate hiervan in het tweede, en optioneel derde en vierde jaar gebruik gemaakt
kan worden en zo ja in welk tempo. Een afnameverplichting kan niet worden gegarandeerd.

De VRU is op zoek naar een opdrachtnemer die de hierna genoemde werkzaamheden verricht:

  • Het opschonen van het archief (Objectdossiers)
  • Het scan klaar maken van het archief (Objectdossiers)
  • Het scannen van het archief (Objectdossiers)
  • Het toekennen van metadata aan de documenten
  • Het aanleveren van het archief (Objectdossiers) in een nader te bepalen digitaal formaat
  • Het tijdelijk opslaan van het aangeleverde (papieren) archief (Objectdossiers)
  • Vernietigen van het archief (Objectdossiers)

De dossiers zijn heel divers en kunnen documenten bevatten vanuit adviesprocessen en vanuit toezichtprocessen. Op een deel van de dossiers is geen beheer gevoerd. Deze dossiers moeten opgeschoond worden alvorens ze scan gereed gemaakt kunnen worden. Een ander deel is wel
beheerd geweest, deze zijn goed en netjes opgebouwd. De dossiers zijn echter in zijn totaliteit beheerd, er is niet periodiek gekeken wat er uit de dossiers zelf kan. Deze controle zal bij het scan gereed maken uitgevoerd moeten worden.

De dossiers lijken sterk op bouwdossiers zoals die bij gemeenten voorkomen. Ze bevatten allerlei documenten op formaten variërend van A4 tot A0+. Het merendeel zijn ingebonden losse bladen, maar ook ingebonden boekwerkjes (veelal rapportages) komen voor.  Om de gedigitaliseerde documenten op de juiste wijze in een Document Management Systeem (DMS) op te kunnen slaan, moet gevraagde metadata toegekend worden aan alle documenten. De te scannen dossiers worden dagelijks gebruikt bij het uitvoeren van de taken. Het dagelijks werk moet zo min mogelijk hinder van het scanproces ondervinden. De VRU zal daarom de dossiers in verschillende partijen/batches aanbieden. Fase 1 zal in 2 batches worden aangeboden. Het doel van de VRU is om de fysieke dossiers formeel te vervangen door digitale dossiers. Dat wil zeggen dat de VRU, met inachtneming van de eisen van de Archiefwet en aanverwante regelgeving, de gescande fysieke dossiers wil laten vernietigen twee jaar nadat ze digitaal beschikbaar zijn gesteld.

Voor de aanbesteding van de opdracht, hanteert de VRU de Europese openbare aanbestedingsprocedure. Op deze aanbestedingsprocedure is de Aanbestedingswet van toepassing.

De VRU organiseert een schouw. De schouw vindt plaats op de datum en het tijdstip zoals opgenomen in de planning ) aan de acht verschillende adressen. Per inschrijver mogen bij de schouw maximaal twee personen aanwezig zijn. Bij de schouw worden de op dat moment geldende RIVM-richtlijnen rondom Covid-19 gevolgd. Indien de inschrijver aanwezig wenst te zijn bij de schouw, dan dient de inschrijver zich uiterlijk op de datum en het tijdstip uit de planning  aan te melden via de berichtenmodule van TenderNed. In die aanmelding dienen de namen en functies te worden vermeld van de personen die namens de inschrijver aanwezig zullen zijn. Voor de schouw zal VRU per locatie aangeven op welk tijdstip deze bezocht kan worden. Iedere locatie zal 30 minuten bezocht kunnen worden. De gehele schouw zal naar verwachting vanaf 08.00 uur tot circa 18.00 uur duren, inclusief reistijd tussen de locaties. Afhankelijk van het aantal aanmeldingen zal dit mogelijk verspreid worden over 2 dagen.

Bron: Tenderned 26 augustus 2020 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/203575

 

Bol.com AlgemeenBol.com Algemeen

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *