Consultatie opslag- en distributiesysteem voor waardedocumenten Almere
De gemeente Almere heeft als een van haar overheidstaken het uitgeven van identiteits- en rijbewijzen aan haar inwoners. Deze taak is belegd bij de afdeling Burgerzaken op het stadhuis. Nadat documenten zijn aangevraagd bij de publieksbalies van Burgerzaken en de gemeente de
geproduceerde documenten heeft ontvangen, moeten deze tijdelijk in bewaring gehouden worden tot aanvragers hun document komen afhalen. De gemeente is verantwoordelijk voor een gedetailleerde en sluitende administratie rondom alle processen van aanvraag tot uitgifte van deze documenten. Gezien gemeente Almere op jaarbasis enkele tienduizenden documenten voor haar inwoners verzorgt, is dit een zeer arbeidsintensieve taak waarbij automatisering gewenst is. De processen van aanvraag, invoer, opslag, distributie en uitgifte van deze documenten zijn al bijna volledig geautomatiseerd. De aanvraagprocedures geschieden langs elektronische weg. De opslag en het uitgifteproces zijn, op enkele logistieke en invoerhandelingen na, volledig geautomatiseerd. De documenten worden in een centraal opslagsysteem geplaatst, welke
hiervan een gedetailleerde inventaris bijhoudt. Op het moment van uitgifte worden de documenten volautomatisch van het centrale opslagsysteem via een buizenpostsysteem naar de balie getransporteerd waar de aanvrager diens document komt afhalen. Dit systeem zorgt voor een zo minimaal mogelijke inspanning van medewerkers, aangezien zij de documenten enkel hoeven in te voeren voor opslag en weer op te vragen voor uitgifte wanneer de aanvrager het document komt afhalen aan de balie. Het huidige systeem dat voorziet in de automatisering van invoer, opslag, distributie en uitgifte heeft echter het einde van de levensduur bereikt. Daarnaast heeft leverancier Swisslog van het huidige systeem aangekondigd zich terug te trekken uit deze markt. Hierdoor is de gemeente Almere op zoek naar een vervangend systeem.
Met deze marktconsultatie is de gemeente Almere op zoek naar een nieuwe leverancier om een bewezen, betrouwbare, snelle, efficiënte en gebruiksvriendelijke totaaloplossing aan te bieden voor de geautomatiseerde invoer, opslag, distributie en uitgifte van identiteits- en rijbewijzen,
welke geïntegreerd kan worden met de systemen van de gemeente en waarbij onderhoud en ondersteuning voor de lange termijn gegarandeerd kunnen worden. In het concept Programma van Eisen zijn enkele eisen en specificaties opgenomen welke gesteld worden aan een vervangend systeem. Enkele belangrijke punten hieruit zijn:
• Bestaand systeem dat zich bewezen heeft in de markt;
• Bestaande koppeling met Centric software (Key2Burgerzaken en Portaal Burgerzaken) die zich bewezen heeft in de markt;
• Alle ondersteuning, levering van vervangende of reserveonderdelen en uitvoering van preventief en correctief onderhoud dient te kunnen worden gegarandeerd voor een periode van minimaal 10 jaar;
• Snelle reactietijd en ondersteuning op locatie bij storingen (binnen 1 uur inhoudelijke reactie, indien nodig binnen 4 uur monteur op locatie).
Van geïnteresseerden wordt nu gevraagd in het bij de marktconsultatiedocumenten gevoegde concept Programma van Eisen aan te geven of uw
systeem voldoet aan de gestelde eisen. Het is ook mogelijk om per gestelde eis een toelichting te geven op het antwoord.
Almere ziet het als gemeenschappelijke opgave van zowel gemeente als marktpartijen om de wensen en eisen die gesteld worden aan een toekomstige systeem en bijbehorende dienstverlening in beeld te brengen. De uitwerking hiervan vindt plaats in de offerteaanvraag dat de basis is voor de selectie van een partij die in de toekomst het systeem kan leveren. eventuele toelichtende gesprekken vinden plaats in week 50, 2020.
Bron: Tenderned 16 november 2020 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/211633