Bibliotheeksysteem Fontys Hogescholen

Laatst geupdate op augustus 13, 2021 door redactie

Fontys Hogescholen wenst een geïntegreerd bibliotheeksysteem te verwerven en implementeren in kalenderjaar 2021. Hiermee hoopt Fontys tevens een ‘state of the art’ zoekmachine te lanceren die aansluit bij de behoefte van zowel de student, docent, als onderzoeker. In tijden waarin zowel studenten als docenten veel online moeten doen, is het van groot belang dat bronnen op een gemakkelijke en gebruiksvriendelijke manier op afstand kunnen worden gevonden en geraadpleegd.
Fontys is op zoek naar een all-in-one SaaS-oplossing, dat wil zeggen: een geïntegreerd bibliotheeksysteem, waarvan de verschillende onderdelen naadloos op elkaar aansluiten. Fontys acht het dan ook uit oogpunt van haar bedrijfsvoering noodzakelijk dat de onderhavige softwaredienstverlening als één geïntegreerde opdracht wordt aanbesteed. Voor bedrijfsvoering van Fontys is het vanuit oogpunt van doelmatigheid, efficiency en beheersbaarheid essentieel dat voor de
implementatie en operationele IT-dienstverlening één wederpartij, één aanspreekpunt en één (eind)verantwoordelijke is.

Fontys Hogescholen maakt al lange tijd gebruik van een bibliotheeksysteem (leverancier OCLC) en een discoverytool voor het zoeken naar digitale informatiebronnen (leverancier ProQuest). Naast dat het huidige bibliotheeksysteem van Fontys ernstig verouderd (‘end-of-life’) is bestaat er momenteel geen goede integratie is tussen het bibliotheeksysteem en de discoverytool is. Tevens is gebleken dat het huidige bibliotheeksysteem onvoldoende veilig en niet AVG-proof is.

Gewenst is een bibliotheeksysteem dat voorziet in de mogelijkheid dat fysiek materiaal 24/7, eenvoudig door de gebruiker aangevraagd/ gereserveerd kan worden, al dan niet met tussenkomst van een medewerker. De gebruiker ontvangt vanuit het het aan te schaffen bibliotheeksysteem duidelijke informatie over de beschikbaarheid van de te lenen materialen en de tijden waarop deze materialen kunnen worden opgehaald/ geretourneerd. Rapportages en statusinformatie ten aanzien van uitleen en beschikbaarheid zijn eenvoudig raadpleegbaar. 

Samenvattend wenst Fontys een bibliotheeksysteem dat het mogelijk maakt om:

• Bestellingen, abonnementen en facturen te administreren en budgetten te beheren;
  
• Materialen te catalogiseren door Fontys-medewerkers.
  
• Materialen te zoeken met een gebruiksvriendelijke interface. Deze materialen moeten overzichtelijk gepresenteerd worden;
  
• Zoekinterface te verbinden met andere relevante collecties en met een Discovery-service;
  
• Zelf materialen te lenen, inleveren, reserveren, aanvragen, verlengen en eigen gegevens in te kunnen zien door eindgebruikers;
  
• Eenvoudig statistieken en overzichten kunnen produceren zoals statistieken voor collectievorming, budget, gebruik e-books en uitleen die kunnen worden gebruikt bij de besluitvorming.
  
• Koppelingen te kunnen maken met diverse Fontys-systemen, als ook diverse randapparatuur zoals scanners, printers en selfservice-units 

De coronacrisis heeft deze wens nog eens extra versterkt en eigenlijk is de wens nu noodzaak geworden. In tijden waarin zowel studenten als docenten veel online moeten doen, is het van groot belang dat bronnen op een gemakkelijke en gebruiksvriendelijke manier kunnen worden gevonden/geraadpleegd. Vandaar de naam van het project, Fontys Finder.

de opdracht omvat het leveren, inrichten en hosten van een all-in-one bibliotheeksysteem in de vorm van SaaS, inclusief de daarbij behorende scholing, support en advies. Fontys wil géén maatwerk en is dus op zoek naar een standaard applicatie. Mocht het in zéér uitzonderlijke gevallen toch noodzakelijk zijn om aanpassingen binnen de applicatie door te voeren
dan moet dit op verzoek van opdrachtgever binnen de scope van deze aanbesteding mogelijk zijn, doch louter en alleen indien daar in overleg met de verantwoordelijke binnen Fontys (niet zijnde individuele instituten) expliciet geconstateerd is dat hiervoor een absolute noodzaak is. Afwijking van de huidige processen valt hier expliciet niet onder.

De ingangsdatum van de af te sluiten overeenkomst staat gepland in mei 2021 en heeft een initiële looptijd van vijf jaar met een optie tot jaarlijkse verlenging. De aanbesteding is niet opgedeeld in percelen. Inschrijven op een onderdeel van de aanbesteding is niet mogelijk. Iedere inschrijver, al dan niet onderdeel uitmakend van een combinatie, mag maximaal
één inschrijving indienen.

Bron: Tenderned 21 januari 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/217496