Bibliotheekmonitor 2.0 – Koninklijke Bibliotheek
De afgelopen jaren zijn in opdracht van de KB diverse onderzoeksinstrumenten ontwikkeld: de Bibliotheekmonitor, de Outputregistratietool en de Impactmonitor. De data die met deze instrumenten verzameld is, wordt gepubliceerd en in bredere maatschappelijke context geplaatst op Bibliotheekinzicht. In het convenant is vastgelegd dat de reeds beschikbare onderzoeksinstrumenten worden samengebracht en verder worden uitgebouwd tot een gericht instrumentarium met een ‘Cockpit’ die de juiste stuurinformatie oplevert. Dit instrumentarium biedt inzicht in:
• De inzet op maatschappelijke opgaven en maatschappelijke effectmeting;
• De bereikbaarheid en toegankelijkheid van robuuste bibliotheekvoorzieningen;
• Het verandervermogen van organisaties;
• De inzet van personeel en vrijwilligers;
• Het opdrachtgeverschap van overheden;
• De realisatie van stelselvoorzieningen van lokale openbare bibliotheken, provinciale ondersteuningsinstellingen (POI’s) en de KB.
Openbare bibliotheken en POI’s hebben de afgelopen jaren door middel van (voornamelijk) online enquêtes en registratieformulieren gegevens over hun organisatie en dienstverlening, opbrengsten en impact verzameld en aangeleverd via de Bibliotheekmonitor, Outputregistratietool en Impactmonitor. De resultaten van deze dataverzameling zijn gebundeld en gepresenteerd in o.a. infographics, dashboards en rapportages. Hiervoor hebben we met diverse leveranciers samengewerkt en daarbij onze werkwijze jaarlijks geëvalueerd en geoptimaliseerd.
Voor de periode vanaf 2023 dient de omgeving voor dataverzameling en rapportage van dit instrumentarium opnieuw aanbesteed te worden. We zullen de aanbesteding laten uitvoeren als overheidsopdracht en niet als raamovereenkomst. Een overheidsopdracht is mogelijk als de opdrachtgever nauwkeurig het project kan omschrijven en op voorhand kan bepalen welke werkzaamheden worden uitgevoerd. Bij een overheidsopdracht kan de looptijd van de overeenkomst door de KB bepaald worden. Het voorstel is: drie jaar initiële looptijd, aansluitend de mogelijkheid vanuit de KB om driemaal één jaar te verlengen (eenzijdig; de leverancier moet daar dan in mee gaan). Na zes jaar mogen beide partijen bepalen of ze verder willen gaan; het kan zijn dat er tegen die tijd aanpassingen nodig zijn. Het contract heeft een looptijd van in totaal minimaal drie jaar en maximaal twaalf jaar. Het opnieuw aanbesteden van het instrumentarium biedt KB ook de mogelijkheid de drie afzonderlijke onderzoeksinstrumenten onder te brengen in één integrale tool, functionaliteit voor en achter de schermen gelijk te trekken en beter te laten aansluiten op de wensen van de bibliotheken, POI’s, bibliotheekbezoekers en onderzoekers. Deze tool gaat verder onder de naam Bibliotheekmonitor, omdat deze naam de brede lading dekt en in de sector een grote bekendheid geniet. In de aanbesteding wordt de nieuw te ontwikkelen tool Bibliotheekmonitor 2.0 genoemd, om verwarring tussen de oude en nieuwe versie te voorkomen.
Voor de ontwikkeling van Bibliotheekmonitor 2.0 kiezen we voor een gefaseerde aanpak, die de opdracht opsplitst in twee hoofdfasen:
Fase 1. De basis (2023): integratie van de 3 huidige onderzoeksinstrumenten, in één onderzoeks- en monitoringinstrument waarmee openbare bibliotheken op structurele en systematische wijze hun inzet en dienstverlening kunnen meten, monitoren en rapporteren. Daarin wordt onderscheid gemaakt tussen drie onderdelen: organisatie en dienstverlening, opbrengsten en impact. Dit instrument wordt ontwikkeld als webapplicatie met een autorisatiebeheersysteem: Bibliotheekmonitor 2.0.
Fase 2. De uitbreiding als onderdeel van de integrale Cockpit (2024-2025): doorontwikkeling van Bibliotheekmonitor 2.0, o.a. door bredere registratie en evaluatie van activiteiten en samenwerking van bibliotheken mogelijk te maken, te koppelen met het Datawarehouse van KB en nieuwe onderdelen toe te voegen. Het doel van deze aanbesteding is te komen tot een overeenkomst met één opdrachtnemer, op deze overeenkomst zijn Bijlage 5 ARBIT 2022 van toepassing. De aanbestedende dienst gunt de opdracht op grond van de naar het oordeel van de aanbestedende dienst economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV).
Bron: Tenderned vrijdag 18 november 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/279888