Audiovisuele oplossing raadzaal gemeente De Ronde Venen

Op dit moment beschikt de gemeente De Ronde Venen over een verouderd audiovisuele systeem. In de loop van de tijd zijn diverse functionaliteiten bijgeplaatst. Het systeem voldoet niet meer aan de huidige eisen op het gebied van audio- en videokwaliteit. Het heeft geen aansluiting met het raadsinformatiesysteem en is het niet toekomstbestendig. Bovendien is het
niet betrouwbaar, vertoont het veel storingen en mist de multifunctionaliteit. De huidige dienstverlener voor onderhoud is Jacot.

De Ronde Venen staat voor een uitdagende keuze. Het opnieuw inrichten met audiovisuele middelen van de raadzaal. Een raadzaal die multifunctioneel inzetbaar is en moet blijven. Een zaal waar in basis raads- en debatvergaderingen worden gehouden en jubilarissen worden geëerd. Met deze audiovisuele verbouwing moet het gemeentehuis straks voldoen aan de eisen die aan een moderne organisatie gesteld mogen worden. De huidige raadzaal bevindt zich in het gemeentehuis en wordt gebruikt voor gemeenteraadsvergaderingen, voor vergaderingen van verschillende debatten en voor andere bijeenkomsten van de raad, college en de ambtelijke organisatie. Daarnaast wordt de raadzaal gebruikt voor andersoortige bijeenkomsten als huldigingen en niet-raadsvergaderingen. Kortom de raadzaal is multifunctioneel inzetbaar.

De opdracht in deze aanbesteding bestaat op hoofdlijnen uit de volgende onderdelen:
a) Levering van de nieuwe audiovisuele installatie voor de raadzaal. Onder meer bestaande uit:
• Bedieningsschermen
• Vergadermanagement software
• Microfooninstallatie
• Automatische cameraregistratie
• Videoschermen- beeldweergave
• Geluidsweergave
• Draadloze microfoons
• Presentatiemogelijkheden
• Opnamevoorzieningen
• Distributie van audiovisuele signalen
• Oplossing ter voorkoming van uitval
De audiovisuele installatie is een vast bekabelde installatie.
b) Het verwijderen en afvoeren van bestaande apparatuur die geen waarde en functie heeft in de toekomstige installatie in afstemming met de gemeente.
c) Installatie en implementatie van de nieuwe audiovisuele oplossing onder meer bestaande uit:
• workshops voor het in detail uitwerken van het gebruik en het beheer;
• template design en inrichting;
• tot stand brengen van de koppelingen met Notubiz en Notucast;
• training van gebruikers, documentatie en nazorg.
d) Beheer & support audiovisuele oplossing.
De nieuwe audiovisuele-oplossing (AV-oplossing) moet minimaal voldoen aan het Programma van Eisen.

De gemeente wenst een overeenkomst af te sluiten met één leverancier. De overeenkomst gaat in op het moment waarop deze door beide partijen is ondertekend en eindigt, behoudens verlenging, van rechtswege op 1 oktober 2025. De gemeente heeft het recht de overeenkomst voor de duur van maximaal vijfmaal één jaar te verlengen. Opdrachtgever volgt met deze aanbesteding de openbare procedure.

Inschrijvers, die zich via Tenderned berichtenmodule hebben aangemeld voor de schouw, worden in de gelegenheid gesteld om deel te nemen aan een bezichtiging/schouw aangaande de inschrijving. Aanmeldingen voor de schouw dienen
vóór 12 december 2023 15:00 uur via de berichtenmodule van Tenderned verstuurd te worden. In de aanmelding benoemt de inschrijver personen die namens de inschrijver bij de schouw aanwezig zullen zijn.
De datum en het tijdstip voor de schouw is 13 december van 10:00 tot maximaal 11:00 uur.

Bron: Tenderned zondag 26 november 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/317888

Aanbestedingsnieuws 8e jaargang editie 28 november 2023