Audiovisuele middelen raad- en debatzaal Amstelveen

De gemeente Aalsmeer heeft een aanbesteding geplaatst voor de levering van audiovisuele middelen. Het doel is om de raad na het zomerreces van 2022 op 20 september 2022 in een geheel vernieuwde omgeving te laten vergaderen waarbij de audiovisuele middelen afgestemd zijn aan de eisen van nu en de in de toekomst én aan de overheden gestelde eisen in het
kader van de digitale toegankelijkheid. De beschikbare periode voor de fysieke installatie betreft het zomerreces, welke start na
de laatste vergadering op 13 juli 2022 en eindigt op 16 september 2022. Na definitieve gunning worden de planning en werkzaamheden met opdrachtgever afgestemd. De voorbereiding van het project en de startuitvoering is direct na ondertekening van de overeenkomst door beide partijen. De geplande eindoplevering is op 31 oktober 2022. Facturatie van de jaarlijkse kosten voor beheer en support start 1 jaar na de ingebruikname/ totale oplevering van de AV-installatie in de raadzaal. Beheer en support van de Debatzaal zal met de gemeente nader worden afgestemd. Dit betekent dat kosten voor beheer en support, inclusief de kosten voor correctief onderhoud (reparaties), tot deze datum inbegrepen moeten zijn in de eenmalige kosten van de te leveren AV-installatie. Het betreft de kosten van alle correctief onderhoud waarvan het defect niet
te wijten is aan verkeerd gebruik. Daarna gaat de garantietermijn in van een jaar.  Deze opdracht bestaat uit de volgende onderdelen:
Eénmalige levering en installatie
a) Levering van de nieuwe audiovisuele inrichting voor de raadzaal en debatzaal.
Onder meer bestaande uit:
 geluidsversterking;
 beeldweergave in de zaal;
 automatische cameraregistratie;
 presentatiemogelijkheden;
 draadloze microfoons;
 koppelingen beeld- en geluid naar andere ruimtes;
 vergadersoftware.

b) Het verwijderen en afvoeren van bestaande apparatuur die geen waarde en functie heeft in de toekomstige installatie.
c) Installatie en implementatie van de nieuwe audiovisuele apparatuur en software. Onder meer bestaande uit:
 workshop(s) voor het in detail uitwerken van het gebruik en het beheer;
 template design en inrichting;
 tot stand brengen van de koppelingen met iBabs en Company webcast;
 training van gebruikers, documentatie en nazorg;
 Spreektijden bijhouden en tonen.

De overeenkomst die bij een eventuele gunning wordt aangegaan kent een looptijd van twee jaar, met als gewenste ingangsdatum 20 augustus 2022 en eindigend 19 augustus 2024. De looptijd kan twee keer met telkens één jaar door de opdrachtgever worden verlengd. Het uitgangspunt bij de optionele verlenging is een verlenging onder gelijkblijvende
voorwaarden. De aanbestedingsprocedure is de openbare Europese aanbestedingsprocedure ex. Hoofdstuk 2.2 van
de Aanbestedingswet 2012. Het gunningscriterium is de Economisch Meest Voordelige Inschrijving, op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

NDR: Vreemd, een openbare aanbesteding uitschrijven voor het leveren van een installatie en geen schouw opnemen in de planning. Gegadigden zullen het moeten doen met een aantal foto’s bij de aanbestedingsdocumenten.

Bron: Tenderned zondag 14 maart 2021 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/261445